武汉理工大学学籍档案归档、录入说明.docVIP

武汉理工大学学籍档案归档、录入说明 在IE地址栏中输入80/dawl，出现档案管理系统登录界面，输入正确的用户名及密码登录后，选择“教学档案”-“登删改”，如下图所示： 上图是录入界面，我们以管理学院的一份录入资料作为示例。图中已填的项目为必填项目，说明如下： 档号：总是填写“11” 图中标示2的方框中，填写本次录入时的年度 图中标示为3的方框中，填写本条录入的序号。如果输入的是本年度的第一条，序号为001，以后的依次累加。 “正题名” 一栏填写格式： 学院名称专业名称班级号学生学籍.成绩表 E．“第一责任者”填写录入的学院 F．“总量单位”修改为“卷” G．“总数量”总是 “1” H．“分数量”填写《卷内目录》中“页号”一栏最后一个页号 I．“归档年度”填写当前年度（本条是2007年录入的） J．“起日期”填写这个班的入校时间，格式为yyyy/mm/dd（月份和日期格式为两位数）。 K．“止日期”填写这个班的毕业时间，格式为yyyy/mm/dd （月份和日期格式为两位数）。 录入正确完成后，一定要按下录入表单下面的“保存复制”按钮。 在完成所有录入条目后，移交给档案馆之前，需要打印移交目录。 选择“综合管理”(“移交目录” 勾选“教学档案”。我们仍然以管理学院2007年度本科生学籍档案输入的条目为例，所以在起日期和止日期分别为2003和2007，类目号选择JX11(所有的教学学籍档案都是这个号码，不分学院)。在档号部分输入112007JX11xx，xx部分代码各个学院不同，这个部分就是档号的中间几位。在图中标示为4的部分选择“按归档年度检索”。最后按下“查询”按钮。 选择“打印”即可。 附录一 1.如何确定档号中的序号 分两种情况来看： 一是当前录入的是本年度第一条，序号从001开始，为三位数。 再就是前面已经录入了一部分本年度的档案，现在需要增加录入（也同样是本年度的）。这样需要通过查询，把前面已经录入的档案序号查出来后，再来依次录入，步骤如下： 登录档案管理系统 选择“综合查询” c．勾选“教学档案”选择查询的字段名称为“正题名”，“包含” d. 输入查询条件 在上图标示为“1”的方框中输入学院名称，然后按下方框“2”中的按钮。注意系统自动输入红线标注的输入条件（这里我们用管理学院作为示例）。 再删除图示“1”方框中输入的学院名称，重新输入查询条件“学籍”，在标示为“2”的方框中，选择条件“和”，按下按钮“添加”。注意系统会自动增加查询条件，如上图红线所示。 更改查询字段为“档号”（上图标示为1的地方），在查询条件中输入“2007”（我们以2007年的档案为例），选择查询组合条件为“和”（图中标示为3的地方），按下“添加”按钮。 最后，按下按钮“查询”（图中标示为5）。 e．自动弹出查询结果页面 从结果中，我们看到，2007年的学籍档案一共录入了15条。图中红色圆角框部分就是序号字段。可以看到，序号按照顺序，依次增加。我们可以按下“尾页”标签，看看最后一条档案条目。 由此，我们查询到当前已有15条2007年的学籍档案条目，再要新增2007年学籍档案条目，序号应该是016。可以通过选择页面左边的灰色区域中“教学档案”-”登删改”来继续新增档案条目。 附录二 有关学籍材料归档说明 1、?归档内容 学籍档案材料包括：我校招收的博士、硕士研究生、本科生、网络教育、成人教育、职业技术教育、自学考试以及非学历教育培训班学生的学籍成绩表（含辅修专业成绩表、补考成绩表）。 2?、?归档要求 （ 1）学籍成绩表必须填写清楚完整，特别是籍贯、出生年月、姓名、毕业证书号、学位证书号等一定要填写清楚，相片、盖章齐全，要交学籍成绩表的原件。 （ 2）学籍成绩表以班为单位立卷整理，须编写页码，如有辅修的成绩表要放在学籍表后面，全部都在右下角用铅笔编号，延长学制的学籍成绩表不要抽出来，跟着原班编号，打印卷内目录（表样见附件1）。卷内目录用A4纸制作。 （ 3）归档时间 ：学籍档案材料须在每年的９月—１２月底期间向档案馆移交，移交时须交纸质档案材料移交目录一式两份，并报送档案材料移交目录数据软盘或发 E-ma l至dag@。 档案馆办公地点：东院西附楼一楼 联系电话：联系人： 案卷题名 专业 班学生学籍、成绩表 序号 姓 名 页号 序号 姓 名 页号