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環球科技大學資訊管理系--許聖傑 第3單元：採購流程 環球科技大學 資訊管理系 助理教授：許聖傑 大綱 採購管理的主要議題 採購系統與其他系統之關聯 採購流程圖 1.採購管理的主要議題 請購作業 採購作業 跟催作業 收料作業 廠商管理 1-1.請購作業 當內部產生需求時，在發出採購單前，先行提出請購需求由授權主管審查是否同意此需求(針對數量、金額...等)，方可進行採購的動作。 同時提供更新作業直接產生採購單，避免採購人員二次重工的多餘性。 1-2.採購作業 在確定需要採購之料件、數量與交期後必須選擇廠商，確定進價，然後製作採購單據寄發出去。 此項作業之進行，必須對於各項料件建有完整的供應廠商價格方面之檔案與歷史交易價格記錄。 另外，則是必須應付大量製作與寄發採購單據的工作。 1-3.跟催作業 採購單寄發出去後，緊接著便是必須進行例行的跟催動作，以確保料件可以如期進貨。 跟催作業，往往必須依賴從各種角度來查閱之表報。譬如，就廠商別或就料件別或就某張製令別來查看預計進貨之狀況。 1-4.收料作業 當廠商進貨時，倉庫收料人員必須核對原採購單之品號、數量、交期是否相符。 然後製作收料憑證，連單帶料轉移至品管單位進行品檢。 品檢後，對於品質的判定結果必須加以記錄。 其中，驗退件必須先予保管並通知廠商取回。 驗收部份則辦理入庫登帳事宜。 1-5.廠商管理 對於所有往來之廠商，除了必須建檔保存其基本資料外，還必須隨時記錄與其例行之交易。 因此，可以定期計算與各廠商之交易筆數、金額、不良率、交貨逾期率等，並進而評定各廠商之交貨評等、品質評等。以做為日後是否繼續採購或做為議價之參考。 2.採購系統與其他系統之關聯 2-1.產品結構管理系統(BOM) 自動採購作業: 可以自動依產品的預計生產量經料表展開，計算出需採購之料件，然後自動拋轉至本系統成為正式之採購單。 2-2.庫存管理系統(INV) 庫存餘額資料: 進貨單.退貨單將自動更新庫存餘額資料。 庫存異動明細資料: 進貨單.退貨單將自動更新庫存異動明細檔。 2-3.票據管理系統(NOT) 資金預估: 用採購未交、進退貨未結帳的金額作為資金的減項資料。 2-4.進口管理系統(IPS) 進口之費用分攤、L/C 管理均於進口系統中處理。 2-5.應付管理系統(ACP) 應付憑單建立作業: 進貨單、退貨單之應付帳款管理。 付款單建立作業: 進貨單、退貨單之付款作業。 2-6.製令管理系統(MOC) 託外製令.進貨單: 加工廠商的廠商基本資料必須由採購系統之『供應廠商資料建立作業』中定義建檔; 針對加工廠商的評核(交貨/品質/ABC )亦由採購系統來執行。 2-7.物料需求計劃系統(MRP) MRP採購發放作業: 自動依據料件之預計供需狀況做出採購計劃，此一採購計劃可以自動拋轉至採購系統成為正式之採購單。 2-8.自動分錄系統 (AJS) 會計傳票拋轉作業: 採購管理系統之進貨單及退貨單之存貨進出單據，可透過「自動分錄系統」之『傳票拋轉作業』，由系統產生存貨異動傳票於「會計總帳系統」之『傳票資料建立作業』中。 3.採購流程圖 * * BOM 產品結構系統 PUR 採購系統 INV 庫存系統 IPS 進口系統 COP 訂單系統 MRP 物料需求計劃 AJS 自動分錄系統 MOC 製令系統 ACP 應付系統 自動請購作業產生 料件承認管理 訂單轉採購單 複製作業 進貨單資料 退貨單資料 庫存可用量 進口資料 應付憑單資料 加工廠商評核 廠商基本資料 採購計劃 退貨單資料 進貨單資料 NOT 票據系統 資金預估 再補貨建議表