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應用書信 撰稿：于明華　審閱：陳逢源老師 緒言 「這是個不再寫情書的年代」，的確，資訊科技發達的今日，電腦、錄音筆、錄影機、數位相機等等可以即時紀錄事件的工具，早已取代「古老」的筆和紙，人與人的互動與交往，也有二分之一以上的時間是透過電話、手機、Skype、msn、e-mail等虛擬情境而進行的，但是書信仍是最基本、最可靠的感情聯繫方式。 有人會說，就是該怎麼寫作「應用書信」？紙筆寫信的感動，如《海角七號》電影那位日文老師寫出「原本以為我能將美好回憶妥善打包∕到頭來卻發現我能攜走的只有虛無∕我真的很想妳∕啊，彩虹！∕但願這彩虹的兩端足以跨過海洋∕連結我和妳」這如詩如幻，感人肺腑的文字嗎？試試看吧，拿起筆，勇敢地在紙上寫下第一個字，以表示自己嘗試寫作書信、甚至是情書的決心。 書信格式 中文書信結構大致可分作三大部分，以國學大師錢穆先生的一封短信為例，說明各部分的內容： 三、結語祝福 二、正文 一、敬稱問候 ［補述或託詞］ ［結尾頌辭］ 日祉 ［結尾應酬語］ 鑒諒 ［正文］ 　　下星期三之下午，弟已約定臺大醫院幾位醫生前往檢驗眼睛及其他部分，屆時不克到研究所上課，只有臨時請假。至希［結尾應酬語］ ［開首應酬語］ ［稱謂］ 白如先生 ［結尾敬語］ 專肅順頌 ［提稱語］ 大鑒： ［自稱］ 弟 ［啟事敬辭］ 敬啟者， ［署名］ 錢穆 ［敬辭］ 拜啟 ［日期］ 五十七年四月十三日 （原信請參閱李慕如：《實用應用文》（臺北：，五南圖書出版股份有限公司，2004），頁159。） ○○教授」，應修正為「我非常感謝我的指導老師　王○○教授」。有時候因為抬頭，會出現單行未寫完的情況，稱之「吊腳」，所謂「單字不成行，單行不成篇」，應避免「一字吊腳」的情況，同時，也不要因為換行抬頭的情況，而出現過多的吊腳。 另外還有表示謙虛之意的「謙側」，也就是行文中言及自己或相關者時，靠右小寫，以表示不敢居中之意。這與信封上的「敬側」不同，信封上爲表示不應逕稱，但又不得不寫明其名以便郵遞信件，所以將收信人名字偏右小寫，但對方的職稱或稱謂如「先生」、「小姐」、「校長」、「老師」等則不可小寫或側寫。 最後，不可用紅筆書寫，而以藍筆、黑筆為妥，同樣地，也盡量不要用鉛筆或如綠色、橘色、紫色等其他色筆書寫，以免讓對方覺得態度隨便，不受尊重。 6.結尾應酬語：用意就是希望讓收信人感到與寫信人好像面對面交談一般，具有拉近彼此距離和感動對方的效果。通常帶些時事或與彼此相關的事情，較易打動人心。如，「美國下雪了，讓我想起昔日與妳在北海道賞雪的歡笑時光。寒風凜冽，多自珍重。」一如《古詩十九首．行行重行行》末聯：「思君令人老，歲月忽已晚。棄捐勿復道，努力加餐飯。」藉由彼此共有的經驗，以訴諸情感的言語，撥動收信人讀信時的心弦，應酬語的功能。 7.結尾敬語：像是上引錢穆先生所寫為「專肅」，或用於平輩的「敬此」，與「啟事敬辭」相同，用意在於告訴對方「我要說的話到此為止」或「這些就是我要跟您說的話」，同樣地，也要根據彼此的關係使用適當的辭彙。 8.結尾頌辭：也就是祝福語，如對父母說「敬請　福安」，對老師說「肅請　教安」、對朋友說「敬候　大安」，在格式上，「福安」、「教安」、「大安」等應換行平抬或挪抬，表示敬意，也就是說，這些詞彙是指對方的狀況，指「您福壽安康」。就現代而言，為求平實、親切，也可用「健康」、「平安」、「愉快」等詞彙，如「敬祝　健康」。 9.自稱：即自己相對於收信者的稱謂，對父母自然稱「兒」或「女」，對師長稱「學生」，對朋友自稱「弟」。現代較不講究階層關係，所以像是老師或職場長官等長輩對晚輩多會略去自稱，直接署名，但收信人覆信時不可以為自己與對方為平輩而誤用自稱，而應仍以對長輩關係書寫適當的自稱詞，以免貽笑大方。 10.署名：對關係較親的長輩可直接寫名字，否則應連姓帶名完整署名，較為正式。初次聯繫也多寫姓名，長輩對晚輩時，多逕署其名，以表親切。親戚間則多以親屬稱謂行之，如「父」、「母」、「大姊」、「二舅」、「四叔」等，很少寫出名字的。 11.敬辭：「敬上」是最常見的，不過對長輩應用「謹上」、「謹稟」、「謹啟」。至於「鞠躬」、「頓首」則應用在平輩間，而非對長輩。 12.日期：正式書信多以中文書寫，並完整寫出年、月、日，如「九十八年六月一日」。雖然也有以阿拉伯數字書寫，但字體不一致，可再斟酌。另外，現代雖多通用西元紀年，但就文化立場而言，應仍以本國紀年為主。 13.補述或託詞：寫完正文後發現還有事情要說，在信末日期後加寫補充事項。基本上，這是不得已的情況才使用，書寫正文時，仍應先想好要寫的內容重點，以免冗贅。 傳統書信的格式要求較多，必須留意書寫的分際與相關套語的運用，但因應於現代需求，「啟事敬辭」、「開首