20110527招生就业处助理日常工作规范(2011年5.doc

招生就业处助理日常工作规范 [写在前面]:规范主要分两部分，第一是在办公室值班时经常遇到的业务，其中有相关的操作步骤，助理们务必要熟练掌握。第二是关于毕业生办理报到证，毕业生户口关系、档案、党组织关系转移的相关问题，助理要对这方面的内容了解清楚之后才能够为毕业生服务，告知相关办理步骤并解答他们提出的问题。 目 录 1.办公室日常业务以及操作步骤 2 1.1接听用人单位电话 2 1.2就业信息的发布 2 1.3接待用人单位 3 1.4《就业推荐书》验证、盖章 4 1.5毕业生《就业协议书》管理、盖章 4 1.6毕业生办理报到证、户口迁移证、组织关系转移、档案转移程序 6 1.7办公室日常工作注意事项 7 2.有关毕业生四大问题需知 8 2.1毕业生办理报到证有关问题 8 2.2毕业生户口关系转移的问题 9 2.3毕业生的档案转移问题 10 2.4毕业生党组织关系转移的问题 11 1.办公室日常业务以及操作步骤 1.1接听用人单位电话 1.1.1询问来电单位名称，有何事情可以帮忙； 1.1.2确定是用人单位后，分两种情况： （1）如是事业单位，且常进校招聘的，可以直接将招聘的要求、数量和条件等通过传真或邮箱发送到我处； （2）如果是企业类用人单位，应先礼貌地让其将营业执照传真到我处，具体招聘条件可传真或发送到就业科电子邮箱jiuyeke8992@163.com（尽可能用电子邮箱），并建议将用人单位的联系人及联系电话附在招聘材料上。 1.1.3如果用人单位要求进校，应在接听电话时向用人单位了解：联系人姓名、联系电话、招聘专业、招聘人数、招聘条件、进校时间、对面试教室安排有无特殊要求、是否需要安排住宿等方面内容，并将以上内容记录下来，及时向负责老师通报。 1.1.4接到用人单位招聘条件和要求后，应及时编写和发布就业信息。编写就业信息应严格遵守就业信息的固定格式，了解信息的编号，将用人单位的招聘条件和要求表述清楚，并注明材料投递方式、地点、面试方式和途径等。如需直接与用人单位联系，将用人单位的联系人、联系电话、邮箱地址、单位地址等写清楚。 附：接听电话的相关信息，应及时记录在助理使用的电脑桌面上的笔记本上，并及时反馈给老师。 1.2就业信息的发布 接到用人单位的招聘信息后，助理应及时协助老师发布就业信息，信息发布的步骤和要求如下： 1.2.1 按照固定格式草拟就业信息，就业信息的内容应包括: 信息号、用人单位名称、招聘岗位、招聘涉及专业、招聘人数、条件和要求、待遇、招聘方式（进校或直接联系）、落款时间等。如是直接与用人单位联系的，则将用人单位的联系人、联系电话、联系地址、邮箱等一并公布；如果是进校招聘，一般要求毕业生将就业推荐材料提前交到就业科，以便了解毕业生意向情况。 1.2.2草拟好就业信息后，请老师审阅，没有问题直接打印，并发布。明秀校区发布份数为：保存一份、在就业信息公告栏张贴一份（加盖公章）；通过OA发送到各二级学院。 1.2.3将电子版就业信息通过QQ、邮箱发送到长岗校区办公室，发布份数除不用保存外，其他参照明秀校区。 1.2.4将就业信息上传网页，并保存在电脑的指定位置的相应月份文件夹里，信息的“文件名”应注明月份和信息号。 1.2.5明确就业信息发布的几条主要途径：（1）同步上传就业信息网；（2）同步在两个校区的就业信息栏张贴；（3）通过OA将就业信息发送给各二级学院；（4）电话直接通知；一般以（1）、（2）为常用方式。 1.2.6将近期内（一般为一周内）进校招聘的用人单位名称及进校时间写在办公室的白色黑板上。 1.2.7若有用人单位进校招聘，值班人员应自觉做好接待工作，其他助理依实际需要听从安排。 1.3接待用人单位 1.3.1在学生助理办公室值班的助理应提前做好各项准备工作，包括：提前半小时左右烧开水，准备好茶叶（用人单位的人数≥5人用壶泡茶，5人以内直接用杯子泡茶）、《毕业生资源介绍》、《用人单位通讯录签到本》，打开洽谈室及面试室门窗以便通风换气。 附：若用人单位已经确定毕业生名单而进校进行面试，可以不发放《毕业生资源介绍》。 1.3.2提前十分钟左右了解所涉及各专业毕业生到场情况，对所涉专业毕业生到场较少的各二级学院，要及时通报老师及各二级学院。 1.3.3用人单位到校后，应主动打招呼，端茶倒水，发《毕业生资源介绍》、请用人单位填写《用人单位通讯录签到本》的相关内容。 1.3.4倒茶注意事项：始终保持微笑；一般从右侧添水；上茶应密切关注会议进程，水少于水杯的二分之一处时添水，添水添到四份之三处即可，保持适当的频率；在会议中的简短停顿时添水。 1.3.5主动了解用人单位有何需要，并协助老师及时解决，在用人单位进行招聘过程中，值班助理应经常性的保持留在现场，以便解决用