采购报销管理规定.doc

采购报销管理规定（Q/3E.M06.01-2011） 目的 为加强公司总部、分公司和各系统（包括生产系统、原料采购系统）的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益。 规范公司总部、分公司和各系统办公用品的采购、发放、领用等管理工作。 规范公司总部、分公司和各系统财务报销流程，更好的控制资金的动向特制定本制度。 适用范围 本制度适用于三宜公司总部、各分公司和各系统（生产系统、原料系统）。 采购分类 固定资产： 固定HHHTT资产TTHHH是指企业使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过2年的，也作为固定资产。 非生产类：电脑、手提电脑、扫描仪、保险柜、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、碎纸机、装订机、塑封机、幻灯机、投影机、支票打印机、钥匙箱、点验钞机、铁柜、号码机、手提金库、印章、文件柜箱等。 生产类设备：成型机、机床、切割机、装载机、粉碎机、焊机、车辆、厂房等。 低值易耗品 办公耗材类 办公用纸（复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、彩喷纸、包装纸等其他纸品）。 办公设备耗材（墨盒、碳粉、硒芯片等）。 装订用品（透明胶布、双面胶布、回形针、别针、圆头针、订书钉等）。 财务用品（报销单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮、账芯、账簿、账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封信纸）。 文件夹册（板夹、证件夹、证件卡、资料册、弹簧夹、抽杆夹、文件套、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋、文件筐、报刊杂志架、展示架、公文篮、档案盒等）。 接待用品（茶杯、茶壶、茶叶、名片、烟、土特产等）。 数码系列（U盘、数码录音笔、移动硬盘等）。 印刷品（公司宣传册、宣传板、布标、LOGO即时贴等） 生产耗材类： 劳保类（手套、口罩、防护眼镜、毛巾、洗衣粉、绝缘鞋、工作帽、安全帽、工作服、公司正装、电焊手套、防尘口罩、防噪耳塞等）。 包装袋(回收袋、标准带、样品袋、原料袋等)。 设备耗材类（润滑油、小工具、皮带、焊条、钢材、螺丝、润滑油、电线、电缆、焊条、钢材、装载机油、柴油、模具、电气开关、电柜、压轮、齿轮油、润滑脂等）。 原料采购 指为生产做准备而进行的生产原料的采购，原料采购以计划和履行计划的方式进行。 食品采购 主要指公司、分公司、分厂内的职工食堂需要采购的粮油、食品等。 其他采购 除1、2、3、4以外的其他采购。 采购规定 固定资产采购流程 固定资产申购原则上行政部·每年做一次申购计划，按实际需要进行实施；生产部门每个加工期做一次申购计划，按实际需要进行实施；特殊情况，经总经理批准可临时申报。 固定资产的询价 非生产类由部门经理和行政部人员共同进行询价和价格谈判，财务部进行价格核实和市场价格对比，出入在5%以内的予以核准。 生产设备类由生产部经理和分厂厂长（或维修部负责人）共同进行询价和价格谈判，财务部进行价格核实和市场价格对比，出入在5%以内的予以核准。 固定资产购买应签订供货协议或供货合同，包括付款方式、售后服务、违约等条款。 申购金额在2000元以上的，原则上应支付支票或银行转账，特殊情况应经总经理批准方可使用现金。 低值易耗品采购流程 低值易耗品根据消耗量分为集中采购和一般采购。 低值易耗品原则上都进行集中采购，即由公司统一购买，各部门、分公司、分厂根据需要进行领用。 为集中采购的其他低值易耗品可一般采购，由各部门、分公司、分厂自行采购。 特殊情况，如盈江分厂、宁洱分厂距离云县分公司较远，其低值易耗品可自行采购。 低值易耗品采购流程图 集中采购流程图 一般采购流程图 采购程序 集中采购每月一次，每月第一个工作周周五前由部门经理、分公司经理和系统经理根据库存及需求，将《申购单》报相关权限人员审批。 每月第二个工作周周三前购买负责人根据审批意见对物品进行采购。 采购的办公用品需办理入、出库登记，并登记办公用品使用人。 各分厂、各生产系统、原料采购系统可根据自己的安排到各分公司出差或办理公务的时候领取。 一般采购按照程序进行填单、审批和购买。 临时急需的用品，可按照权限经审批人电话同意后先行购买，然后再补《申购单》、审批签字等手续，电子邮件审批手续视为有效，但需要再后补书面表格和签字手续。 违规处理 违反审批权限和程序的采购，财务部有权不予以报销；特殊情况须写情况说明，经总经理批准后方可报销。 附件：申购单 昆明三宜生物能源科技有限公司 Kunming 3E Bioenergy Tech. Co. Ltd 申 购 单 □ 固定资产采购 □ 非固定资产集中采购 □ 非固定资产一般采购 申购单号： 申购部门： 申购人： 申购