公文結構及作法.docVIP

公文結構及作法 公布法律、發布法規命令及人事命令： 公布法律、發布法規命令： 令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如： 甲、訂定「○○○施行細則」。 乙、修正「○○○辦法」第○條條文。 丙、廢止「○○○辦法」。 多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。 公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。 人事命令： 人事命令：任免、遷調、獎懲。 人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 函： 行政機關之一般公文以「函」為主，製作要領如下： 文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求。 文句應正確使用標點符號。 文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。 函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。 分段要領： 「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。 「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。 各段規格： 每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。 「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。 行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點 一 １、所定法規命令之發布程序辦理。 公告： 公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深費解之詞彙。 公告文字必須加註標點符號。 公告內容應簡明扼要，非必要者如各機關來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。 公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」 或說明 三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。 公告分段要領： 「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。 「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另行低格書寫。 「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。 公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。 一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。 公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。 其他公文： 書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定： 分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……， 一 、 二 、 三 ……，１、２、３、……， １ 、 ２ 、 ３ 格式如附件四 。 內文： 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 國立台中第一高級中學