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智慧办公从文印服务管理开始 　　 IDC的调查数据显示，企业每年在打印上的花费大约要占到其年营业额的3%～6%。然而在如此高昂的打印成本当中，仅有不到10%的文件成本是由办公设备直接产生，其他超过90%的成本分别来自耗材、服务、纸张、IT支持、附加设施、用户培训，及其他成本。 　　 可见文印方面产生的直接成本其实很少，边际成本却非常高。All Associates Group的调查结果也印证了IDC的调查，公司每花1美元的页面打印费用，有可能需要花9美元来管理该页面，全球2000强企业的成像和打印费用平均约为收入的6%，而某些行业，这一数字高达14%。 　　 加强打印环境的管理是降低企业文印成本的一个重要方法。 对于那些拥有大量打印机、复印机和传真机的公司来说，通过管理打印基础设施、自动运行纸质工作流，可以节省 10%～30% 的打印成本。 　　 除了可以降低企业的打印成本，文印服务管理在安全性上也表现突出。Lightspeed Research的一份调查显示，15%的打印文稿被留在设备上无人取走，56%的员工曾经看到过遗留在打印机上的敏感文件。虽然在一些对信息保密要求较高的行业，如政府、金融等行业，通常都会制定关于打印文档权限和保管的规章制度，但这些建立在员工自觉性上的制度实际可控性较弱，且监管力度不足。如果不慎发生文印信息安全事故，企业往往又会面临追查信息缺口和信息去向的障碍，这不仅使事故的补救和追责显得十分困难，更可能导致安全漏洞长期存在，造成更大损失。这些隐患都使企业在文印信息安全管理上处于被动地位。因此，文印信息安全的管理，必须拥有主动抵抗风险，并排除人为干扰的能力。刷卡式打印等主动式的文印管理成为企业的上佳选择。 　　 针对上述问题，佳能、富士施乐、惠普等打印机厂商都推出了各具特色的文印管理服务，这种集打印机、复合机硬件，解决方案软件，上门维护服务于一身的服务，可以帮助企业提高文印管理的效率、降低企业整体的文印成本、优化文印业务流程、降低企业文印信息泄露的安全风险，可以说文印服务管理对企业来说是有百益而无一害的。 　　优点众多 缺点很少 　　 惠普打印与信息产品集团中国区托管服务事业部总监吴永泰在接受采访时为记者例举了文印服务管理诸多优势。 　　 1. 传统管理需要企业配备的IT维护人员花费很多时间和精力在文印设备的管理上，如设备和驱动安装、配置、报修和维修协调、订购和管理耗材、管理供应商等。但是文印服务管理会极大地减少用户IT运维人员在打印设备管理上花费的时间和精力，把宝贵的时间和资源用在更重要的业务和事务上，节约用户的人工成本。 　　 2. 文印外包会有专业团队评估企业的文印环境，他们会了解和评估用户的文印系统现状和存在的问题，有针对性地做出更适合用户实际情况和业务发展需求的文印设备配置和规划，使用户的办公文印系统更为高效。 　　 3. 一般企业在文印输出方面的成本平均是企业营业额的3%，数目很可观。而通过文印管理的系统调整，企业可以降低10% ～30%的文印成本。 　　 4. 通过部署跟随打印或加密打印等软件解决方案，可以避免以往很多无效和浪费的文稿打印，企业的文印量将整体减少20%左右。 　　 5. 加入文印服务管理项目之后，后台会对每一台打印机的运行进行监控，不仅可以检测设备状态，及时发现设备故障和耗材更换需求，还可以搜集并统计设备印量，从而分析每个部门的打印量是否符合其部门的实际和需求，并动态调整设备部署以期进一步优化并降低成本。 　　 6. 文印服务管理保证了配件、耗材均使用原厂正品，杜绝了仿冒耗材的隐患。这既保证了维修品质，也延长了设备使用寿命，同时降低环境污染，保护用户利益。 　　进一步优化流程管理 　　 Gartner在给企业的采购建议中指出：“许多文印服务管理用户都仅关注设备、耗材和服务，却忽视了改进基于纸张的业务流程、调整打印战略以适应其他IT领域等目标。用户应该寻求从文印服务管理供应商的行业专业知识中获益，将其文件整合到电子流程之中。通过这种方式扩大其文印服务管理的范围，这样企业能够从中获得最大化的成本节约和流程改进。” 　　 “流程管理服务是帮助用户改变流程，由此更加优化、节约用户的成本。” 富士施乐（中国）有限公司全球服务部全国市场及业务拓展总监葛清泉在接受记者采访时表示，“企业级打印服务主要是帮助用户管理资产。用户只是使用设备，有什么问题富士施乐承担到底，用户也不用自己再买耗材。在用户日常使用过程中，维修、耗材订购、更新设备或是把设备移到一个合适的地方，都是非常繁琐的事情。这些富士施乐都可以帮助用户承担。” 　　 除了优化内部的流程，富士施乐还可以帮助用户整合过去需要外部合作的业务。“用户使用富士施乐的文印和沟通服务之后，可以把数据库交给富士