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文件管理制度 为了进一步提高我院学生干部对活动材料的整理能力及材料归档的完整性，更好地为评选校“优秀学生会”、“五四红旗团支部”等准备材料，因此，特对我院材料的管理制定制度，各部门活动材料必须按要求做到。 可参考的项目： 一、目录序号分级标准 一级标题序号一、 二级标题序号1.（英文标点半角） 三级标题序号(1)(括号为英文角括号) 四级标题序号① 标题序号手打不要用自动生成的标题序号 二、句子结尾为中文句号“。”而不是英文句号“.” 三、X月X日而非口头语X月X号 四、“；”用在复句内并列的分句之间，单句内并列词语之间只能用或，不能用 五、符号除了“、”“。”为中文标点半角，其余的“；”“.” “:”“（）”都为英文标点半角 材料内容 一、标题与正文: 大标题：三号宋体加粗 正文：字体为仿宋(不是仿宋-GB2312)四号（包括正文内各个小标题），字体缩放100%，间距标准，位置标准。字体字间距0磅。 段落为对齐方式左对齐，左右缩进0字符，特殊格式首行缩进2字符，段前段后行，行间距固定值24磅。 落款：团委、学生会及部门之间无空格(物理与机电工程学院团委XX部或者物理与机电工程学院学生会XX部)，时间均为大写(二○XX年XX月XX日)，均在页面右下角。 二、活动策划: (1)活动前期准备 (2)活动实施过程(可另附附件) (3)活动后期工作 (4)经费预算 (5)安全预案 例如： 一、活动主题： 二、主办单位： 三、承办单位： 四、时间： 五、地点： 六：注意事项 三、执行策划 工作任务的安排及相关注意事项，安排到的部门负责一个项目，人员由自己部门安排，并在一个工作日内以excle文档发给办公室王志发535910406@，内容为部门，具体时间，项目，人员，电话(可适当调整)。 四、活动总结： (1)自己组织情况、活动效果及存在不足之处、提出解决措施或活动的发展方向 (2)活动总结要图文并茂(每张图片下都需注明图的序号以及图片内容) (3)活动结果(即获奖人员或者公示名单) (4)实用经费(写明具体用途) 五、excle表格： (1)标题一律16号黑体加粗，不需要边框； (2)表头或小标题一律14号宋体加粗； (3)表格中文字一律用11号仿宋不加粗； (4)文本对齐方式：行居中、列居中，并自动换行； (5)非特殊情况，表格边框不要加粗。 (由于excle表格数据特殊性，可做在规范上做适当的调整) 六、word中的表格 (1)标题一律三号仿宋，不需要边框； (2)表头一律小三号仿宋； (3)表格中文字一律用四号仿宋，如若内容太多可适当减小字体； (4)文本对齐方式：行居中、列居中，并自动换行； (5)非特殊情况，表格边框不要加粗； (6)右击表格左上角，自动调整中的根据内容调整表格或者根据窗口调整表格，只要美观选哪个都行; (7)双击表格左上角，选中居中，其余不变; 六、图片 (1)双击图片，版式一栏选择四周型，拖动图片至所要部分，调整好与打印区域一样宽度(可适当调整)，再次双击图片选择居中。 (2)文字描述在图下居中，中文字体为五号黑体加粗；图号按顺序编号，插入特殊符号中数字序号的①~⑩，图题序号与图名之间空一字间距。例如：① XXXX 红头文件格式： ①（以三号字体空四行，具体情况再做调节） ②岩学院物院团（团委）或学（学生会）字〔20XX〕X（几号文件问王志发）号(三号、仿宋、加粗、居中） 例如：岩学院物院学字〔2013〕x号 ③（以四号仿宋空一行） ④关于XX活动的通知（小二、宋体、加粗、居中） ⑤各XX：（仿宋，四号） 内容（与材料内容中的标题与正文一样） 附件1：XXXX 附件2：XXXX ⑥共青团物理与机电工程学院委员会或物理与机电工程学院学生委员会(页面右下角) 二○（大写，非“0”）XX年XX月XX日 主题词：XXX 通知（主标题关键字） 主 送：各班级 抄 送：学工处 院党总支 　 院办 　校团委 各年级辅导员 院团委院学生会　存档 共印x份（按情况增添、删减） ⑦附件1:(居于左上角,不加粗是，四号仿宋) 小标题(宋体三号加粗居中) 正文(材料内容中的标题与正文一样) 七、红头文件制作发放流程： 由相关部门事先写好红头文件，再由两委办公室（联系王志发535910406@）派人协助修改、打印、盖章，之后由相关部门发放红头文件。 二、材料上交流程： 1、活动前：各部门将经办公室审阅并修改完成的策划于活动开展前至少一周内上交白俊威(1014206562@)与纪建松(634113096