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邮件合并123 邮件合并简介： 邮件合并是办公自动化软件中一项不可多得的功能，邮件合并是通过数据库技术来实现的，并通过 “域”来显示记录。当我们在Word中使用插入-域，就会发现“邮件合并域”只是Word“域”的一部分。邮件合并通过在文档特定位置显示不同记录，实现文档更新，从而衍生出成千上万份不同的副本。邮件合并的主文档有点类似于数据管理软件的界面，数据文件则是数据库，通过节省重复输入和自动更新，从而大大提高了办公效率。 邮件合并用途： 批量打印函件； 批量打印标签； 传真群发（需安装调制解调器及传真软件）； 邮件群发（需安装并设置邮件收发软件）； 邮件合并操作方法： 我们可以通过两种方式使用邮件合并功能，一是按任务窗格中邮件合并的操作步骤一步一步的完成；另一种方式是使用邮件合并工具栏，此方式步骤更少，操作更灵活，也是本文推荐的方式。 如果邮件合并工具栏没有显示在屏幕上，可以通过视图-工具栏-邮件合并将邮件合并工具栏调出来。以下是邮件合并工具栏按钮与任务窗格中邮件合并任务的操作步骤的对应情况，可以发现，工具栏中没有第2步，在实际操作中还可以省略第1步。下面就通过邮件合并制作一份带照片的录取通知书演示一下邮件合并的使用方法。本文的界面及操作方式基于Office 2003,其它版本在界面上可能存在一定的差异。 准备工作： 准备一份打好的录取通知书模板，当然也可以现打； 准备一份学生信息的数据文件，邮件合并可以使用符合数据库格式要求的EXCEL、ACCESS、TXT文件及其它一切可用的数据源，本例由于涉及照片的实时显示，因此使用WORD格式数据，注意WORD数据文件最好不要加总标题（EXCEL数据文件则绝对不能加总标题），在照片所对应的列中插入相应照片，要求照片尺寸一致，分辨率一致，为保证数据表格美观、协调，建议通过“设置图片格式”将照片显示尺寸调小到与单元格高度一致。 操作步骤： 打开录取通知书模板； 点击邮件合并工具栏上的“打开数据源”按钮，Word将以当前文档为邮件合并文档，并以“信函”作为邮件合并的文档类型。通过选取数据源话框选择要链接的数据文件； 点击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，在合适的位置插入邮件合并域； 由于信函中地址的书写格式是有一定要求的，所以邮件合并工具栏提供了专用按钮来直接插入地址域。其实地址域就是一组邮件合并域的组合，要使用地址域，我们还需要使用“域映射”来实现地址域中相应域与数据库域的映射，使得地址域按内置的域名来调用数据文件中的数据字段，当然，我们也可以用普通邮件合并域来实现地址域的功能。 点击“查看合并数据”按钮，就可以对邮件合并进行预览了。照片小了点，没关系，选中照片，更改图片大小，直到照片大小与单元格相匹配。 我们还需在照片域中需要加入以下代码“\* MERGEFORMAT ”，以使得记录更新时每张照片大小都是我们修改后的大小，可以用Alt+F9切换域代码，并在域代码中添加“\* MERGEFORMAT ”（不含双引号）， 重新按Alt+F9，OK！ 现在可以通过邮件合并工具栏上的按钮来浏览任意一条记录对文档的更新结果，也可以通过“合并到打印机”按钮来打印任意记录，还可以合并到新文档。 总结说明： 本例并没有使用常用的“INCLUDEPICTURE”域来实现，主要是考虑到使用该方式操作相对繁锁，且不能实时预览、打印任意记录。本方案要求必须使用WORD表格作为数据文件，且每条记录都必须有照片，否则浏览到没有照片的记录后，其它记录照片又恢复成WORD数据文件中照片显示的尺寸。除了有照片的情况使用Word数据文件外，建议尽量使用EXCEL、ACCESS等数据文件，以便更好地进行录入操作和实现数据共享。 将其它如EXCEL、ACCESS文件中的数据插入Word数据文件中除了可以使用复制外，还可以使用插入-域，选择“Database”域来获取，注意不要选中“将数据作为域插入”复选框，否则邮件合并文档不能实时预览，而需要通过“合并到新文档”才能预览。 在照片域中添加“\* MERGEFORMAT ”代码时，如果怕输入错误，可以通过Word菜单插入-域，插入任意域，只要确保插入域对话框中“更新时保留原格式”复选框被选中，按Alt+F9切换域代码，然后从域代码中复制该段代码至照片域中，本文就是用上述方式录入“\* MERGEFORMAT ”代码的^_^。 邮件合并的文档与普通文档的区别在于，使用了邮件合并的文档链接了数据文件，并通过数据文件中的记录实现文档更新。我们可以通过邮件合并工具档上的“设置文档类型”按钮，将一篇文档在在不同类型（注意切换成信封和标签会删除当前内容）的邮件合并文档和普通文档之间进行切换。需要注意的是，一篇完成邮件合并的文档切换成普通文档后，仅仅