电力企业档案数字化管理.docVIP

电力企业档案数字化管理 　　[摘 要]当前科技迅猛发展，企业必须改变其传统的管理经营模式。在竞争激烈的社会发展中，涌现出更多的先进与科学管理方式，电力企业要在信息社会中立足，就必须在管理上做出改变。本文针对电力企业档案管理中存在的问题进行分析，就电力企业档案数字化管理过程中应注意的问题进行探讨。 　　[关键词]电力企业；档案；数字化；管理 　　doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046 　　[中图分类号]F426.61 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0063-01 　　档案管理在电力企业发展中起着重要作用。随着科学技术的发展，社会全面步入信息化时代，企业也对此予以高度重视，纷纷改变陈旧落后的管理经营模式。电力企业想要赢得市场竞争的主动权，就必须重视改进档案管理模式。本文就如何做好电力企业档案信息化管理进行分析研究。 　　1 电力企业档案管理中存在的问题概述 　　电力企业的档案管理信息量极大，其中包括文字、图像、声音、影像等，涉及多个部门的方方面面，管理的内容较为重要性。纸质档案管理是传统的电力企业档案管理模式。在这种陈旧落后的管理模式下，员工或单位的管理人员频繁地借阅档案，容易对档案原件造成损害，影响档案的长期保存，且档案存放占用空间大，不利于企业管理人员的随时阅览。新形势下，电力企业管理相关部门要足够重视电力企业档案的管理工作，积极推进档案数字化管理的实现，提高档案管理工作质量和工作效率，促进电力企业的稳定发展。 　　2 实现电力企业档案数字化管理的必要性 　　电力企业档案利用率越来越高，企业经营者和管理人员对档案的翻阅也越来越频繁。电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用，受工作环境的限制，管理人员对档案的管理受到限制，，无法实现快捷方便管理，不利于企业的正常运转，在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外，传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范，纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求，才能提高管理人员的工作效率，帮助企业更好更快地发展。在信息化现代，多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式，适时抓住机遇，加快建设和完善档案管理工作，实现公文信息快速运转的档案数字化管理，适应现代社会市场的发展，保证电力企业经济的快速发展。 　　3 如何有效实现电力企业档案数字化管理 　　3.1 提高电力企业数字化管理的重要性意识 　　数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度，发现档案管理中存在问题，及时采取有效措施进行改进，还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作，由于信息量庞大，管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆，且需要进行防潮、防火、防虫工作，占用存储空间大，不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式，提高了管理人员的工作效率，保证了部门管理的稳定性与健全性。此外，数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命，还可以实现资源共享，适应节约型社会的发展要求。一方面，跟进多媒体时代的步伐，满足档案管理人员的工作需求，另一方面，促进了电力企业在全球信息化时代的发展。 　　3.2 建立健全电力企业数字化数据管理库 　　数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关，为了更好地统筹管理，建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先，可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始，给电力企业档案进行分门别类，标上“套”“册”等分号，写上相应的档案名称，这样在查找档案时，只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、册数，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立档案时间数据库，时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存，系统自行将信息收集传输到档案时间数据库，进行统计整理，方便管理人员对信息进行管理的同时，也能够区分新旧档案，便于提取信息。 　　3.3 做好对企业档案管理人员的全面培训工作 　　电力企业领导应重视档案数字化管理工作。只有具备了档案管理的意识，才能使企业产生更好的经济效益。为促进电力企业的稳健发展，电力企业部门应培养一支高素质的专业管理队伍。为提高各部门人员的档案管理意识，贯彻档案数字化管理知识，电力企业单位负责人可定期组织召开相关会议，使管理人员对数字化档案管理认识更深刻，认识到数字化档案管理的重要性，同时也有助于提高档案工作人员的积极性和自觉性。此外，还要提高档案管理人员的业务素质，只有掌握业务工作流程