實力與魅力的展現-簡報的技巧.docVIP

實力與魅力的展現-簡報的技巧 職場上，幾乎人人都要做簡報。簡報做得好不好，不只取決於內容花俏或口條清晰與否，更多時候是一個展現個人「實力」與「魅力」的場合，涉及嚴肅的結果，例如是否成功說服主管、拿到案子…抬起頭，只看到簡報者的背影；低頭看，手中的紙本講義，只是講者口述內容的逐字稿。螢幕上的投影片，不時飛進飛出 各式數據資料，占滿了整個畫面；想辨識圖表上較小的數字，瞇起眼睛還是看不清楚；雷射筆射出的紅色光點，像漩渦般在布幕上亂轉。唉！又是一場讓人昏昏欲睡的會議……這樣的場景，相信大多數人都不陌生。但是，如果你是台上的那個簡報者，而非台下那個可以對簡報者發出或批評、或讚許、甚或充耳不聞的聽眾，你作何感想？要是席間還坐著你的老闆或重要客戶，你該怎麼辦？在職場上，無論是在會議上報告、向客戶提案、發表演說，或參加研討會等等，幾乎人人都要做簡報。簡報做得好不好，不只取決於內容花俏或口條清晰與否，更多時候是一個展現個人「實力」與「魅力」的場合，涉及嚴肅的結果，例如是否成功說服主管、達成交易、拿到案子、讓同事印象深刻。一般而言，要上台做簡報的人，都會預做準備，但為什麼有些人到了上台的那一刻，可以吸引人聚精會神地聆聽，有些人的簡報卻無聊枯燥得讓人想逃離現場？為什麼既不是對講題全然陌生，也不是沒想過該說些什麼，但簡報出來的效果，就是差強人意呢？曾為雅虎（Yahoo!）、思科（Cisco）等企業CEO傳授簡報技巧的《簡報聖經》作者傑瑞魏斯曼（Jerry Weissman），一語道破了問題核心：「大部分簡報者都只想傳達資料，而不是說服聽眾。」簡報目的：帶領聽眾從「陌生」到「理解」許多工作者在接獲「做簡報」的任務時，直覺反應就是想將手邊資料盡可能完整地呈獻給聽眾。對此，魏斯曼提醒，不管是會議、演說、銷售或研討會，所有型態的商業簡報都有一個共同目標，就是將聽眾從「起點」（一開始的狀態）推往「終點」（簡報者預期的目的）。就心理層面來看，聽眾在起點時，往往對主題一無所知、甚至心存疑慮與排斥，所以簡報可說是一場讓聽眾從一無所知到充分了解、從猶豫不決到深信不疑、從排斥抗拒到內化為具體行動的「說服之旅」，絕非單向的資訊傳遞。因此，「溝通與了解」才是簡報的真正價值所在，先考慮聽眾想要什麼，再告訴對方「我可以提供什麼利益來幫助你」，逐步帶領聽眾「了解」簡報者的故事，並「相信」其中的訊息，最終採取「行動」。說服捷徑：給聽眾一個採取行動的理由魏斯曼指出，人們多半誤以為，要讓聽眾了解自己想傳達的訊息，只要「告訴他們一切細節」就好，但不難想見，這麼做的結果，只會讓簡報堆砌過多無意義的「垃圾資料」，淪為枯燥的技術與數據報告，最終以失敗收場。原因很簡單，沒人喜歡聽長篇大論，聽眾只想了解他們「必須知道的事」。而對商業簡報的聽眾來說，一定要知道的事就是：產品或服務的「特色」（feature）與「利益」（benefit）。前者指的是簡報者想要鼓吹關於個人、公司或產品的事實或特質；後者則是指該項事實或特質，能夠如何為聽眾獲利。想要說服聽眾，就要特色與利益並重，在凸顯了產品或服務的特質之後，還必須將特色轉換成利益，給予聽眾一個採取行動的理由，而且要是「『他們』想行動的理由，而非『你的理由』」魏斯曼強調，畢竟產品再怎麼有特色，若無法與聽眾的利益結合，也是枉然。簡報4P：準備與練習，造就好簡報許你也認為，做簡報不外就是「製作投影片檔」和「上台口頭簡報」，但是別忘了，許多無效、無趣的簡報，也都包含了這兩個要件。業訊息傳遞專家、《簡報+》作者韓明文就指出，通常大家認為最重要的兩個簡報步驟，其實只是簡報準備後的「結果」而已。他將一個完整的簡報流程，劃分為4個流程：始於「準備」（Prepare），再來進入「投影片製作」（PowerPoint）階段，接著展開「練習」（Practice），最後才是「口頭報告」（Present）。韓明文強調，唯有完整走過簡報流程的「4P」，才能做出真正有效的簡報。下一次，輪到你做簡報時，不妨試試在「製作簡報」之前，先花時間做功課、思考聽眾的需求，讓投影片內容有意義；在「說簡報」前，設法構思場景與練妥話術，讓口頭報告成為一場精彩的秀。 【流程1:確認目標、對象與時間】 思考「自己和對方要什麼」，釐清簡報目的，想做好一場簡報，事前準備工作不可少，務必先確認以下３個要素：目的、對象、時間。上台前多花點時間思考「自己要什麼」與「對方要什麼」，才能提升簡報內容一語中的機率。 【流程2-1：資料分類，擬定簡報大網】 彙整聽眾需要的資料，決定鋪陳方式，資料彙整時，應以「５Ｗ１Ｈ」做切入點，以避免被其他有趣卻無關的主題吸引而分心；架構簡報大網時，則應包含導言、主題、結論，並選取合適的「流程結構」，有效串連這三個層次。 【流程2-2： 資料取捨，濃縮要點】 只放要點