活动项目执行流程标准-橘吱研讨.pptVIP

营销中心会务部 项目执行流程标准 项目全案运作流程 1、初期沟通 同合作方沟通；理解合作意图及想法；理解活动调性； 2、场地勘测（场地勘测标准见附件） 查看场地有效使用面积及场地特性以确认基本物料；拍摄场地环境；做出场地平面图；场地确认后，需连同设计部共同对场地进行实地细致测量； 3、会务部提出的创意亮点 把握主方向进行方案构思.并围绕活动调性提出主视觉. 4、合作方初次提案 就现方案同合作方进行有效沟通并提出修改意见；进行第一轮合作方筛选； 5、合作方二次提案 会务部听取合作方二次提案；确定所有项目设计、创意表现设计等环节细节展现； 6、选定合作方 确认报价并依据最终版策划方案选定合作方； 项目全案运作流程 7、物料确认 按照活动流程项目召集合作方开现场会；精确确认物料尺寸；材质及数量（并形成物料单-合作方物料单以及内部物料单；确认签章）； 8、人员分工对接 内部分工明细表制定（包含具体工作内容并形成表格确认签字），并召开会议通报； 合作方执行人员对接、并进行分工对接执行会：明确双方合作分工对接内容（并形成项目执行人员分工对接表确认签字）； 9、项目推进 制定项目（物料清单、执行脚本、音乐清单、演绎清单、视觉设计清单等）推进计划阶段跟进表（并形成表格，依据分阶段进度签章确认）； 以最终执行进行时间倒推，定期召开项目碰头会（项目推进期内合作方有至少一名项目对接专员进驻我方实时同步对接）； 项目全案运作流程 9、进场搭建 依照“推进计划阶段跟进表排列的进场时间开始活动前的搭建工作、并掌握搭建进度； 10、技术彩排 活动前24小时（具体时间依据项目情况）：搭建布展全部结束.于合作方依照策划方案确认呈现完毕.召集演艺/音控/灯控等人员开现场会；完成硬件设备调试（音视频舞美） 11、流程彩排 活动前12小时（需提前一周制定彩排流程，以确保不浪费现场彩排时间）； 演绎、人员、道具、流程彩排 ； 12、完整彩排 活动前6小时：完整彩排 13、现场执行 掌握好现场活动节奏.及时有效的处理突发事件. 14、结束. 项目全案运作流程 前期准备工作执行标准 1-场地有效使用面积丈量 以有效使用面积来确定物料搭建尺寸 2-场地可供给电量与AV设备用电量是否符合. 以场地方确认供电量来确定最终AV设备数量； 3-场地AV设备电源点距离测算. 确定场地方可提供的电源点并量出距控台位置； 4-平面图绘制 要求合作方精确做出平面布局图、平面施工图； 5-时间预判 场地方许可进场搭建时间及撤展时间； 6-进度掌控 计算搭建时间.掌握搭建进度； 前期对接工作要素---场地选择 1、确定布展时间 2、确定货车通行时间 3、确定电源位置和用电量 4、确定客梯及电梯位置 5、确定VIP室面积、座位人数 6、签到台、展示区位置、面积 7、确定座椅数量、摆放位置（首排离舞台4m）形式（课桌或剧院） 8、确定地台数量、水台、茶歇位置 9、确定网络接口位置 10、确定场灯位置和调试方法 11、确定空调温度、讲台位置和高度 12、确定酒店方布展负责人 13、确定指示牌、条幅、停车位位置 前期对接工作要素---场地细则 前期对接工作要素---合作方筛选标准 一、举办过相关或同类别的活动（直销公司合作经验优先考虑）； 二、公司成立时间须在两年以上； 三、五场案值超过50万RMB活动经验（非演唱会类型）； 四、双方第一次见面会需求； 1、展示过去三个完整的不同案例（需不同行业）； 2、讲述过往经典案例思路； 3、相关案例执行流程、分工流程； 4、活动总结通报展示（包括自我总结）； 五、确保合作方高质量的人员水平 1、合作方策划人员需有至少两年以上专业公关活动策划经验； 2、合作方导演需有至少3年以上大型公关活动、演出导演经验； 3、现场执行人员需有至少1年以上公关活动、演出经验； 六、合作公司考察参照标准 1、在编工作人员数量； 2、办公环境； 3、合作前项目参观学习； 前期对接工作要素---内部协作执行标准 1-明确项目规模 依据项目规模、调性判定需求配合部门； 2-制定分工表 依据活动执行流程倒推制作分工明细表； 3-明确内部分工对接 依据会务部项目分工制定、分配内部对接/通报人员联络表； 4-信息同步 会务部人员以工作日为单位每天向协作部门同步最新项目流程、进度； 5-召开分工会 依据项目执行进度节点，每个项目彩排前不得少于两次项目流程分工讲解会议； 6-协助部门管理 设定协作部门统一负责人（2人）