第7讲文档的编排和格式.docVIP

第5讲 文档的编排和格式 7.1应用样式和模板 一、认识样式和格式 样式：指字符的各种设置、段落的组合以及与版面的布局等组合起来，这种组合称为样式。 样式规定了文档中标题、题注和正文等各个文本元素的格式。只要修改文档中用到的几个样式的格式，即可达到修改整篇文档格式的目的，既保证了文档格式的一致性，又节省了文档格式编排的时间。 二、创建样式和格式 通过“样式和格式”窗格来创建。 “样式”/“样式和窗格”/新样式： 注意：新建样式通常只在本文档中使用，如果希望将新建样式添加到模板中供其他文档使用，则应选中“添加到模板”复选框。 三、应用样式和格式 插入点定位在段落中：对整个段落应用样式 选定部分文字：对选定文字应用样式 四、更改样式和格式 是应用较多的操作，用户可以通过该项操作对已有的样式进行修改，使之更好好符合用户的要求。 Word提供样式的目的：将原有的样式进行修改后，所有使用这种样式的文本都会应用新的格式，从而大大缩短文档格式的时间，提高了工作效率。 修改样式、删除样式 复制样式 样式(管理器(选择样式所在的文档或模板(选择样式(复制、删除、重命名 五、应用模板创建与加载项 模板：是一种带有特定格式的扩展名为.dot的文档，它包括了特定的字体格式、段落样式、页面设置等格式。 在Word 2003中任何文档都是以模板为基础的，模板决定了文档的基本结构和文档设置。当用户要编辑多篇格式相同的文档时，可以使用模板来统一文档的风格，并且还可以提高工作效率。 当处理活动文档时，可以用保存Normal模板或加载于该文档或其他文档中的宏、自动图文词条、快捷键、自定义工具栏及工具栏和样式设置模板。 1、使用模板：文件/新建/“新建文档”任务窗格：“模板”/本机上的模板/在“模板”对话框中选择相应的模板即可。 2、模板的创建和修改：文件/新建/模板 文件/另存为/保存类型/文档模板 3、加载模板： 定制样式的目的：是为了将同一样式应用到需要同一格式的文本或段落。 定制模板的目的：为了将模板应用到具有相同排版格式的多个文档中。 步骤：文件/新建/空白文档；文件/保存/文档模板；工具/模板和加载项/共用模板及加载项/添加/选择相应的模板即可。 4、更新模板 同样也是利用“工具”/“模板和加载项/”。 7.2 文档的编辑 一、页面分栏 1、设置分栏 分栏排版是指在页面上把文档分成两栏或多栏编排，如在多数报纸杂志上所做的那样。 在确定分栏排版之前，须先决定是整个文档还是文档的部分内容分栏、分栏数、各栏的宽度、两栏之间的距离等具体、问题，再动手分栏。如果只对文档中的部分文字分栏，先选定要分栏的正文。 选择“格式”菜单中的“分栏”，打开分栏对话框。 在对话框中做出如下设置： ①分栏预设：可以在若干种分栏样式中选择，也可以在“栏数”框中设定或输入。 ②栏宽是否相等：相等时选择“栏宽相等”，否则去掉“栏宽相等”的选择，然后设置栏宽和间距；当栏宽不相等并且栏数超过三栏时，在“宽度和间距”框中会出现滚动条和滚动按钮。 ③应用范围：在组合框中有“整篇文档”和“插入点之后”两种选择。如果在进入对话框前已选定了要分栏的文字段落，则在应用范围中为“所选文字和整篇文档”；当选择“插入点之后”时，从插入点开始直到文档末尾全部分栏排版。 ④开始新栏：当选择此选项时，从插入点处（或从本节起始处）换页后再分栏，否则从插入点处（或本节起始处）即刻分栏。 ⑤分隔线：当选择了此项时，在栏与栏之间加上分隔线。 （3）完成设置后按“确定”按钮，关闭对话框。从页面上可以看到分栏后的效果。 2、插入分栏符 除了使用“分栏”对话框对文档进行分栏外，用户还可以手动插入分栏符。操作步骤如下： 插入/分隔符：在“分隔符类型”选项区中选中“分栏符”。 注意：只有在页面视图下，才能看到分栏显示的格式；在其他视图下看不到，因此在设置分栏时先切换到页面视图模式。 二、分页和分节 1、文档强制分页 插入/分隔符：在“分隔符类型”选项区中选中“分页符”。 2、插入分节符： 节是文档的一部分，默认情况下，Word将整个文档作为一节来对待，用户可以将文档分成多个节，每节都可以拥有独立的页码、页眉、页脚、页边距等。 用户可以在节中设置这些页面格式，当需要对行编号、列数或页眉页脚等属性进行更改时，可以使用分节符创建一个新的节。 分节符是为了表示节的结束而在结尾插入的标记，是一个节的结束符号，在普通视图方式下显示一条双虚线，它存储了上一节的格式设置，如页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序等。 分节符的显示或隐藏：单击“显示/隐藏”按钮。 三、项目符号和编号 1、插入编号列表：格式/项目符号和编号 2、插入项目符号 四、多级列表： 格式/项目符号和编号 五、索引和目录 1、生