物流信息系统对数据的要求.docVIP

物流信息系统对数据的要求 （作者：陆大勇） ［关键词］物流信息系统　数据　要求 ［内容摘要］物流信息系统作为重要的辅助管理工具，还没有充分发挥其应有的效用，不能充分发挥效用的一个重要原因是录入系统的数据达不到系统的要求。作者结合多年的物流操作经验和软件设计经验，总结出物流信息系统对数据的五点要求，即数据统一性、数据唯一性、数据完整性、数据连续性、数据准确性，以及如何达到这五点要求。 企业采用信息系统，目的是提高效率和降低成本。但是，实际使用信息系统一段时间后，很多企业会发现效率没有提高，成本也没有降低，投入的大笔资金倒是没了踪影。某大型物流公司与客户结算一个月的物流费用，用物流系统计算出来的数据与用财务软件计算出的数据相差一百多万元，一个月的结算费用为什么出现这么大的差异？ 已经有很多企业开始使用物流信息系统，但是就应用状况来看，实际产生的效益远远小于当初设想。在参与物流实际操作和软件设计的四年多中，我发现物流信息系统使用不尽人意的一个重要原因是，实际录入系统的数据与系统设计时假定的数据存在差异，使得物流系统许多功能无法实现，数据的准确性也得不到保证。 只有物流信息系统的数据达到了以下五点要求，才能充分发挥物流信息系统的作用。这篇文章的目标读者是物流信息系统的使用者，希望能够对他们正确使用物流信息系统有所帮助。 一、数据统一性，即相同对象在所有记录处的命名相同。 数据统一性出现问题较多的有客户名称、供应商名称、货物名称、城市名称。客户名称和供应商名称有的用全称，有的用简称，或者同样用简称，但是简略方式不同。货物名称有的只用品名，有的在品名后再加上包装规格。城市名称差异主要在于最大和最小地理位置的选择上。 经常使用EXCEL的人感觉得到，如果在同一个表里不同的单元格或者不同的表里，同一客户使用不同的名称，其他人看这些表就不知是不是同一客户了。在物流信息系统里，只要有一个字的差异，同一个客户就会分析成不同的客户。 没有做到数据统一性可能出现以下问题：1、同一个客户的业务量被分散成几块，没有达到统计的目的，给客户业务分析和应收帐款结算带来麻烦；2、同一个供应商的业务量被散成几块，给应付帐款结算带来麻烦；3、业务量记录被重复调用，统计得出的经营数据比实际业务量大。只要出现以上任何一种情况，都需要人工重新计算，大大增加工作量，甚至出现严重差错。 解决数据统一性的办法，首先，要确定各种对象的命名规则，确定名称由哪几部分组成，以及每个部分的内容要求；其次，在增加新名称前，检查以前是否已经给该对象命名，如果已经命名就使用以前的名称，如果没有命名，则按命名规则增加名称。 二、数据唯一性，即相同的信息只保存一次。 数据唯一性出现问题有两种情况，一是使用功能重叠的多个系统，二是在相同的系统里存在数据重复保存。 有些物流公司同一个项目采用了两三套物流软件，最后却发现各套软件的数据存在差异，不知哪套软件的数据才是准确的。一个项目只应该使用一套物流系统，甚至全公司所有项目能够使用同一套系统最好，与其把时间用在为多套系统录入数据，不如把时间用于保障一套系统数据的准确性，这样还能减少软件的采购成本和使用成本。 清除无用的数据与保存有用的数据同等重要，如果无用的数据太多，有用的数据也变得无用。有些人以为数据保存越多越安全，因此相同的数据保存在几个地方，不同处记录又不完全相同，一方面增加了数据录入的工作量，另一方面造成了数据的混乱。 解决同一物流系统内部数据唯一性的问题，物流系统本身的设计有重要的作用，系统可以通过流程管理，避免不同模块输入相同内容；通过字段唯一性检索，避免相同记录在同一模块出现；通过数据引用，避免非唯一性索引字段内容存在差异。但是，系统本身对数据唯一行的控制是建立在数据统一性的基础上的，如果数据统一性没有做到，系统没法分辨数据是否重复。 三、数据完整性，包括记录完整性和字段完整性。 打个比方，物流公司运输了10票货物，系统只录入了9票，这是记录完整性没有到达；其中有一票漏算接货费200元，或者客户的联系方式漏填了，这是字段完整性没有达到，前者是费用字段不完整，后者是非费用字段不完整。记录完整性是指每次进库、出库、运输等操作全部作为记录录入系统；字段完整性是指每条记录每个字段内容完整。少了一条记录就少一份业务量，少收取一部分费用，这相对容易检查出来。费用字段不完整很难发现，非费用字段完整性在传统管理中没有体现多大的作用，在物流信息系统中体现作用需要大量数据的积累，有些人对非费用字段完整性不重视，在操作过程中，他们为了减少工作量，遗漏一些字段不填写。 在某航空货代公司，有些操作员在收货录单时，没有把发件人联系电话输入。航空运输对信息反馈及时性要求非常高，操作人员打开系统向客户作信息反馈时，在系统上找不到客户的联系电话，不得不翻找其它资料。信息反馈的