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日照职业技术学院各类档案工作规范及流程 党、政管理类、外事类文件材料的工作规范及流程 一、文件材料的来源 （一）每年初从党办院办机要室签收的与本单位工作职责相关的国家、省、市文件。 （二）与本单位工作职责相关的学校发文（含拟文稿）。 （三）本单位人员外出开会、交流带回的文件和会议材料。 （四）本单位工作中产生的有保存价值的文件材料。 （具体内容详见归档范围） 二、文件材料的整理 （一）件的确定 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但是实际工作中文件的形式多种多样，要用以下材料来确定件： 文件正本与定稿为一件。定稿不易装订的也可单独作为一件。 正文与附件为一件。如附件数量较多也可各为一件。 原件与复制件为一件。对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。 转发文与被转发文为一件。 会议记录、介绍信存根等一本为一件。不便拆开的整本会议记录可作为一件，但须在档案管理软件中输入每次会议的主要议题。如果会议记录不是一本，可以每次会议记录分别作为一件。 成套的会议材料各为一件。一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档，如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册……等等。 重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。重要文件须保留历次修改稿，正文与历次稿各为一件。 计算机及其网络环境中形成的文件，正文与计算机打印