图书馆图书采购业务外包的验收环节优化.docVIP

图书馆图书采购业务外包的验收环节优化 　　【摘 要】采购图书业务外包对图书馆的建设是有所助益的，但是这种模式并不是十全十美的。通过总结业务外包验收环节的工作流程和内容，分析实际工作中发现的问题，提出了优化该环节的措施。 　　【关键词】图书验收；业务外包；图书馆 　　0 引言 　　现在大部分高校通过政府招标的形式将图书馆的采购业务部分外包给馆配商。常见的业务外包服务包括采访业务外包、分编业务外包、图书物理加工外包、图书上架外包、图书使用后期维护工作外包等。通过业务外包，图书馆降低了成本，提高了采购效率，缩短了新书上架的周期，还使得图书馆可以更加专注于自己的核心业务。图书馆采编部门通过转变业务重心来适应学院不断发展的教学、科研、学科建设等工作。在这个过程中图书的验收环节是非常重要的，因为它关系到文献资源建设的质量。笔者在实际工作中总结了一些可能出错的环节和需要注意的问题，提出了应对措施。 　　1 图书验收的流程和内容 　　图书馆主要通过书目勾选、现场采购、师生荐书，网络选购等方式购买新书。在采购业务外包的情况下，采访人员使用馆配商提供的书目来勾选要采购的图书。由于书商天然的优势，图书馆新书采购的选择范围大大增加。馆配商拥有大量的图书现货，创造了良好的现采条件。采访人员通过各种方式，最终会形成勾选书目预定书单、现场采购预定书单、点采预定书单。这些预定书单是图书验收的依据，凡是发现书商乱配进来的图书，都应该予以退回。 　　我馆在具体的操作中采取如下验收流程： 　　（1）书商通过预定书单配书，返回配书清单； 　　（2）采访人员核对配书清单和预定书单是否相符，并对配书清单进行查重查复； 　　（3）加工好的图书到馆后拆包核查图书是否符合合同要求； 　　（4）在验收子模块对图书逐一进行机器验收，检查MARC数据是否合乎要求，检查MARC数据与图书物理加工项目信息是否一致； 　　（5）出具验收清单和验收报告。 　　在步骤（1）中要和书商进行沟通，督促书商尽快下单。如果购书量很大，书商配书往往是需要一个周期的。采访人员应该及时追踪配书情况，掌握采购的进度。在步骤（2）中采访人员可以用excel自带的查重功能筛选预定书单外配书。在步骤（3）中主要检查到货图书是否是正版图书，图书有没有存在污损、图文不清、缺页、倒页、缺附件等质量不合格现象；检查馆藏章、条形码、书标的数量和位置是否符合规定；每个包裹里面的书籍是否是随书清单上罗列的图书，价格和数量有无差异；检查防盗磁条是否存在，粘贴位置是否隐蔽；对于带盘图书要检查随书光盘是否有破损和丢失的现象。在步骤（4）中需要对每本图书进行机器验收，主要是在图书管理系统的验收子模块中进行。我馆使用的金盘图书管理系统的验收模块中可以比对预定图书信息。拿到需要验收的图书后，可以通过ISBN号、书名、条码号在系统中查找该书，待系统找到该书后，在预定模块会出现该书的预定信息，这时在验收界面中的套数、册数、单价、金额等输入框中点击，输入框获得焦点后会自动生成数值，如果遇到单价和数量与预定信息不符的情况，验收人员应根据实际情况输入数值，并做好记录。少配的图书应该督促书商补齐，对预定单价有误的图书价格及时纠正。在这个过程中，还需要检查MARC数据的质量，对关键字段逐一检查。特别注意书上的书标和条形码是否跟MARC数据相应字段的值一致。在步骤（5）中，验收清单中需要列明订购价格与数量和验收价格与数量，验收报告需要写明各种验收不合格的情况，随后督促馆配商配合解决。 　　2 验收过程中发现的问题 　　2.1 手工验收中的问题 　　大的馆配商在同一地区往往对多所高校供货，在一次采购中，我馆就在验收中发现本地其它高校的包裹。到馆包裹形状大小不一，堆砌起来无法数清包数。拆包后，经常发现因为长途运输和粗暴搬运造成的图书有破损，有些图书的磁条掩埋的不够隐蔽，有些图书的磁条无法充磁，图书馆藏章、书标、条形码的位置歪斜，个别图书使用的号码段不在我馆提供的范围内。 　　2.2 机器验收中的问题 　　在计算机验收时往往会发现图书复本量和预定量不一样，有些图书的分类不符合我馆要求，编目数据中的单价与原书的定价不一致[1]。机读目录中有些字段不详尽，比如有些数据的330字段过于简洁，不能了解该书的主要内容与观点。有些数据没有333字段，而我馆要求MARC数据需要具备333字段。在核对套书的价格的时候常常发现010字段的价格是套书的总价，在最后统计总码洋的时候往往会多算码洋。例如，我馆采购了一套新文学大系，在系统识别分册价格的时候，由于书商做数据时对套书个别分册采用了集中著录，系统直接读取了它的套书总价作为分册单价，经过逐本核查，又发现采用分散著录的分册价格也被错误著录。有些图书在系统里面找不到编目数据，如《美丽中国