2016年电大 -办公室实务复习重点.docVIP

事务管理有哪些特征？ 答：（1）服务性。表现在三个方面：一是为上司服务，使上司能够摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要的工作上；二是为组织服务，为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境，提供便利条件，解除后顾之忧，保证组织系统的顺利运转；三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道畅通，密切与社会各界联系。（2）分散性。一是工作分散，二是人员分散。（3）专业性。一是事务管理涉及面比较广，需要各方面的专业人才，二是事务管理各项任务具有自身的相对独立性和专业性。（4）主动性。上司的精力主要放在发挥其职能作用方面，文秘人员有安排事务的主动权和余地；上司的主流工作对事务管理的制约不大；事务管理的计划性较强，只要客观条件具备，便能按计划实施。（5）繁杂性。事务管理设计上下、左右、内外各个方面，非常繁杂。 办公室环境布置的目的？ 答：（1）创造舒适而又工作效率高的环境。（2）塑造组织形象。（3）建立挡驾制度。（4）有利于保密工作。 办公室环境布置的内容与要求？ 答：办公室一般分为三种：（1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15-20平方米的小办公室。（2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，中间或是窗边留出走廊，大部分空间隔成3-4平方米的个人工作区。（3）公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处、联络处等往往租用公寓式办公室。 文员办公室的布置？ 答：（1）文员坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。（2）电话一般安装在左边，便于左手摘机，右手执笔做记录。电脑一般放在桌子的右边，或放在置于右边的电脑桌上。（3）准备一些敞开的文件夹，可以存放需要翻译的资料、等待上司签署的文件、已经阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识条。（4）把各种笔、胶水、剪刀、回形针、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，记住用后归回原处。参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。（5）办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西不要方得太满，且要经常清理，保持井然有序。（6）办公室内各种类型的文件柜，要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识。（7）如果用架子，应该把容易倾翻的化学液体、墨水、油墨等放在底层，纸张和较重的东西放在下面几层，较小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方。（8）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄露。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。 传真件的发送和接收？ 答：（1）发送效果的设定。（2）文件的放置。（3）发送程序。（4）接收程序。 投影机的使用? 答：（1）安置窗帘遮挡室外光线，屏幕上方或近处光源应关闭、墙壁、地板尽量不使用易反光材料，局部范围照明，可使用聚光灯。（2）投影机使用前，应掌握与其他设备，如计算机、电视机、话筒、录像机、视频展台等的正确连接。（3）投影机与电脑的连线完成以后先打开投影机，再打开电脑电源。（4）正确使用遥控器。（5）检查电脑分辨是否与投影机匹配。（6）关掉电脑的桌面屏幕的保护功能。（7）如果演示者要和听众深入探讨一个问题，应把投影机关掉，这样可以把听众的注意力集中到讨论上来（8）演示者通常用激光教鞭指示屏幕，绝对不能用这个教鞭指向观众的眼睛，这可能会造成伤害。（9）演示者来回走动的时候，要小心不要踢到投影机的数据以及电源连线。 办公用易耗品主要有哪些？ 答：（1）信封、信纸（2）软盘、U盘、光盘等（3）铅笔（4）圆珠笔（5）签字笔或钢笔（6）修正液（7）印盒（8）各种小型机器——订书机、打孔机、装订机、日期号码机、切纸机、计算器、拆信器、碎纸机等（9）小刀（10）日历等（11）其他——标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、橡皮筋、图钉、曲别针、大头针、纸夹等。 怎样来决定工作的优先顺序呢？ 答：第一阶段：先把自己想做的工作以重要的程度为标准，分成：（1）是否应该做的事？（2）是否做或不做都无所谓的事？（3）是否可以做的事？第二阶段：其次以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为：（1）重要且紧急的事（2）紧急但并不重要的事（3）重要但并不紧急的事（4）虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 9、报告具有以下的内容和方式？ 答：（1）报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。（2）报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大