资质流程优化实施方案.pptx

关于资质索取、收集、审核流程改革优化方案 ------质量部 2015年12月该项流程优化的原因及该实施方案制定的背景 1、让专业人员做专业的事 2、对质量及合法性把关的必然要求 3、服务、服务、服务！ 4、已经通过对资质索取、收集、审核流程的意见征询，确定采取由质量部进行资质的索取、收集、审核及动态管理。基于该项流程的改变，需要整合调整一些资源，特制定了具体实施方案拟采取的新流程关键词解读1、改革：业务部门的资质索取、初审、录入由质量监管员执行；2、优化：取消业务部门负责人、财务部门审核流程，同时采取电子签名；3、网络：逐步建立质量体系中的质量查询和供销质量联络关系网络首营供应商、品种资质操作流程1.1) 由各业务部门负责采购的人员，在进行采购业务洽谈并签订了《采购合同》之后，填写《开户申请表》（表格样式见附件1），该申请表包含提供该供应商（或品种）对应的业务员（直接负责资质提供的人员）的具体联系方式、供应商基本信息，要求完成开户的期限；首营供应商、品种资质操作流程（续）1.2) 申请表提交质量部指定质量监管员，进行业务档案关系的建立，并根据提供的信息进行相应资质的索取，索取到位后，质量监管员进行资料的初审和录入，录入完成后提交首席质量监管员质量部负责人审核、质量负责人批准，形成有效的基础数据。首营供应商、品种资质操作流程（续）1.3) 采购人员基于基础数据的有效生成后进行采购业务的开展，如在资质索取过程中，由于供方原因，资质不能索取齐全，而业务部门需要紧急开户发生业务的，由业务经办人填写《缺资料开户申请表》（表格样式见附件2），质量部评估风险后予以办理；2、首营销售客户资质操作流程2.1） 由各业务部门销售人员进行销售业务洽谈，有业务意向时，向购货单位索取相应的客户资质（自营终端客户由相应业务员索取收集），同时填写《开户申请表》（表格样式见附件1），该申请表包含提供该销售客户业务经办人（直接负责资质提供的人员）的具体联系方式、要求完成开户的期限；2、首营销售客户资质操作流程（续）2.2） 申请表提交质量部质量监管员，进行业务档案关系的建立、资质初审、录入，录入完成提交负责首席质量监管员审核，质量部负责人批准，形成有效的基础数据。2、首营销售客户资质操作流程（续）2.3） 业务人员基于基础数据的有效生成后进行销售业务的开展，如在资质索取过程中，由于销售客户的原因，资质不能索取齐全，而业务部门需要紧急开户发生业务的，由业务经办人填写《缺资料开户申请表》（表格样式见附件2），质量部评估风险后予以办理；3、各项资质增补流程由业务部门建立健全各项供应商、品种及销售客户的业务联系档案，对于持续需要开展业务或需要停止发展业务的档案进行更新确认，并至质量部进行备案。（备案表格样式见附件3《业务资质联系档案表》），质量部质量监管员将根据业务维续情况，进行资质增补的提醒催缴、审核更新。4、零售连锁公司、营销公司、业务外聘人员客户的资质索取、收集及录入按原操作流程执行。4.1) 质量部对该三类业务的经办人开展定期的培训和指导，如在资质索取、收集过程中存在疑问，可将供应商（客户）的联系方式交质量监管专员进行沟通处理，确保资质索取收集的及时和有效。4、零售连锁公司、营销公司、业务外聘人员客户的资质索取、收集及录入按原操作流程执行（续）4.2) 经办人根据质量部提供的帐套进行系统录入，完成后连同纸质版本提交质量监管员初审，符合要求后提交首席质量监管员或质量部负责人审核、质量负责人批准，形成有效的基础数据。4、零售连锁公司、营销公司、业务外聘人员客户的资质索取、收集及录入按原操作流程执行（续）4.3) 业务人员基于基础数据的有效生成后进行购销业务的开展，如在资质索取过程中，由于客户的原因，资质不能索取齐全，而业务部门需要紧急开户发生业务的，由业务经办人填写《缺资料开户申请表》（表格样式见附件2），质量部评估风险后予以办理； 基于该流程的开展需要准备的各项工作1） 质量监管员职能设置及人员调整：根据注册开户的工作量，拟安排三名质量监管员主要负责资质索取、收集、初审、系统录入工作（目前两名质量监管员，以及从收货验收组调整一名收货员至质量监管组），主要负责三个业务部门的资质接洽、初审、录入事宜及分别对零售连锁公司、营销公司、业务外聘人员客户资质疑问沟通解答，首席质量监管员负责资质的复审，质量部负责人对资质审核工作的安排和审核。预计人员到位时限：2015年12月30日前；2） 业务档案的初期建立由三个业务部门、零售连锁公司、营销公司、业务外聘人员于2015年01月10日前，提供本部门业务范围内的资质，联系接洽档案关系的建立，填写（附件3）《业务资质联系档案表》；同时安排业务经办人将负责资质索取收集的质量监管员的联系方式通过各种渠道（微信、QQ、短信、电话、邮