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文件编号 受控状态 版 本 发 放 号 公司邮箱管理流程 编 制 审 核 批 准 2014年12月发布 2014 年12月实施 公司邮箱管理流程 文件编号 版 本 修订号 页 次 1．目的 规范公司邮箱的分配、备份、使用管理流程。 2．范围 适用于所有的公司邮箱。 3．职责 3.1管理部负责公司邮箱分配、备份、日常维护管理。 3.2各部门负责按管理部确定的规则使用公司邮箱 3.3主管副总审批公司邮箱续费 4．工作程序 4.1公司邮箱的 流程 流程执行说明 流程执行形成的记录 岗位确定 管理部负责与各部门经理共同确定使用公司邮箱的岗位清单及人数，报主管副总审批 新增员工由部门经理提出申请，管理部经理审核，主管副总审批 ↓ 服务商 选择 管理部负责根据使用公司邮箱的岗位清单及人数，本着邮箱稳定、安全、快捷、附件无限制的原则，选择合适的服务商提供邮箱服务 ↓ 规则设置 管理部负责确定公司邮箱的命名规则，系统管理员对照岗位人员清单设置相应的邮箱用户名、密码、邮箱容量、附件限制、邮件收发备份、公司Logo、个人名片 应与印刷名片一致 邮箱命名规则一旦确定后，系统管理员和个人不得自行更改。 ↓ 邮箱移交 设置结束的邮箱，系统管理员移交给使用人员，并在使用人员的电脑里装上邮箱客户端，用以收发邮件、查询邮件。原则上本地收发邮件后，个人邮箱在网上不保留邮件，但会在公司管理服务器上自动备份。 ↓ 邮箱使用 个人使用公司邮箱的要求如下： ①每个人的邮箱由IT设定后使用，个人不得或无法更改； ②所有的工作邮件必须使用公司邮箱，不得使用个人邮箱 ③个人私事不得使用公司邮箱 ④个人不得用工作邮箱在网上进行非工作所需的个人注册 ⑤不得因公司邮箱的故障或个人认为的不方便性而弃用公司邮箱 ↓ 邮箱使用监督 部门负责人、主管副总监督并纠正不使用公司邮箱用于工作的情况。 如不服从管理，按员工手册处理 如重要邮件因个人邮箱使用造成丢失导致公司损失，按员工手册处理 ↓ 离职移交 发生员工离职时，系统管理员负责收回公司邮箱，并在离职申请表上签字确认，如有问题还必须在离职申请表上详细描述，以便公司做出处理