办公流程“三简化”管理建议.docVIP

办公流程“三简化”管理建议 　　当前，“低油价”形势严重影响了整个胜利油田，市政管理公司作为社区三级单位在应对低油价、适应新常态带来的挑战，必须认清当前面临的严峻形势，我们牢固树立“经营一元钱，节约一分钱”的管理理念，转变观念，强化理念，优化资源，带动公司在“节能创效”上，把新经验、新技术、新理念进行推广，不断落实材料管控，简化办公流程，提高工作效率，实现降本增效。 　　一要简化成本管控 　　1、实行无纸化公文批阅。市政管理公司积极利用现有资源，在节能降耗上，集思广益对办公流程实行改革。各类文件、通知一律以“无纸化办公”作为初审方式。通过内部腾讯通、中石化邮箱、移动U盘等方式，及时将文件、通知传输到公司领导电脑中（需要盖章、上报的材料除外），并由公司办做好文件、通知的拟办、领导批示、其他领导阅文及处理意见等传阅单亲自签收。仅2015年1-6月份节约各类文件、通知、复印材料等费用节约425元。如果推行至全公司，各项费用均在数千元不等。 　　2、节俭办公耗材。公司所属机关以办公设备、打印器材、办公耗材以及办公用品为主，我们在做好日常办公事务的同时，着手在“节能降耗”上下功夫。例如：在纸张使用上，实行“纸张使用登记制”。由于基层队未配置复印机，在安全和各类培训上，需要复印的资料、试题多，在此，我们对纸张使用单位及部门做好管理登记制，以年度作为综合累计，将纸张成本分解到各单位及部门成本中；再对以往打印完毕的文件、资料进行分类，选取单面与双面纸张，收集单面纸张，控制资料内容的排版及压减张数，以备再次利用。 　　二要简化办公流程 　　公司在整合成立初期，由于公司基层各项申报程序相对繁琐、流程复杂、等待时间较长等原因，导致工作费时、费力，工作效率还不高。为了进一步简化办公系统流程，市政管理公司综合办实施职责划分制，积极探索办公程序简化管理办法。 　　首先，简化办公签认。原先，各基层队材料审批需要由四级亲自办理，如若没有联系好，各类手续办理进度无法进行。针对这一情况，公司积极着手于简化流程，出台相关处理办法，经过多次研究讨论，由公司统一进行管理，简化四级工作量，提高办事效率，受到一致好评。例如：在材料计划申报工作中，原先由四级直接选购材料，少则一天、多则一周以上购买材料，费时、费力，以“先使用、后报销”的方式定期提交发票签认单，费用参差不齐，审批时间长，购买材料有时不能满足生产需要或突发性工作的使用，种类未划分，还加大工作量。根据基层上报材料采购难、费事等问题，公司积极讨论研究，做好统一管理，要求基层队每月15日前将《材料计划申报表》提交到公司，由公司对各基层队上报材料信息进行筛选、分类报送，减轻了基层队的工作量。流程图如下：将票单由四级相关人员进行核实、签认（主管领导、采购人、验收人三方签字方可生效），以前：四级收集材料明细-市场调查材料价格-单价由四级主管领导审核、批准购买-审批签字-由采购员进行材料采购-等待发票报销。（根据发票金额按月度进行报销，当月费用超支将累计到下个月再进行报销，时间较长），由公司财务上报社区财务科审批，将发票报至公司财务，由四级成本人员开出相关发票。 　　现在：由公司主管领导签字、认可，四级填报《材料计划申报表》提交到公司由分管领导审批-报送物资供应站-社区财务科主管领导签字 　　由将材料下发-至基层队。供应商（具体材料、规格、型号进行沟通采购） 　　其次，简化操作流程。 　　在日常工作中，由于公司综合办、生产办、经营办所涉及的工作较为单一，而基层队资料员往往一人兼多职，在各口资料上传、系统网络设置、稿件提交、工作平台操作等工作中，利用专口集中培训学习，加大网络化操作，短时间内能够掌握，可时间一长往往会生疏流程。根据以上问题，公司对各部门职能进行划分，由各办公室负责人集中设计网络步骤图、文件操作图、平台设置图等网页流程图的制作，让人易懂、易操作、易掌握，从而使基层队培训、学习、操作有了依据，既易掌握、又能节省时间。下一步，我们通过制作流程图的经验，还要将绿化职业技能鉴定实践操作以绿化初级工、中级工、高级工、技师四部分，以视频制作的方式进行重点编辑，由公司绿化技师导师亲自进行实地操作、疑难问题解答、安全操作注意事项等内容详细记录，并制作成光盘，各队绿化工可以根据培训内容选择学习课程，并运用到现场操作中，确保基层队绿化培训率达到100%，大大节约外教老师的培训费用，还能利用现有的人才资源，提升公司各队职工的技能水平。 　　三要简化网络办公信息管理 　　一是教育培训自由选择。当下，网络式培训慢慢地成为主流，职工在加强日常培训工作的同时，必须改变以往企业培训被动式教育模式。利用家庭、公共区域设有的wifi，通过手机微信添加公司机关及基层正副职微信号、手机号、QQ的方式添加入群进行观看，开