文書處理規則-淡江大學.docVIP

淡江大學文書處理規則 .............. 88.12.08 (88)校秘法字第○二八號函修正公布 94.4.14 室秘法字第0940000012號函修正公布 94.12.19 室秘法字第0940000044號函修正公布 100.06.01 第次會議修正100.08.11 處秘法字第1000000008號函公布 102.01.21 秘書處101學年度第1次業務會議修正通過 102.03.26 處秘法字第1020000010號函公布 第一章 總則 第一節 適用範圍 第一條　　本規則所稱文書，係指處理公務或與公務有關之全部文書。 第二條　　本規則所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 第二節 文書種類 第三條　　本校文書應採直式橫書，由上而下，由左至右格式，種類如下： 一、函：本校對校外機關或校內各單位間行文時使用。 二、書函：公務未決階段需要磋商、徵詢意見、答復簡單案情、寄送普通文件書刊，或為一般聯繫、查詢、通報等事項行文時使用。 三、簽：各單位處理公務、表達意見，以供主管作決策之依據時使用。 四、公告：各單位對特定之對象宣布周知，並張貼於布告欄時使用。 五、開會通知單：召集會議時使用。 六、聘書：聘用教師、研究人員時使用。 七、聘函：聘用特約講座及一、二級單位主管、各委員會委員時使用。 八、任用書：任用職員時使用。 九、證明書：證明教職員工之服務、離職、待遇或學生修習學分、轉學、畢業、操行、兵役時使用。 十、申請書：教職員工生對各單位主辦業務有所申請時使用。 十一、證書：授予學位時使用。 十二、契約書：表達雙方意思一致，成立契約關係時使用。 十三、報告：個人對事務有所陳請或對公務有所陳述時使用。 十四、紀錄：記錄會議經過、決議及結論時使用。 十五、會議紀錄陳閱單：陳核會議紀錄時使用。 十六、定型化表單。 第三節 文書處理權責 第四條　　來文、創簽、創稿之處理如下： 一、來文：經總收發登錄程序。 二、創簽：由主辦單位簽擬。 三、創稿：由承辦單位依奉准之簽敘稿。 第五條　　本校文書悉依分層負責明細表處理，分層負責明細表未列者，由校長指定相關單位主管處理。 第六條　　公文之時間性、機密性，由業務承辦單位依實際需要自行區分。 第二章 文書處理程序 第一節 來文處理 第七條　　收發人員收受來文時，立即依送文單（簿）查對點收來文及附件數量，並註明收件時間，如有錯誤或短缺，應即註明，並以電話向發文單位查詢。 第八條　　收發人員收到來文經點收登錄後，應即依權責分送承辦單位。 附件（含現金或有價證券）不應與本文分離。若附件另寄，應俟附件到達後，一併作收文處理；附件逾正常時間未寄到時，應速向發文單位查詢。 第九條　　文書組於接收電子交換文或將來文拆驗完畢掃描成電子檔後，並登錄公文管理系統。總收文號每年新編一次，主辦單位依來文辦稿時，不另編號。 第十條　　來文掛號後因故不必處理時應辦理銷號。 第十一條　　來文經文書組登錄完成後，依各單位職掌作分文處理，電子文、傳真之處理程序同一般文書。 第十二條　　來文內容涉及兩個單位以上者，應依來文內容之主要業務分文，主辦單位以會辦方式，將來文會知相關單位協調辦理。 不屬本單位之業務或職權範圍內之案件，應申請改分。 第十三條　　屬急要文件或案情重大者可先提陳核閱，再按原程序處理。 第十四條　　來文係屬外國文者，先送外國語文學院或國際暨兩岸事務處將重點譯成中文後，再按一般程序處理。 第二節 文書簽擬 第十五條　　來文送交承辦人後應即行擬辦，不得積壓。 第十六條　　對來文簽擬之處理意見力求簡明具體，相關人員應簽名或蓋章並註明時間；如意見之情節較繁或文字較長者，應以簽方式辦理。 第十七條　　文件經承辦人擬辦後，應即遞送主管人員核決，如與其他單位有關者應先行商議或送會。擬辦如須參閱前案，應將前案併陳。 第十八條　　如案情特殊或牽涉單位太多不便會簽時，可由主辦單位邀請相關單位會商，作成紀錄隨文陳核。 第十九條　　來文之附件有抽存、轉交等之必要者，承辦人應於來文簽註處理方式，並修改附件數量。 第三節 創簽及創稿 第二十條　　創簽及創稿應分別使用本校規定之簽及函稿格式，註明決行權責編號、速別、附件名稱及數量，一案一號。稿之正本、副本應書明受文單位全銜，紙本發文須填註受文單位郵遞區號及地址。 第二十一條　　創稿應依來文或已核准之簽撰擬。處理有時間性或特急文件，得簽稿併陳，簡明之稿應採以稿代簽。內容相同（近）而受文單位不同之稿應採一稿分繕並註明之。內容在一頁以上者，應加蓋單位騎縫章。 第二十二條　　凡體積較大、數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明「附件另寄」。 第二十三條　　創簽及創稿內之數字依行政院公文書橫式書寫數字使用原則辦理。 第四節