(恒之宝)办公用品管理规定008.docVIP

1.0目的 为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本规定。 2.0适用范围 适用于公司内部所有部门办公用品的采购与使用。 3.0管理部门 3.1办公用品的管理部门为行政部，由行政部具体实施采购、使用、保管、发放等工作。 4.0日常管理 4.1办公用品分为易耗办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，同时遵守固定资产管理规定。 4.2办公用品如分配为个人使用的，由自己负责管理，员工持个人物资领用卡进行申领办公物资，如计算机、笔类、尺类、橡皮；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。 5.0采购管理 5.1各部门办公用品的采购，统一由行政部负责。 5.2各部门应于每月28日前根据工作需要编制、汇总次月的办公用品（易耗品）需求计划，经部门经理审核后提交至行政部结合办公用品配发标准（见附表），库存情况再度审核无异后报至常务副总处批准，逾期行政部不予接纳。 5.3办公用品的采购程序一般为： 5.3.1各部门按照公司所核定的员工办公用品（易耗品）配发标准编制 ，经签核权限人签核后由行政部行政专员填写 统一进行申购。 5.3.2非易耗品如电脑、办公桌椅等大件用品，必须填报 方可操作，大件物品（单价大于200元以上）则需经过询价、议价、比价、定价、批准、采购、入库、发放等程序进行。不得将大件物品采购纳入月度的采购计划内。 5.3.3得到采购许可签字后，易耗品由公司通过市场比价已确认的供应商送货上门，验收无误后进行入库，凭借入库单、送货单、采购申请单即可在财务核销账目； 5.3.4各部门若需采购急用的临时物品，由部门助理填写 经部门经理签核后报常务副总批准，必须标注急需采购的原因，经同意后由行政部实施采购任务。 6.0入库、报销管理 6.1办公用品入库前必须验收，对于不符合质量标准的由行政专员办理调换或退货手续。 6.2行政专员必须对办公用品的存放严格实行5S管理，分类存放、目码整齐、清洁有序。 6.3行政专员必须建立清晰、详尽的办公用品台账，做到入库有手续，发放有登记。 6.4行政专员在报销时必须持正规发票、入库单（第二联）、出库单（第二联）等表单方可实施报销任务，经行政经理签核后报至财务审核无误后再报常务副总批准 7.0办公用品的发放与领用 7.1一般用品的发放，由行政专员依据 ，在登记好 后于每月8—10日直接发放给使用部门或个人，逾期不予发放。 7.2领取时，领用人必须在 上注明领用日期、领用物品名称及规格、数量、用途等各项并签字。领取非库存及专门采购的用品时，领取人必须在 上签字。 7.3领取接待用品（如烟、酒等）时必须经常务副总批准后方可，如有急用可事后补单并在领用登记表上登记，如发生事后无故不补单的行为，行政部有权拒绝次次发放接待用品。 7.4领取的非易耗性办公用品（如订书机、剪刀、台历架、计算器等）应列入个人物资申领范围，离职时将持 上交至行政部，行政部根据需要进行需求部门内部移交。以上物品如重复申领，应说明原因或凭损坏原物依旧换新，杜绝虚报冒领。 7.5行政部办公用品管理人员应恪尽职守，敢于坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领用数量及次数，保证办公需要。对于易耗品的领取，可根据历史记录及经验法设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则办公用品管理员有权拒付。 8.0办公用品的保管 8.1办公用品由行政部统一保管，会同财务每二月对物资仓库进行全面盘点，确保账务相符。 8.2库存办公用品的数量和种类要科学、合理控制，便于保管的或常用的办公用品可适量库存。避免不必要的储存和过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。 8.3批量购入的办公用品应即时入库存储，采购员和入库员做好验收交接。 8.4加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时使用的物品要妥善保管，替换下的办公用品应及时收回，登记造册，修旧利废，充分利用。 9.0办公用品的使用与行政稽核措施 9.1办公用品的使用应以部门为单位，核算和管控办公费用，要牢固树立厉行节约、开源节流、浪费可耻的思想。在日常使用工作当中，处处精打细算，提倡节约每一张纸，每一颗钉，每一滴墨，每一分钱，努力降低本节约。如员工发生严重浪费的行为，将给予申诫（80元）一次负激励，类似行为发生两次以上者分别给予记小过（120元）、记大过（180元）负激励，情形严重的将给予全司通报。 9.2办公用品应为办公需要，不得占为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活、谋私利；不许将办公用品随意丢掷或废置。如发生违规行为将采取9.1款负激励标准进行处理，并参照损坏、废置物品的市场价格的2倍金额予以赔偿。 9.3精心使用办公物品，认真遵守操作规程，及时关闭电源，最大限度延长办公物品的使用寿命