办公电话管理规定(受控版).docVIP

文件编号: YM-ZY-XZ-046 文件版本: A/0 页次: 1/3 发行部门: 人力资源部 适用范围: 公司各部门 生效日期: 2013年11月1日 会审部门及人员 总经办 人力资源部 市场部 财务部 资讯部 研发部 PMC部 生技部 采购部 品质部 涂装部 装配部 工模部 注塑部 货仓部 设备部 试模部 五金部 作成： 审核： ISO 确认： 批准： 日期： 日期: 日期: 日期: 文 件 履 历 页 版本 生效日期 制/修订条款或主要内容 作成 审核 批准 A/0 2013.11.01 新版制定 王光泽 1.0、目的 规范公司电话管理与使用，提高电话使用率，降低办公费用。 2.0、范围 适用于本公司所有办公电话管理。 3.0、权责 3.1、人力资源部负责公司办公电话使用权审核和费用管控。 3.2、资讯部负责公司办公电话整体规划、安装及日常技术维护。 3.3、各部门长负责对本部门所属的电话使用进行监管。 3.4、财务部负责支付电话费用。 3.5、总经办负责电话使用权及费用审批。 4.0、定义 4.1、办公电话：是指公司内部员工办公使用并由公司支付费用的固定电话。 5.0、内容 ? 5.1、所有需使用办公电话者，均需填写《办公电话使用申请单》，经部门负责人签暑后交人力资源部经理审核，通过审核后由人力资源部进行登记存档，并通知资讯部开通内线电话或市内直拔电话功能；若需开通直拔长途电话功能（包括国内长途和国际长途），由使用部门报总经办批准后方可开通，电话使用人离职，电话使用部门应及时通知资讯部关闭该部电话的长途电话功能。 ? 5.2、所有电话使用人为该电话的保管责任人，多人共用1个号码的共同担当责任，责任人职责包括呼出控制及电话机的维护保养。 ? 5.3、使用办公电话，通话内容应言简意赅、长话短说，通话时间原则上要求每次不超过五分钟。 ? 5.4、传真机不能作电话使用，传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。 ? 5.5、接听电话一般最迟不得超三声铃响，使用文明语言。 ? 5.6、当电话机发生故障时应通知资讯部派人维修，严禁擅自拆卸。 ? 5.7?、人力资源部于每月10日前汇总上月各部门电话费用交各部门长签字确认后报总经办审批。 5.8、财务部按总经办审批后的话费清单将话费分摊到各部门并支付电话费。 5.9、严禁员工利用公司电话拨打与业务性质无关的电话及进行拨号上网、拨打声讯台、信息台查询非业务信息，或将电话借给他人拨打长途电话，一经发现，除由借出人和打电话人共同赔偿所发生的费用外，按公司奖惩制度给予双方各记严重警告一次的行政处分，重犯记过处分。 6.0、参考文件 无 7.0、使用表单 《办公电话使用申请单》 文件名称 办公电话管理规定 文件 编号 YM-ZY-XZ-046 发行部门 人力资源部 生效日期 2013年11月1日 版本\版次 A/0 页次 3/3 办公电话管理规定