商务英文信函写作常被忽略的细节.docVIP

商务英文信函写作常被忽略的细节 有位资深商贸人士这样说：“一切贸易往来，从信函开始，到信函结束。”意思是，商务信函贯穿沟通始终。商务信函包括:询盘信、报盘信、邀请函、开发信、求职信、订货信、投诉信、道歉信等，还包括以上信函的确认信函和回复信函等诸多信息沟通载体。 “口才决定录用，文笔决定提升。”对于职场人士来说，写一手严谨规范、得体简洁、语言地道的商务信函是重要的职业素养和技能。下面笔者将根据商务英文信函写作中常被忽略的细节，从“格式”、“时态”“开头结尾”三个角度帮助读者查漏补缺。 格式 “没有规矩，难成方圆”。商务信函写作的从格式开始。一封信函给读信人留下第一印象不是信函的内容，很多时候形式比内容更重要，甚至包括信函的段落对齐、行间距和字体等细节。一封格式规范、书写严谨的商务信函会让带给寄信人日常信函所不能传达的重要感和尊重感，同时也是对收信人的尊重。 ?? 信头（Letter Head） 无论传递的方式是邮寄、传真还是电子邮件，正式的商务信函都是要有信头的。信头不一定在信纸的上部，可能位于侧面或底部，主要作用是：一方面表明寄信人的机构名称、地址及电话和传真号码等联系方式 Contact Details ，另一方面由于信头往往会设计公司标识（Logo），从而展示企业或机构形象。没有信头的商务信函，就像没有来得及穿着正装参加正式会谈一样。 ?? 日期栏 Date Line 传真和电子邮件信函都有固定的日期格式，表明信函发出的日期，便于收信人将信函整理和回信。在邮寄的商务信函中，寄信人往往会忽略这一细节。日期栏应该在信函正文的上边，信头下边，可以左对齐，也可以右对齐。常见的日期栏格式有一下两种： 1. 16 January 2009 2. January 16, 2009 注意： 1.“日期”后面往往不出现序数词的角标，如：16th ，不正确。 2.“月份”的拼写往往不省略，如Jan，不正确。 ?? 称呼语 Salutation 称呼语并非是客套的随意称呼，要根据收信人和寄信人的关系，以及收信人的性别、年龄、婚姻状况、职位等，进行有针对性的变化。 注意： 1. 若初次书信往来，或正式信函，务必称呼收信人全名 Full Name ，并同时使用Mr./Ms./Dr./Professor等称谓。以下表达正式程度依次降低： Dear Mr. Will Smith, →Mr Smith,→Hello Will,→Hi Will,→Will, →Hi, 2. 称呼语后可用冒号，或用逗号。 3. 若不明确收信人姓名，可用“无人称称呼语”或称呼“职位”。 To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Sales Manger: 4. 若收信人为重要尊贵人士，如政府官员，还会有特定的称呼。 To: H.E. Mr. Hailekiros Gessesse, Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary, Embassy of the Federal Democratic Republic of Ethiopia （至埃塞俄比亚联邦民主共和国特命全权大使Hailekiros Gessesse阁下，H.E是His Excellency，指“尊敬的阁下”。） 5. 不可用公司的名字做称呼语：如Dear New Oriental，不正确。 6. 可用标题代替称呼语，如：SUBJUCT: Request for Information。 ?? 段落对齐、行间距、字体 传统的英文信函在每段首往往采用“平头式”，即：正文的各段首行都要缩进6个字母的距离。 现今商务信函写作比较流行的对齐格式为“左齐头式”，即：正文和称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，左对齐，但段与段之间需要空一至二行。有些商贸人士曾告诉笔者，后者格式便于文字编辑和复制粘贴。 另外，根据笔者经验，信函的字体大小，可采用“小四”或“五号”字体为佳；行间距控制在“18磅”左右，Word软件中的默认的行间距较大，会使信函感觉松散。段落对齐、行间距、字体等和很多企业或机构的习惯性格式也有关，也和个人喜好有关。总之，是一个不可忽略的细节。 开头结尾 ?? 开头（Opening） 一本畅销的商务写作书中提到，商务信函的段落结构应该是“倒金字塔”（Reverse Pyramid），第一段承载最重要的信息，第二段其次，第三段再次。商务信函的开头在语言方面需要精心设计，需要开门见山、开篇明意。它的重要性就像书的第一章节，电影的第一幕，歌曲的第一段旋律一样。笔者认为信函开头部分以下两点需要注意： 1. 开头部分要传达每封商务信函的特定目的（Purposeful Communication），