文件与资料管理作业程序.docVIP

文件名稱： 文件與資料管理作業程序 文件編號： SV-24-01 制訂部門： 文管中心 制訂日期： 文 件 制 修 訂 記 錄 NO 發行日期 修訂申請書編號 制修訂內容 修訂頁次 版本 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 核 准審 核 制 訂 發 行 章 注：每次文件修訂，請文管中心將修改位置、主要修改內容予以記錄，以便對照使用。 1.目的: 為有效地管理各項文件與資料,確保文件與資料的完整性、正確性、機密性及分發的適當性，以便指導各項活動,特制定本程序文件。 2.範圍: 凡指導各項活動之內外文件與資料（含文本資料、音像資料、電子資料）,均屬本程序管理範圍。 3.權責： 3.1文件之制定、審核、核准許可權見下表： 文件類別 制(修)定部門 審核 核準 品質手冊 管理代表 管理代表 總經理 作業程序書 相關人員 部門主管 管理代表 支援文件 作業規範 相關人員 部門主管 管理代表 表格表單 同文件一起産生 部門主管 管理代表 3.2外來文件管理權責: 外來文件類別 接 收 轉 換 確 認 文件分發、回收及原件保管 國際國家標準機構標準、國家法律 工程部 工程部 管理代表 文管中心 國家行政機構 管理部 管理部 管理代表 文管中心 客戶標準、要求性文件等關於產品的技術資料 業務部 工程部 工程部主管 文管中心 包裝資料 業務部 工程部 工程部主管 文管中心 4.定義： 4.1外來文件: 凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均為外來文件，文件將規範與公司品質管理和行政管理具有密切關係之行 為活動。 4.2品質手冊(第一階文件): 闡述系統活動總體政策、經營宗旨,並為此描述總體架構之綱領性文件。 4.3作業程序(第二階文件): 規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管理與實施職責的部門之部門關聯性文件。 4.4支援文件;管理辦法(第三階文件): 為實現某項具體活動而詳細描述其步驟、方法的文件。 4.5表單（第四階文件）: 規定用於記錄活動內容、狀況或結果之證明性文件。 4.6電子資料： 指在電腦伺服器、電腦硬碟、光碟、軟碟以及其他移動式存儲媒體中存儲的資料。 4.7非電子資料: 指以紙張文件、音像(VCD、DVD)等方式存儲的資料。 5.作業說明： 5.1文件與資料管理作業流程圖見附件一； 5.2 文件制定: 5.2.1 內部文件由公司各權責部門,依照公司管理需要,填寫〖文件制定/修訂/廢止申請單〗經文管中心勾選會審部門,會簽後產生。 5.2.2 內部文件之格式參照【文件格式規範】； 5.2.3 外來文件,各權責部門接收後,應檢討文件的適用性。如可完全適用,無須進行修改,可直接使用；需進行修正時,責成相關人員根據公司管理需要,在外來文件的基礎上,重新産生新文件,新文件依照內部文件的處理方式予以處理。 5.3 文件適用性審核: 文件申請後(含外來文件轉換後)或外來文件可直接使用時,交由相關權責人員進行文件的審核和核準，審核核準通過後,交文管中心進行文件制定/修訂/廢止，如適用性審核不合格，退回原申請部門,召開協調會議,重新申請。 5.3.1 文字檔案，審核核准人員應於文件首頁簽名確認； 5.3.2 外來文件，於原稿文件上加蓋“外來文件章”並由文管人員簽名確認,登錄於〖外來文件一覽表〗中。 5.4 文件核查: 文管中心接到文件及〖文件制定/修訂/廢止申請單〗後，應進行如下核查: 5.4.1文字檔案是否已簽名確認，並符合3權責規定之要求； 5.4.2如爲根據外來轉換而來之文件，相關部門是否隨同交來原外來文件； 5.4.3文本、音像文件是否完整； 5.4.4電子資料接收後，文管人員應以正版最新病毒碼查毒軟體(PC-CILLIN OR 瑞星等)進行病毒確認，無毒方可使用； 5.5 文件編號: 5.5.1文件編號系統: SV 1 0 分類別(0指涵蓋全部品質系統) 第一階文件