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策划师做技巧
简 报 技 巧
这篇稿子原是90年7月在政治大学「研究方法」研习营「信息搜集与信息组织」的教材,是个人的心得,挂上网是希望大家能给我建议和指教,文章是永远没有写完的时候,网页的好处是我有了新的学习或体验,或接到「顾客」的赐教,我都可以随时将内容加进来。
一、前言
我们不知道看过多少人做演示文稿,听过多少场演讲,相信大家也都做过演示文稿,被邀请演讲无数次!演示文稿,多么容易的一件事!以前我不这么认为,现在还是无法这么告诉自己。
演示文稿的目的在传达讯息,所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片;有演讲者深怕遗漏重要讯息,照着投影片的内容逐字宣读;有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好象是在教演示文稿软件;也曾经有过经验,听完一场演讲回来,我竟不知道演讲者长什么模样,因为他始终和我们一样看着屏幕自说自话,我只能看到他的背景。
到底一场成功的演讲该注意那些细节,一直希望有机会将演示文稿技巧的理论与PowerPoint实务结合,借着这次研习的机会,将初步的汇整结果与大家分享,也请大家不吝指正。
二、演示文稿成功的关键
演示文稿成功的关键可以归纳为内容、态度/形象、和声音三部份。请您猜猜看那项是演示文稿成功的关键呢?想想我们每次为了演示文稿搜索枯肠地找资料写脚本,答案当然是内容啰!
错,我们辛辛苦苦准备的内容只占7%;演示文稿成功最主要的关键是能度/形象,占了58%;其次是声音,占35%。回想一下所谓的名嘴,那么这层道理也就不说自明了。
小记:还记得有一次去听一场智能财产权的演讲,因为初初接触这个领域,这演讲者的身份背景都不是很清楚,只是觉得题目很有兴趣就walk in,结果那位演讲者真是令我惊讶,他是穿了西装,可是皮带有一大截在外头晃,衬衫我不知道他是要扎进去还是放出来,要是我这样妈妈和所有可以念我的人都会叫我把衣服扎好,我开始怀疑,我要不要听他的演讲?理智告诉我不可以以貌取人,所以我还是坐下来了,没错,他的演讲正和他的穿著一样的sloppy,投影片有做的说不细讲,讲的说没有做投影片。
演示文稿是说服的艺术,要说服观众接受我们的观点,首先要抓住观众的注意力,然后帮助观众清楚地了解我们要传达的讯息,引导观众同意我们的观点,最后建立共识。
做为信息时代的演讲者,可以运用信息科技来帮助我们建构讯息,優質的內容,難不倒我們,但是真正能夠說服觀眾的不是資訊科技,也只是豐富的內容,而是我們誠懇的態度、專業的形象。所以,下回再有簡報機會時,讓我們多花些精神來準備佔成功簡報93%的態度、形象和聲音!
态度
我能做好演示文稿
我的内容很有价值
我的观众很重要(顾客焦点)
我要让观众很有收获
形象
情绪
我很高兴来做演示文稿
我要用热情感染我的观众
衣着
我很专业
我很有精神
男:西装(深色)﹑兄衬衫(白)
女:套装﹑裙子﹑包鞋(最好有点高度,这样可以让自己时时保持抬头挺胸)
声音
运用声调技巧
停顿
感情
目光接触
节奏快慢
加强
三、成功演示文稿七步骤
(一)观众
如果能够事先知道观众的基本信息,那么在设计演示文稿讯息时,就可以将观众的特性融入演示文稿中。观众为什么会来听我们演讲,想从我们的演讲中得到什么?我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求?观众的人数有多少?
观众对主题的熟悉程度如何?所有人都很熟悉,还是只有部分人熟悉?观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高?如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉,我们还讲众人皆知的基本观念,是会让人很厌烦的;反之,如果我们的观众对主题一点也不熟悉,而我们一下子就切入核心,让观众一头雾水,或者满口听不懂的专有名词、英文简称,让观众充满挫折,那么观众也不会赞美我们的。
所以,根据观众分析来准备演示文稿内容,需要为观众建立背景知识时,请大方地加以解释,再把焦点拉回主题,让所有观众都能同步。所以,也不要在中途塞给观众太多的参考资料,这样观众会分心,还跟不上进度,请把所以补充资料全部放在最后面,甚至另外制作附录,让观众带回去参考。
(二)讯息
演示文稿最主要的目的是传达讯息,所以的内容都应该辅助讯息的传达,与此目标无关的,都不应该在演示文稿中出现。
演示文稿设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的,订好题目后,先列出大纲,把重要的观念和关键词的关连性架构出来,接下来再加上创意,以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。
文字的使用
善用PowerPoint的演示文稿设计模板,可以省去我们配色定字型的时间。切记演示文稿是辅助我们传达讯息,真正在传达讯息,说服观众的是我们,
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