excel2000教程第八章.docVIP

数据排序与筛选 本章要点： 数据清单 数据排序 数据筛选 数据清单 8.1.1数据清单一般介绍 一、什么是数据清单 在Excel中处理和分析数据，我们经常要用到数据清单。当我们在工作表中对某些数据进行添加、复制、删除等操作时，实际上我们已经使用了数据清单。在Excel中，数据清单就是以相同结构存储的数据集合。例如工资表、成绩表、电话簿等。利用数据库技术我们可以方便地管理这些数据，例如对数据库排序和查找那些满足指定条件的数据等等。 二、数据清单的构成 数据清单主要由列标志与行、列内容两部分组成，如图8.所示。 数据清单的构成 1.列标志 在数据清单的第一行里创建列标志，如上图各列的列标志分别为作品、销售量、定价和销售额。列标志就相当于Foxpro、Dbase等数据库中的字段名。Excel根据列标志名称来执行排序和查找等数据库操作。 在选择列标志名时应该慎重，最好选择容易记忆的列标志名字。和命名区域和文件的规则一样，列标志名字必须遵循以下的规则：列标志名只能是文字或文字公式（如=1999）。字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。字段名可以使用1～255个字符，字段名必须是唯一的。Excel 使用这些标志查找和组织数据。 列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式，应当与数据清单中其它数据的格式相区别。如果要将标志和其它数据分开，应使用单元格边框（而不是空格或短划线），在标志行下插入一行直线。 2.行、列内容 在设计数据清单时，应使同一列中的各行有近似的数据项。在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格影响排序和查找。不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。 8.1.2数据清单的建立 一、注意事项 1.避免在一各工作表中建立多个数据清单。 因为数据清单的某些处理功能（如筛选等），一次只能在同一工作表的一个数据清单中使用。 2.在工作表的数据清单与其它数据间至少留出一个空白列和一个空白行。 在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，这将有利于 Excel 检测和选定数据清单。 3.避免在数据清单中放置空白行和列 这将有利于Excel 检测和选定数据清单。 4.避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。 因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 5.在数据清单的第一列中创建列标志。 6.在单元格的开始处不要插入多余的空格。 二、输入数据 要在数据清单中输入数据有两种方法,一种是直接键入数据至单元格内, 一种是利用“记录单”输入数据。使用“记录单”是经常使用的方法，其操作步骤如下： 单击要加入数据的数据清单中任意一个单元格。 在“数据”菜单中选择“纪录单”命令，打开如图8.所示的“Sheet1”对话框。 “Sheet1”对话框 单击“新建”按钮，在纪录单中输入数据，根据需要，单击“上一条”或“下一条”将该纪录放置到合适位置，如图8.所示。 输入数据 完成纪录添加后，单击“关闭”按钮，即可在清单中看到新增的纪录，如图8.所示。 新增数据实例 三、编辑记录 对于数据库中的记录，我们可以采用在相应的单元格上进行编辑，也可以对记录单进行编辑，其操作过程如下： 选择数据清单中的任一单元格。 从“数据”菜单中选择“记录单”命令，打开记录单对话框。 查找并显示出要修改数据的记录，编辑该记录的内容。 选择“关闭”按钮退出。 四、删除记录 对于数据库中不再需要的记录，我们可以使用“删除”命令将其从数据库中删除。使用记录单删除一条记录的操作步骤如下： 选择数据清单中的任一单元格。 从“数据”菜单中选择“记录单”命令，打开记录单对话框。 查找并显示出要删除的记录，单击“删除”按钮，出现一个如图8.所示的确认对话框。 确认删除 单击按钮，即可将该纪录删除。 五、查找纪录 如果数据清单中数据很多，靠眼睛来查找所需的数据肯定不是个好办法，事实上，我们可以在纪录单中通过设置一定条件来查找。 例如，在一份数据清单中，我们要查找到“印刷量8000”、“定价30”的纪录，其操作步骤如下。 在要查找的数据清单中单击任意一个单元格。 在“数据”菜单中选择“纪录单”命令，打开纪录单对话框。 单击“条件”按钮，进入到图8。6所示的对话框。 设置查找条件 在纪录单中输入查找条件，单击“上一条”或“下一条”按钮，即可显示出满足上述的一项纪录，如图8.所示。 满足条件的纪录 数据排序 8.2.1数据排序基本知识 一、什么排序 对于数据清单中的数据，我们还可以按照一定的顺序对它们进行排列操作。Excel是根据单元格中的数据进行排序的，其升序排列的顺序是：数字从最小的负数到最大的正数；文本及包含数字的文本按0～9～A～Z顺序；逻辑值中，Flase排在Ture之前；所有错误值的优先级相同；空格排在最后。