存货业务会制度的设计.doc

存货业务会计制度的设计 第一节? 采购业务内部控制方法的设计 一、采购业务的内容及特点???要实现存货采购业务内部控制和会计制度设计的目标，首先必须了解存货采购业务的特点。 存货采购业务一般具有以下特点:1、它与生产和销售计划联系密切 2、它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加 3、业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞 二、采购业务内部控制制度设计的目标??? 针对存货采购业务的以上特点，其会计制度设计的目标应为：1、存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致；2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生；5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；6、及时、准确提供存货采购的会计信息。 三、采购业务内部控制制度的设计??? 为实现采购业务内部控制制度设计的目标，存货采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面： （一）职务分离制度??? 存货采购环节中的主要业务有提交请购单、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：1、在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。2、采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。3、物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。6、审核付款人员应与付款人员相分离。7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。 （二）存货采购的请购单控制制度??? 为使物资既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定存货采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制 “物资需求单” 的方式提前通知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理（或财务，下同）部门的确认后方可生效。 采购部门确认的目的在于两个方面：一是防止已经采购的物资又重复执行，二是咨询现行市场价格，对所需采购资金进行估算。采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门根据企业的经营目标、资金预算范围和企业的现有资金状况进行综合审查后批准。存货采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后，再交采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案并办理招标订货手续。? （三）订货控制制度??? 采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向不同的多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判；然后,根据谈判结果签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，核心点是对购货询价、签订合同和订货单的控制。 （四）货物验收控制制度??? 企业所订购的货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联，并分别传送给采购部门和会计部门。货物验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。? （五）入账付款或应付账款控制制度??? 由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该及时记录存货的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。对存货的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计入账时应注意做到两个方面：一是记入适当的账户和适当的会计期间；二是正确地进行计量。 （六）会计稽核与对账制度??? 它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。 四、采购业务凭证流转程序的设计??? 企业的进货业务主要有三个环节：第一环节是询、报价；第二环节是供需双方讨价还价、签订购