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外事处工作任务统计表 序号 工作任务类别 工作任务名称 工作任务主要内容 1 办公室日常管理 1-1外事处网页维护 1、每月固定更新外事新闻、图片新闻。 2、针对重要外事工作动态，及时更新网页内容。 3、做好安全防护，严格保管网页维护登陆用户名、密码等相关资料。 1-2翻译、审校学院对外宣传英文材料 1、由院办提供需要翻译的中文材料，并由院办主任签字认定中文内容的准确性。 2、外事秘书负责对材料进行英文翻译工作。 3、翻译后的初稿由部门领导负责审校。 4、二稿由外籍教师协同进行审校。 5、终稿完成后，由部门领导签字确认，返回院办。 1-3外事行文 1、外事行文主要包括上行文和平行文。 2、正确编排文件号，草拟文件内容，报部门领导审批。 3、根据部门领导审批意见，对文件内容进行修订。 4、填写行文纸首页，经部门领导会签，主管院领导签发。 5、到学院办公室打印文件，加盖学院公章。 6、文件保留电子文档，并统一编号备案。 1-4 制定并完善外事规章制度 1、认真学习、传达、贯彻、落实上级有关外事政策、文件、法规精神。 2、根据上级文件精神，结合学院实际情况，适时制定并修改学院的外事工作管理制度。 3通过学院发文、校园网通知等形式及时准确向全院传达文件精神。 1-5外事信息统计 1、统计外事出国团组成行时间、出访人及相关信息，出访目的、出访日程，返回日期等。 2、统计外宾来访团组的来访时间、来访人员及相关信息，来访日程等。 3、统计国（境）外友好院校的联系方式、交流与合作的项目。 4、统计外籍教师自然情况、联系办法、任教时间等。 5、统计其他相关外事信息。 1-6外事档案整理 1、在来校、出国、国际合作、国际会议结束后，外事处负责收集、汇总，整理各种外事材料，按规定向学校档案室移交。 2、凡出国学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国外各项活动中形成的材料交给外事处留存。 3、外事档案采用卷盒方式保管，以件为单位，加盖件号章，每件各自编排页号。 4、需移交至学院档案室的外事综合管理文件在次年6月底前归档。其他各类外事材料以一个周期结束后一次性归档。 1-7管理部门印章 1、印章由专人负责保管、使用。 2、印章随用随锁，确保印章存放和使用安全。印章若遗失须立即向部门领导、院办及保卫处报告。 3、使用印章必须办理使用登记手续。登记的项目包括：用印日期、发往单位、文件标题、印数、批办人、经办人。 4、印章使用信息应保留备案。 1-8固定资产管理与维护 1、添置办公设备等固定资产后，应及时填写学院统一格式“仪器设备”卡片，并将其中一份留存。 2、办公设备的日常维护由专人负责。如设备发生故障，将情况与学院资产管理部门沟通后进行维修。 3、每年按照学院要求对固定资产进行一次统计清查。 2 出国出境 2-1制定教师出国培训计划 1、会同人事处及各系部领导，根据学院教学科研以及中外合作办学的总体规划，共同拟定教师出国培训计划。 2、结合多种派出方式，合理安排人员出国培训，力争多渠道获得资助，减轻学院经费负担。 3、将制订好的教师出国计划报送主管院领导。 4、由主管院长提交党委会讨论通过。 2-2发布国家公派出国信息 1、获悉国家公派出国信息后，通过校园网发布通知，并提供相应网页链接。 2、通知各系部，在全院范围发布信息。 3、针对重点项目，组织信息说明会，给与详细情况介绍。 2-3申请国家公派出国留学项目 1、外事处指导符合条件的候选人申请表及有关材料将申请送主管签批将申请送省教育厅从省教育厅领取录取人员名单后通知被录取人员发放有关录取文件，指导被录取人员办理护照、公证、 交存保证金及与国外留学单位的联系指导被录取人员办理签证及出国前的有关事项被录取人员完成留学任务指导并协助领取保证金 2-4选派汉语教师出国任教 1、在收到国家汉办、省教育厅相关文件后，及时通过校园网发布通知。 2、会同人事处，组织符合条件的汉语教师参加国家汉办出国任教项目遴选。 3、协助教师准备国家汉办出国任教项目申请材料。 4、与国家汉办沟通，将录取结果通知教师本人，并将录取名单抄送人事处。 5、协助教师准备签证材料。 6、会同人事处，做好出国前教育。 7、在教师出国任教期间，与教师通过电子邮件等方式保持联系。 2-5上级单位组团出国任务审批 1、学院行文到辽宁省政府外事办公室出国审批处办理同意出国函组团单位到同意函后提供：出国任务通知书、出国任务批件外事处到出国审批处办理出国确认件 5、出国政审：外事处通知组织部办理政审批件，副厅级以上干部需到省委组织部办理政审备案 。 2-6自行组团出国任务审批 1、学院行文到辽宁省政府外事办公室出国审批处 2-7申领因公出国护照 1、出