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浅谈合理开发档案信息资源的手段 　　摘 要：档案馆开发档案信息资源是针对档案载体中贮存有用信息的需求，采用各种手段积极主动地进行发掘，使其潜在价值转化为现实的生产力，为国民经济服务，充分发挥其经济和社会效益。开发利用档案信息资源能够推动档案馆服务功能的拓展。面对信息化社会，档案馆传统的服务方式已经无法满足更多更广的社会服务需求，传统服务项目的局限性已经随着社会的发展表现得更加突出。 　　关键字：合理开发;档案信息 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 　　当前，多数档案馆的档案信息资源远远未能有效地挖掘出来。因此，要迅速扭转落后现状，增强档案馆服务功能、大力推进档案信息资源开发利用就成了档案界的共同选择。为此，开发档案信息资源的手段，成了联系档案馆与档案利用者的纽带。下面结合多年来的工作实践经验，介绍几种常用的开发手段。 　　一、利用检索手段 　　利用检索手段开发档案信息资源是一种简捷、有效的方法。可采取的形式有： 　　1、建立检索工具体系。由于档案馆馆藏量大，如果没有一套科学的检索工具体系，是难以实现对档案的有效开发。针对这一情况，档案馆可根据开发档案信息的实际需要，编制多种样式的档案检索工具。如案卷目录、案卷文件目录、专题目录等;对科技档案可编制分类目录、底图目录等基本检索工具和一些参考检索工具，从而达到快捷、准确的目的。 　　2、建立目录中心。鉴于档案馆专业种类繁多，且成立时间长短不一，接收档案范围不同，馆藏量相差悬殊等情况，因而对那些馆藏量较少的档案馆，要尽可能把基层档案室的全部档案接收进馆，尔后，以档案馆为主建立目录中心，为充分开发档案信息资源创造条件。 　　3、建立开放档案目录。这是《档案法》规定的档案馆工作任务之一，建立开放档案目录，按规定及时开发档案，既体现了依法办事，又充分发挥档案的作用。 　　4、编制、印发专题目录。依据不同的专题编制各种专题目录，如编制一个单位、一个系统、一个年代的专题目录，或重要文件、专题文件的专题目录等。 　　5、建立计算机检索系统和缩微检索系统。这些系统的建立既保护档案原件，又能快速检索输出打印，还能抢救褪色脱变档案，是现代化管理档案的手段之一，可谓一举多得。 　　二、信息编辑手段 　　档案信息编辑手段实际是档案馆的编研工作。主要通过对档案内容的分析研究，根据社会需要，进行选题、加工、编辑的一种活动，可采取的方式有： 　　1、汇编。即按一定的选题，对档案原件进行校核、印证、筛选、复印，并经系统的编排汇编成册。这种汇编所形成的文集、图集、数据内容真实、系统完整，可代替原件利用，达到简便、及时传播。 　　2、摘编。即按选题对档案内容中的原文、原图、原数据进行分析，摘录其重要文件，典型图件常用数据，整理编辑成册。这种摘编方式具有浓缩精华，忠于原件，指导利用的优点。 　　3、缩编。按选题对图件档案内容加以选择，依一定比例关系将原图缩小编绘，并对原注记进行适当的增减，辅以说明，经整理装订成册。这种缩编方式的优点便于交流、传播、利用。 　　4、再创作。就是将档案资料作为素材来进行再创作，当然这种编研不能随心所欲，必须严格遵循档案资料的真实记录来创作。由于它材料翔实、内容丰富、便于流传，具有很大的利用价值。 　　三、借阅手段 　　借阅手段与档案馆日常的接待借阅工作本质上是一致的，它具有针对性强、利用目的明确等特点，因而用来作为开发手段之一，值得提倡。 　　1、预约调卷。档案利用者需获得某种档案信息，可事先将所要的档案名称、数量及具体利用日期等告知于档案馆，档案工作人员依据这一内容逐项调出备好，等待用户前来即可查阅利用，省时方便。 　　2、送档上门。档案利用者由于某些原因不能前来借阅，但急需利用档案查明情况，要求档案馆提供帮助，此时，档案工作人员应主动送档上门，充分发扬主动服务精神。 　　3、复制。假设档案馆对前来利用的档案仅保存一套，用户又急需使用，此时，就将成套或部分档案进行复制，提供满意服务。 　　4、举办展览。通过档案陈列展览或举办档案展览，使用户能在大范围内直接利用档案，这样，既提高档案知明度，又增强社会档案意识。 　　四、咨询服务手段 　　档案工作人员运用自己所掌握的专业知识和科技知识，给予档案利用者正确解答有关档案检索、科技方面的问题，使用户得到初步了解并满意而归的服务。具体形式有： 　　1、检索咨询。即档案馆对前来咨询档案的用户，面对面地回答所提出的有关档案检索工具的总类、作用、使用方法等问题。 　　2、专题咨询。即为用户解答利用某项档案专题方面所提出的问题，或为其绘图、计算等。 　　3、综合咨询。即为用户解答利用某一种档案信息与其相关社会、历史、技术等方面的问题，使用户得到全面了解。 　　五、信息传播手段