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Excel在国家助学金管理中的高级应用 　　摘 要：Excel是功能强大的工具，给我们的工作带来了太多方便，但要想实现复杂的数据计算与分析，如我们在国家助学金管理中要搞一些统计的话，用常规的方法费时费力，并且容易出错，而我们灵活运用Excel函数功能可以轻松地进行编辑与统计。 　　关键词：Excel；国家助学金；学生信息；重复记录；连片地区；效率 　　中图分类号：TP391.13 　　凡是从事过中职国家资助管理的老师们，都知道资助管理的工作量大，数据交错复杂，从数据录入到数据分析与统计都在一张Excel电子表中来实现，为了更好的管理这张工作表，善用Excel软件能极大地提高工作效率，下面是根据平时国家助学金管理工作的实际应用，总结了一些Excel函数的使用技巧，与大家分享。 　　1 录入学生信息 　　国家助学金管理最大的工作量是录入学生基本信息，学生基本信息表包括48个字段项内容（如：学生姓名、性别、出生年月、身份证号等），作为学生资助管理老师，为了减轻自己工作量，往往将这项基础信息录入工作分配给每位班主任来完成。字段多，每个学生的信息要求录入准确，对于Excel不熟的班主任老师来说，的确是一项很难完成的工作。本人借助函数的帮助，可以大大减少个别字段的手工录入。 　　建立图1学生基本信息表，首先用Excel软件建立一个“国家助学金管理”工作簿，将工作表Sheet1更名为“学生基本信息”，并在学生基本信息表中分别在A1、B1、C1┅┅AU1单元格里输入“身份证号”、“姓名”、“性别”、“出生日期”等字段。只要为每位学生准确完整的输入身份证号，C列的“性别”和D列的“出生日期”不用手工输入，用函数填充来解决。方法是在C2中输入表达式：“=IF（LEN（A2）=18，IF（MOD（VALUE（MID（A2，17，1）），2）=1，男，女），错误）”，然后向下填充C1到所有记录，性别C列就自动填充完毕。用同样的方法在D2中输入表达式：“=IF（LEN（A2）=18，MID（A2，7，4）-MID（A2，11，2）-MID（A2，13，2），错误）”，就可以完成出生日期的录入。字段“姓名”、“民族”必须要手工输入，但是“年级”、“入学年月”等相同内容的字段，可用填充来完成。 　　图1 学生基本信息表 　　2 查找重复记录 　　作为资助管理老师，收到班主任交来的学生基本信息表，首先将这些信息表汇总到一张工作表中整理数据。但是由于各班主任交表的时间不同，前后相差十多天，这期间就会发生学生流动，比如：一名学生在某班报了名，然后又转到了另一个班，或者是因学生基本信息录入老师不知情，同一名学生误报名多次且重复录入学生信息等原因，造成学生人数不准确。在这拥有几千名学生的工作表中，要想用排出对比法查出重复记录的学生，少则至少要一天。为了快速准确的查找重复记录（重复学生），可以根据每位学生“身份证号”的唯一性这个特征，在学生基本信息表中“身份证号”A列后插入一空白列B，在B2中输入表达式：“=IF（COUNTIF（A：A，A2）=2，A2，）”，然后再向下填充，就可将重复的“身份证号”找出来，如图2查找重复记录――刘军，将多余的刘军删除即可。 　　图2 查找重复记录 　　3 怎样导入学生银行帐号 　　当学生基本信息表建立完毕后，接下来的工作是到银行批量为每一位学生办理中职学生资助卡。而银行在办理过程中因学生个人信息出现不符合银行办卡规定，导致少部分学生办卡不成功，且银行返回的银行办卡表与当初送往银行的学生基本信息表中记录顺序完全不一致，为了用一张电子表格管理好所有学生资助信息，难道要将银行帐号用手工逐个输入到学生基本信息表，几千个学生银行帐号手工输入这显然工作量极大，而且手工录入容易产生错误。在此，管理老师只有放弃在同一张工作表中管理学生资助信息。对于这个问题，笔者是这样解决的，假设银行返回的办卡成功表为图3学生银行帐号所示，将其导入到学生基本信息工作表中，并将导入的工作表命名为“银行帐号”，然后在学生基本信息表中找到 “中职学生资助卡号”字段AS列，在AS2中输入：“=INDIRECT（银行帐号！DMATCH（A2，银行帐号！A：A，0））”，向下填充所有记录，中职学生资助卡号导入完成，如图4导入资助卡所示。若下批学生银行卡号补办成功，只需要从银行发来的银行帐号数据粘贴到“银行帐号”工作表中就可以了。 　　图3 学生银行帐号 　　图4 导入资助卡 　　4 统计连片地区学生人数 　　发放国家助学金。在贵州省，不是所有中职学生享受国家助学金，而是资助文件规定的65个贫困县中农村户籍的学生才享受国家助学金，我们简称他连片地区学生。对于资助管理人员或班主任要熟知哪些县属于资助文件规定的贫困县，的确是有难度地。要对几千