采购、付款程序及管理办法.docVIP

采购、付款程序及管理办法（试行） 1.总则 1.1.制定目的 为确保本公司所购买的原材物料及各种物品质量稳定、价格合理、按时交货，并作为本公司执行请购、采/订购、验收及付款业务程序的依据，特制定本办法。 1.2.适用范围 适用于本公司原材物料及其它所有物品的采购、付款管理。 1.3.管理单位 原材辅料采购：业务部 劳保、办公用品：总经理室 仓储：生管部 结算：财务部 监督：稽核室、总经理室 2.需求计划 2.1.每月27日招开产销协调会上，总经理室根据业务部销售计划制定下达下月生产计划，生管部根据下月生产计划和现有库存，制定下月原材料（板方、面背板、芯板、素芯板）需求量，并于29日填报『月物料需求计划表』交业务部及财务部各一份，同时报总经理室备案。 2.2.产量确定后，生管部根据下月生产计划和现有库存，制定下月大宗辅料（甲醛、尿素、煤、面粉、原子胶等）及其它物料 生产工厂与工务修理用备品备件、机物料及低值易耗品等 需求量，并于29日填报『月物料需求计划表』交业务部及财务部各一份，同时报总经理室备案。 2.3.一般性事务用品和常用劳保用品， 3.1.原材料及辅助材料：业务部依生管部交来的『月物料需求计划表』应首先安排采购人员进行询价、比价作业，必要时可进行招标作业。在进行询价、比价作业时，首先应对供应商的资质情况进行了解，对需经常采购的同一材料物品至少应收集提供三家供应商的资质及报价资料，并就价格、品质、交期三项重点作为采购的选择决定依据。除零星一次性采购及需要急采的材料物品外，其他经常性的材料物品的采购均须与供应商签定购销合同。将上述作业的相关资料备齐后，填写『请购单』，报总经理室请购。 3.2.其它一般性办公用品、常用劳保用品的请购由总经理室依各『月物料需求计划表』进行询价、比价后填写『请购单』报总经理请购。当实际请购量超过月需求计划时，应向总经理特殊说明。 3.3. 计划外物品 临时急需的机器零配件或仪器仪表等 的请购：由需求部门填写『请购单』交业务部，业务部填写价格购买厂商后报总经理室，按急采情况处理. 3.4.仓库库应对生产所需的各种原材辅料及日常消耗品适度建立安全存量 安全存量由生管部、财务部负责核定并根据生产及市场供应情况即时调整报总经理室批准 ，若发现库存不足或实际需要，应填写『请购单』报业务部执行急采。 3.5.生产用固定资产请购由生管部填写『请购单』，办公用固定资产由总经理室填写『请购单』，报总经理批准后，安排相关人员办理。但生产用固定资产单位价值超过 万、办公用固定资产单位价值超过 万元时，则须经有关部门进行可行性研究论证并报经董事会通过后方可办理。 4.采购作业 4.1.『请购单』经总经理室签核后，原材辅料的采购均由业务部负责，劳保及办公用品的对外采购均由总经理室负责，其它任何部门，不得直接采购，否则不予报销. 4.2.采购部门应按『请购单』上要求的需用日期购入材料，，， 4.4.采购人员应对每一笔采购进行交期管理，催促供应商如期交货，若发现无法如期进货，应事先联络仓储及需求部门。 4.5.需求单位修正数量及交期时，， 4.6.采购人员应主动随时调查市场供需情形，以便适时掌握商情、货品供应的来源及其价格与质量情况。 4.7.对于所有原材辅料的采购，采购人员均应要求供应商提供增值税专用发票并应通知供应商随货附送发票。特殊情况无发票的，必须事先征得财务部经理同意。 4.8.采购人员应建立合格供应商/协力商名录， 供应厂商的交货价格、质量等资料也应建入该卡中备查。必要时对主要供应商/协力商进行实地访问，以了解实情。 5.验收作业 5.1. 厂商交货时，仓储点收人员应核对数量、质量、品名、料号是否与『请购单』相符。 5.2.若为合格品则核对验收后的品名、数量无误后，签收入库。 5.3.若将货品判定拒收时，应开列『材物料退货单』 5.5. 负责验收人员遇有下列情形， 1 未经请购或未检经主管核准请购单的货品。 2 与原约定条件如品名、规格、品质、品牌、图样或原样不相符者。 3 破损、变质或其它瑕疵者。 4 其它经目测发现有显著异常情况者。 5.6.各级主管认为必要时，可指派专人将已验收的材料予以复验。复验结果若发现与初验不符时，应立即查究原因。如有失职舞弊情况，应视情节轻重论处。 5.7.一般情况下，货物入库后，仓库管理人员应及时通知需求部门，以免耽误使用。 5.8.原材辅料到货后： 5.8.1.按约定货到付款的：业务部应填制『到货通知单』通知生管部验收，生管部验收后填制『验收单』、『材料入库单』交业务部相应执行6.1.1款或6.2.2款的请付款作业程序。 5.8.2.按合同约定赊款结算的：业务部亦应填制『到货通知单』通知生管部验收，并于收到生管部『验收单』后