部门助理日常工作运作规范.docVIP

一 目的： 明确部门助理的职务、职责及运作流程，确保部门工作的有效展开。 二 内容： 2．1 加班单填写、汇整、提交 每天在17：30分前（礼拜天除外）填写本小组加班单，在其它小组提交过来后汇整统一交部门主管、经理审核，审核批准后交人事存档以便计算加班工时。每月第二周、第四周的礼拜六下午干部级需上班人员在当天上午下班前将加班单填写好审核后交人事。 2．2 产品技术资料、管制文件整理、存档 在收到文控所发产品技术资料（如：工程图纸、承认书、检测标标准等）、管制文件（如品质手册、程序书、作业指导书等）时先分类整理再按类型在我的电脑E盘之《工程技术资料汇总》、《程序书、作业指导书一览表》文件夹内按类型登录电子档。如是首次发行之文件按序号登录在相应类型的空白表格内；旧版次则在相应品号后登录现在所发文件之最新版次（如A、B、C……，A01、A02、A03……），抽换之旧版文件回收给文控。 2．3 请购单运作 制造工程开出所有请购单，不论是制作治具还请购工具、文具都应先交助理登录电子档，（治具类有附图纸的图纸需复印一份原稿交治具存档）再由助理统一交采购报价，测量仪器类先由部门主管审核后再交设备工程查规格、类型，后再交采购报价，报价后由助理统一编号并计算此单小计总金额与累计总金额（编码原则与联络单编码原则一致），其累计总金额是与上一张请购单累计总金额相加并累计于下一张请购单；在编号、计算金额完成后交部门主管、经理审核，审核确定请购后交采购许副理审核，如小计总金额超过1000元人民币需呈黄总批准后再将白联交采购下单请购，文具类红联交文具仓以便请购回来后领取、治具类交治具房存档，黄联部门助理保存以便月底统计并提交“制程工程间接制造管理费用明细表”呈于总经理。 2．4 内部资料发放、存档 制程工程办公区日常所收到的各类单据、资料如联络单、会议记录、MRB单等（在签收各单据、资料时要看清楚是否与我们有关，或发文者与核准者为同一个人时拒签或请示部门主管），首先整理统一摆放在部门主管待审文件架上，在部门主管审查完毕后于当日晚上加班时间或次日早上分发生产现场，使其现场人员了解信息准确、及时。在下月初生产现场回收上月所发之各类单据及资料，后分类整理归档。 2．5 外部资料发放、存档： 制造工程需外发部门之报告、联络单、会议记录等文件资料，在部门主管审查并批准后Copy并分发到相关部门或相关人（联络单、会议记录需编号），受文单位签收人在文件原稿指定处签收（以备后续查实），后由部门助理统一按类型归档于指定文件夹。 2．6 部门常用文具领取 在部门常用文具快用完或已用完首先填写文具领用卡交部门主管签字，然后交总务课长（寇永军）确认签字，后在文具仓登记领取，但文具领取必须是每天下午。可领取的文具有：加班单、请购单、联络单、会议记录、欣瑞稿纸、放行条、车辆调配单、A4/A3白纸、笔记本、圆珠笔（有新进员工才可领）、笔芯、铅笔、橡皮擦、双面胶、透明胶纸、订书针、回形针、扫把、垃圾缕、垃圾斗、502胶水、洗衣粉、肥皂等等。 2．7 应聘资料处理 在收到人事所给的人员应聘资料，整理后交主管审阅，在主管审阅完毕后根据主管所写的批示交人事（张小艳）通知应聘者面试时间。在主管面试可录用后，个人资料呈计经理、黄总批准，在审核同意后个人资料部门Copy一份留底，存于《人事资料备案》文件夹内，原稿交人事通知其报到上班。 2．8 新进人员后勤工作处理 在新进员上班的第一天，部门助理给其笔记本、圆珠笔各一件，在十一点钟左右到人事拿厂证、工卡及饭卡，饭卡要与不要可自愿审请，且助师级（含）以下人员才登记饭卡，干部级则不需要；在新进人员上班三天后写工衣领取联络单给总务（寇永军）签字后到文具仓领取，其姓名、进厂日期、工号须在联络单上体现。 欣瑞联科技 深圳 有限公司 文件编号 WI-EN- 制造工程助理日常工作运作规范 版次： 总共页次 2 OF 2