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关于把高校档案馆构建成学校信息中心的思考 　　摘 要：校园信息化的推广，特别是电子校务的推行，给高校档案馆发展带来了新契机，不仅档案信息的种类和数量大幅度增加，用户档案信息需求增多，而且原有工作模式受到挑战。在这种新形势下，高校档案馆不能停留在以往简单的档案保存工作上，而需要解放思想，转变观念，重新定位；要顺应信息化的发展潮流，在储备一定数量复合型人才的基础上，通过加强档案收集、发展信息化、增强服务利用等途径努力把档案馆建成学校的信息中心。 　　关键词：信息化 档案馆 信息中心 高校 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（c）-0155-02 　　社会信息化的发展以及高校电子校务的推广，既产生了大量电子信息，又改变了原有的日常工作方式，这给高校档案工作的发展带来了机遇和挑战。在这种新形势下，高校档案馆如何重新定位，获得可持续发展，这是新时期档案工作的重要研究课题。 　　1 网络环境下高校档案馆面临的新特点 　　校园信息化的发展以及电子校务的推行，改变了高校原有的工作方式，给档案工作带来了很多新要求。 　　1.1 信息量不断增大 　　随着互联网技术的广泛应用，整个世界进入了高速发展的信息时代，与之同时也产生了各种类型的海量信息。在这种浪潮的推动下，高校信息化建设蓬勃发展起来并已初具规模，校园信息的数量和种类都得到极大丰富。从内容上看，高校日常工作涉及的活动很多，既有教学、科研等业务信息，又有设备、人事、财务等管理信息；从数量上看，信息技术的发展改变了原有的工作方式，信息记录和传递的效率大大提高，导致校园信息的数量极具增加；从载体上看，信息技术的应用，特别是办公自动化的逐步推广，磁盘、光盘等多种媒体相继出现，信息的载体呈现出多样化的趋势。在这种形势下，各类信息的数量都正在不断攀升，档案信息资源也得到了极大的丰富。 　　1.2 用户需求增多 　　随着社会信息化的发展，学生和社会对档案信息的需求正在不断增强。根据2008年《高等学校档案管理办法》（27号令）的相关规定，档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，如果学生和校友需办理一些在校学习期间的证明材料如出国申请材料、工作派遣证明等，必须到档案馆开具相关证明，诸如此类的业务导致档案用户的信息需求正在不断增长。 　　与此同时，档案馆的用户范围也在不断扩展。目前档案馆的用户不仅包括学生、教师等本单位的人员，还包括社会上其他单位、组织和个人，例如很多单位人力资源部门为核实毕业生信息需要到档案馆进行查询。 　　可见，不仅档案用户信息需求增多，而且档案馆用户群体也在扩展，不同用户有各自不同的信息需求，因此档案信息需求的种类和数量都随之不断增多。 　　1.3 信息化发展 　　传统档案部门工作对象主要是纸质案卷，其主要任务在于保管这些案卷材料。随着高校不断深入推行电子校务和办公自动化，使得学校在形成一些纸质文件的同时，也产生了大量电子文件，这两种形式共同构成了学校的重要信息资源，同时也是档案馆收集的主要对象。这也就要求档案馆在开展档案物质形态管理的同时，也要开展对电子档案的收集与整理，坚持当对纸质文件和电子文件同步归档。 　　1.4 档案自身价值实现 　　档案之所以需要保管是因为它具有特定的作用和价值，它能够为今后发展提供凭证和参考。因此档案馆应转变观念，把工作重点放在档案提供利用上，只有这样才能更好地发挥档案的社会效益和经济效益。通过网络满足不同利用者的需求，使档案信息得到充分而有效的共享，这是档案馆今后的工作重心。因此档案馆需要承担起了信息的收集与传输责任，发展成为档案信息服务中心，进而凸显档案信息管理的功能。 　　2 档案馆成为学校信息中心的可能性 　　高校档案馆经过多年的工作积累，具备信息管理的基础和能力，能够积极主动地开展信息服务。 　　2.1 档案馆具有信息工作基础 　　从本质上讲，档案工作是信息工作的组成部分，档案管理就是信息管理的重要内容。经过多年努力，目前高校档案馆基本上已将学校各部门形成的档案全部接收进馆，主要包括党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、外事类、基建类等九大类，因此高校档案馆已经集中了学校的历史信息，而且门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富，是学校档案信息的集中保管地，具备信息资源开发的物质基础。另外，经过多年工作积累，档案馆工作人员已经具备了基本信息资源管理的能力，因此能够胜任信息管理工作，可以积极主动地开展信息服务。 　　2.2 档案馆具有信息收集能力 　　根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规的相关规定，对属于归档范围的各类材料，须定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。目前高校档案馆已经根据各学