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电子环境下档案管理存在的问题及对策 　　【摘 要】随着科技进步，电子文件与电子档案越来越广泛的应用于日常办公与管理。电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的缺陷。提出了如何克服电子档案管理中存在问题的措施，以使电子档案得到更广泛地应用。 　　【关键词】电子档案；电子文件；现状；问题；对策 　　1.前言 　　计算机技术的快速发展给人类的生活带来了极大的便利，电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新的工作方式与生活方式随之应运而生。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个急待解决的重要课题。 　　2.电子文件档案特性 　　电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。具有以下主要特点： 　　2.1 电子文件信息与载体的相分离性 　　电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。 　　2.2 信息形态的数字化 　　在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息，人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。 　　2.3 信息的可变性、不安全性 　　计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存，毫无痕迹。 　　3.电子档案管理的现状 　　3.1 对电子档案的认识存在一定局限性 　　以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。 　　3.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档 　　档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向，然而，诸多单位仅仅从微观上考虑本单位的现状，奉行单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。 　　3.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理 　　有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，不能娴熟使用电子档案软件，不能充分发挥计算机技术在档案管理中的作用。 　　4.电子文件档案管理中出现的主要问题 　　4.1 对电子文件原稿保存的忽视 　　目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。 　　4.2 信息安全与保密问题 　　电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。 　　4.3 电子档案的接收格式问题 　　由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。 　　5.电子档案自身存在的问题 　　5.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题