房地产企业对外接待管理作业指引.docVIP

1.92cm页脚：1.75cm3.17cm3.17cm 1.92cm 页脚：1.75cm 3.17cm 3.17cm 对外接待管理作业指引 四号宋体 四号宋体 编制 王 刚 日期 2009- 审核 王 刚 日期 2009- 批准 郑康豪 日期 2009- 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 2009.12.4 C 按照“大禹行动”要求 王刚 王刚 郑康豪 1．目的 对外接待是集团行政事务和集团活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，统一集团整体形象，特制定本指引。 2．适用范围 集团所有对外接待工作及下属公司的接待。 3．职责部门 集团总裁办为集团接待职能部门，下属公司的行政部门为其公司的接待部门。 4．接待管理程序 4.1 接待标准 4.1．1 对省、市级以上的领导，由总裁或副总裁接待、陪同，接待对口职能部门负责会前的资料准备工作（如公司简介、相关文件、图片资料等）；总裁办负责设备的准备工作（如照相机、摄像机、投影仪、电脑笔记本、话筒、扩音设备等）；并准备相应的水果、甜点、饮品等。 4.1.2 区、局级以上或相关企业的领导，由相关公司领导或对口职能部门负责人及集团下属公司领导出面接待、陪同，准备工作同上，并准备相应的水果、甜点、饮品等。 4.1.3 对外宾的来访，由对口职能部门或集团下属公司负责接待，总裁办协助做好会访前的各项准备工作。如果需要集团总裁出面的，应提前安排领导与来访外宾会面的时间、地点，切忌来宾长时间等候。 4.1.4 外宾来访前，负责接待的部门应将外宾的基本情况、单位、人数、姓名、性别、职务、来访目的、抵离时间、乘坐交通工具及车次、航班、入住酒店、用餐情况等整个行程了解清楚，制定详细的行程安排，并按接待标准准备相应的水果、甜点、饮品等。 4.1.5 对平级或普通客人，由相关对口职能部门负责人负责接待、陪同，备茶水、饮品等。 4.2 接待注意事项 4.2.1 陪同接待过程中，集团高层领导、对口职能部门负责人及集团下属公司领导为发言人，负责向贵宾介绍情况、回答问题，其余参观陪同人员在未经允许的情况下，不得随意发言。 拍摄人员在拍摄完毕后须迅速离开会场，不得影响贵宾。 负责接待的工作人员将会场布置妥当后，应立即返回自己的工作岗位，负责到水（饮品）的工作人员，每间隔一段时间礼貌地为贵宾到水（饮品），切忌紧张，将水（饮品）滴到贵宾身上。 集团及下属公司凡有接待任务的，员工不得在领导参观或会议室门外等地方守候、围观。 4.3 接待礼仪 4.3.1 负责接待的相关人员，对来访的客人应主动、热情、礼貌。集团前台主动问明来意，根据客人的身份，安排适当地点（办公室、会议室、洽谈室等）进行交谈，如果客人要求与相关领导或其他人交谈，应立即联络协调，并将客人引至约定的地点等候会面，安排妥当，方可离开。 客人离开时，要主动打招呼或送至公司门口，不失礼节。 如遇重要客人来访，负责接待人员须通知集团员工应衣着整洁，男士应着西装/衬衫、打领带、穿皮鞋；女士应着套装（职业装）、化淡装。 其他事项 每次接待任务结束后，负责接待部门都要进行一次小结，以便总结经验，改进后续工作。 每次接待任务结束后，涉及到的相关费用由负责接待部门统一结算报销（属于下属公司的由其公司负担）。 对普通客人原则上不安排用餐，重要的客人安排用餐须报相关领导批准。 与协议宾馆、酒店的签单报批程序按财务的有关规定执行。 附则 6.1 本指引制度由总裁批准后生效，自颁布之日起执行。 6.2 本指引制度解释及修订权在集团总裁办。 7. 支持性文件 7.1 《接待客人所需物料清单》。 8. 相关记录 无。  附件： 接待客人所需物料清单 一、接待字幅标语： 1、横幅（大会议室使用）； 2、欢迎牌（ ** 个）； 热烈欢迎**集团董事长**先生一行莅临我集团！ 3、门口红地毯； 二、车辆标准： 1、奔驰级（ ***车 ）； 2、别克级（ / 台）； 3、车辆接待路线：① ② ③ ； 三、公司接待地点： 1、老板办公室； 2、会议室（大会议室/小会议室）； 3、花篮（会议桌面： ** 盆）； 4、水果标准数量；（大盘、小盘） ** 盘； 5、饮料茶水（果汁/咖啡/茶水/甜点等）； 四、电子投影：（电脑笔记本、投影仪、话筒、音响）； 五、定餐标准； 1、就餐地点： （ 酒楼/店 包房）； 2、就餐费用标准（ 元）； 3、就餐菜单： 4、餐桌台花； 六、照相标准；（ ** 台照相机）； 七、礼品标准： （参考惯例：****礼品）