C2-04-08学生档案管理办法.docVIP

第一章 总 则 第一条 为了做好学生档案管理工作，使学生档案管理规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》管理工作的政策规定，结合我校具体情况，制定本办法。 第二条 坚持维护学生档案管理工作真实性和完整性的工作方针，实行档案室统一存放、集中管理的办法。 第二章 档案的内容 第三条 学生档案是学生在校期间学习及生活的原始记录，为使学生档案适应国家人事工作需要，在校期间的学生档案应不断充实以下内容： 1、招生材料：学生录取的档案材料。 2、毕业材料：毕业生登记表、体格检查表、实习鉴定表、学生成绩表。 3、奖励材料：学生受表彰奖励的获奖证书（复印件）及奖学金登记表其它奖励材料。 4、处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等各类处分材料。 5、组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料。 6、日常行为表现材料：学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料。 7、可供组织、人事部门参考的其他材料。 第三章 学生档案材料收集方法和归档时间 第四条 学生档案材料由各建档部门按时收集（见附件一），再交学生工作处统一管理。对学生档案材料的收集、归档工作,各有关部门要确定专人负责，并将兼职档案员名单报学生工作处备案。 第五条 形成学生档案材料的部门，在形成材料后按要求及时送交学生工作处，办理交接手续（见附件二），由学生工作处学生资助（档案管理）管理员归入学生个人档案。 第六条 归档材料不符合归档要求时，退回各有关建档部门，形成材料的部门应按学生工作处的要求及时建档和补送。 第七条 学生工作处要与各建档部门积极配合、加强联系，掌握形成学生档案材料的信息，及时收集新形成的学生档案材料。 第八条 新生档案于每年11月底前由学生工作处完成归档工作；奖惩材料在决定下发后半个月内完成归档；毕业生的各类档案材料于每年6月30日前完成归档。 第四章 归档材料的要求 第九条 凡需归档的材料内容必须包括学号、学生姓名、性别、民族、出生年月、年级、所学专业及班级。 第十一条 各类材料归档时须按学号顺序（以教务处学生花名册为准）排列，材料要求分类整理并经建档部门审核后送交学生工作处。 第十一条 归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确，应有承办单位或个人署名，并有形成材料的日期。 第十二条 归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须盖印章；要同本人见面的材料，一般应有本人的签字。 第十三条 档案材料一般应使用A4规格的办公用纸，材料左边留出2－2.5厘米装订边。文字须是正式打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。 第五章 档案的保管 第十四条 学生档案由学生工作处档案管理员负责统一保管。 第十五条 学校对毕业生离校时未落实工作单位的毕业生，经毕业生本人申请，学校同意，签订协议后，可将其档案免费保管两年。两年内毕业生落实单位的，其档案转入落实单位；凡在两年后仍未落实单位不能办理档案转移手续的，按有关法规和文件的规定处理。 第六章 档案的查、借阅 第十六条 查、借阅档案者须是学校教务处和学生工作处负责人、学生辅导员等,其他个人未经批准不得私自查阅、借阅学生档案。 第十七条 查阅学生档案，必须履行登记和批准手续。档案管理员要履行登记手续；其他人员须经学校教学副院长批准后方可查阅。 第十八条 学生档案原则上不得借出。确因工作需要，由借阅单位写出书面意见，经领导批准后方可借出。 第十九条 查、借档案，应自觉遵守保密制度，未经同意，不得摘抄、复制、涂改、拆卷，并保证档案的完整与清洁。 第七章 档案的转递 第二十条 学生转学、退学、出国、死亡后，其档案按以下规定办理： 1、转学的学生档案按学生转入的学校转寄。 2、被开除、勒令退学、自动退学、死亡的学生，其档案作死档处理。 第二十一条 学生学籍在校内变动后档案的转递 1、学生学籍变动后，由教务处将变动情况书面通知学生工作处。 2、转出转入的学生档案材料必须完整齐全，严禁扣留材料或分批转出转入。 第二十二条 毕业生档案的转递 1、 本年度就业方案中所列出的毕业生，档案按照毕业生就业报到证的单位流转。2、 学生档案必须严格密封通过机要或遵照有关规定转递；学生档案自带的，经严格密封后，凭用人单位人事部门开具的调档函和报到证方可提取，但对转档过程中私自开封等引起的后果由学生本人负责。 第八章 附 则 第三十条 本办法适用于全校学历教育学生。 第三十一条 本办法自发布之日开始执行。 第三十二条 本办法由学生工作处负责解释。 学生档案材料目录及负责建档的部门 ?序号 目 录 建 档 部 门 移 交 时 间 1 毕业生