第六章access数据库报表的创建和使用.ppt

第六章 报表的创建和使用 6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 报表的再设计 6.4 排序和分组 6.5 子报表 学习目标： ● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与分组； 6.1 报表概述 6.1.1 报表的功能 6.1.2 报表的结构 6.1.3 报表的视图 6.1.4 报表的类型 6.1.1 报表的功能 6.1.2 报表的结构 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图”菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页，整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作为整个报表的封面和封底。 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，其名称也随具体分组字段而定。 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数据源中的记录。 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文字等信息。 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的统计数据、日期和说明性文字等信息。 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页码、日期等信息。 页面页脚在每一页的底部，用来显示页面摘要、页码、日期和本页汇总数据等信息。 组页眉在组的明细部分的最前面，用来显示分组字段等分组信息。 组页脚在组的明细部分的最后面，用来显示分组统计数据等分组信息 6.1.3 报表的视图 “设计”视图 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的“设计”按钮，就打开了窗体的“设计”视图。 “设计”视图用来创建或再设计报表。 “打印预览”视图 “打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显示的数据。 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的“预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。 “版面预览”视图 6.1.4 报表的类型 在Access中，常用的报表可分为以下几种类型： 明细报表； 汇总报表； 交叉列表报表； 图表式报表； 标签式报表。 1、明细报表 2、汇总报表 汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。 3. 交叉表报表 交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数据的组织形式和交叉表一样。 4. 图表式报表 5. 标签式报表 标签式报表就是将报表数据源中少量数据以标签的方式组织在一起。下图就是一个邮政标签实例。 6.2 创建报表 在“数据库”窗口选中报表对象，然后单击“新建”按钮就打开了“新建报表”对话框。 报表只能有一个数据源。如果报表所需的数据存储在多个表上，则必须先创建一个基于多个表的查询，然后再以这个查询为数据源创建报表。 一般情况下基于查询创建报表比基于表要好，这样做所返回的数据集会尽可能小，因而性能得到提高。 本节内容 6.2.1 自动创建报表 6.2.2 使用报表向导创建报表 6.2.3 使用向导创建标签 6.2.4 使用向导创建图表报表 6.2.1 自动创建报表 例6-1 以“学生情况”表为数据源建立名为“学生情况表格式1”的报表。 6.2.2 使用报表向导创建报表 例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名为“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。 操作说明：在“报表向导”对话框之三中（下页图）设置排序字段，最多可以按4个字段排序，既可升序也可降序（单击“升序”或“降序”按钮切换）；本题设置“班级代号”为唯一的排序字段，以升序排序。 例6-3 以“学生情况”表为数据源使用向导创建名为“向导创建学生情况1”的报表，包括所有字段，以“班级代号”为唯一分组字段，布局方式为“分级显示1”。 操作说明： (1) 在“报表向导”对话框之二（下页图）中确定是否添加分组级别；如果是多级分组，还可以对分组字段的优先级进行调整；本题就以系统预设的“班级代号”作为唯一的分组字段 。 (2) 在打开的对话框之三中设置排序字段 。 (3) 在“报表向导”对话框之四（下页图）中设置报表的布局方式；本题在“布局”选项组中选择“分级显示1”选项，其它组取默认设置 。 关于使用向导创建报表的几点说明： (1) 例6-2与例6-3最大的不同是：前者没有分组，后者有分组。因此导致了“报表向导”对话框之四中布局的选项不同。在没有分组的情况下，报表可以选择的布局有纵栏表、表格、两端对齐3种。在有分组的情况下，报表可以选择的布局是另外6种。 (2) 对话框之二中，按钮和按钮分别用来添加和删除分组字段（双击字段名也行）。上箭头按钮和下箭头按钮用来对