信息文书与档案管理_12电子档案解答.ppt

第十二章 电子档案;【引导案例】 2001年9月11日是令全世界格外震惊的日子。这一天，恐怖分子在经过精心策划后，利用数架民航客机分别对美国东部主要城市纽约和华盛顿的几个重要建筑物目标实施撞击，造成了震惊世界的“9·11”悲剧。“9·11”悲剧不仅夺走了数千人的生命，同时也摧毁了许多公司赖以生存的文件等数据资料，其中主要是电子文件。有人悲观的预言：某些公司可能就此永远消失。但也有公司在第二天就恢复了正常运作，著名的摩根——斯坦利就是其中之一。; 摩根——斯坦利的办公室在“9·11”事件中同样毁于一旦，并损失了十几名员工，但该公司却在第二天就能正常运转。摩根——斯坦利“打不死”的秘诀就在于它采用了先进的技术对电子文件等数据资料实施了防灾难备份。除了与其他公司一样，在公司内部建立起正常文件数据备份之外，摩根——斯坦利还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事处不间断地即时备份它们的电子商务文件数据，如果文件数据形成地原始数据被毁，通过异地保存的备份数据，公司仍然可以很快地继续运转。摩根——斯坦利的电子文件数据是通过光纤传播来实现电子文件数据的异地实时在线备份的。;由于使用光纤，其传输速度很快，可以达到1000兆级，因此，在世贸大厦倒塌前，摩根——斯坦利能够通过调整通讯线路即时地从世贸中心的服务器和主机上源源不断地向位于新泽西州的公司电脑传输数据，实施在线备份。当然，像摩根——斯坦利那样使用调整通信线路实施实时在线备份电子文件数据需要支付相当大的费用。 ; 上述案例表明：随着社会信息化步伐的加快发展，出现了以电子文件为代表的新型档案载体，它们在社会生活中发挥了越来越大的作用。因此，掌握电子文件的收集积累、整理归档及保管利用等方法和技巧提上了日程。 计算机及网络应用的普及和发展，使各种信息的传播和使用方式发生了翻天覆地的变化，新型的数字化信息载体也对传统档案载体造成了前所未有的冲击，这种新型的档案载体在形成、传递、存储、使用过程中对特定技术环境的依赖，也给新时期的档案工作带来了新的挑战???;第一节 电子文件概述;电 子 档 案 系 统;（一）电子文件术语和定义 2002年12月国家质量监督检验检疫总局在颁布的《电子文件归档与管理规范》(GB／T 2002-18894)中定义： 1.电子文件(electronic records)指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2.归档电子文件(archival electronic records)指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 3.背景信息(context)指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用，办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 4.元数据(metadata)指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。;二、电子文件的主要生成方式; 2.数字化加工设备生成 (1)扫描。 扫描仪可以将纸张上的文字、图像、图形、照片等信息通过扫描的方式，输入到计算机里面形成电子文件。各个档案馆、室都藏有丰富的档案，这些档案绝大多数是纸质档案，都可以通过扫描仪输入到计算机里面形成电子文件。近几年，各级档案馆、室数字化加工十分热门，投入大量的资金进行数字化加工，把纸质档案变为电子文件(档案)，为社会提供利用服务。; 如果要利用图像文件中的文字信息，可以利用OCR技术进行处理。OCR(Optical Character Recognition光学字符识别)技术，是应用软件技术通过检测图像文件中的文字图形的暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字的过程；即，对文本资料进行扫描，然后对图像文件进行分析处理，获取文字及版面信息的过程。光学字符识别技术的准确率取决于图像质量的优劣，图像中文字的大小，图像分辨率(PPl)的大小等因素，图像质量高识别的准确率则高，一般OCR识别要求图像分辨率≥200DPI，文档扫描的分辨率要求就是依据OCR对图像分辨率的要求而确定的。 ; (2)拍照。 随着数码相机技术的快速发展，数码相机的成像质量迅速提高，拍照成本不断下降，数码照片逐步取代传统照片，数码相机可直接生成数码照片--电子文件(图像)。数码相机也可以作为档案部门进行档案数字化的设备，与扫描仪相比，500万像素以上的数码相机对实物档案进行数字化加工，对特大幅面档案数字化加工时有着很大的优势。; (3)采集。 通过音频采集和视频采集设备可以将存储于录音带和录像带上的模拟信息