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基于数字信息化下的学校档案管理 摘 要：随着科学技术的不断进步，数字信息化时代已经进入到我们的生活和工作当中，为了适应社会的发展和学生的需求，档案数字化建设是摆在我们面前的重要课题，我们需要更多的研究和分析。 关键词：数字化；信息化；学校；档案管理 中图分类号：G647.24 学校档案管理的信息化，其实就是学校档案的数字化，是指利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘磁带光盘等数字载体上并能被计算机处理的图像或文本的过程。 1 档案数字化是信息时代的需要 随着时代的发展，特别是《全国档案信息化建设实施纲要》的实施，根据有关规定，大部分学校档案信息化建设已经发展10余年了，信息时代已经到来，各类学校在信息采集、信息提供、信息处理等环节做出不少工作，特别在基础设施建设方面投入很大，在网络建设上主要投入计算机、交换机、路由器、服务器、存储器等硬件设施，同时投入计算机的操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等作为信息网络建设的软件投入，与信息相连接的是一个庞大的网络，即计算机网络，为档案信息传输、交换和资源共享提供基础保障。 在此基础上，主要要完成信息资源建设和应用系统建设的工作，在这个建设过程中，档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。资源是可以利用的，也是可以创造的，档案信息资源也是如此，需要建设，需要开发，更需要维护。 最后就是档案信息建设的标准规范文件建设，形成统一的、国际化标准的电子文件，并进行一定语言上的描述、进行安全方面的存储，有利于方便查询、交换，并可以在网上传输和管理等，必须要有统一的标准、规范，并付诸实施，使其能够健康有序发展。 2 学校档案管理数字化现状 目前，档案信息化建设无疑是学校各个系统建设工程中的一部分，学校在一定程度上需要把档案信息化建设成为面向社会、面向未来的档案管理模式，档案管理工作完成从档案实体逐渐转变为档案数字化形式的一个蜕变，也是体现学校软实力的一个重要举措，在这个实施过程中，为了实现资源有效利用，网络资源的实时共享，并便于相互间的储存和有效对接。从现实情况来看，无论是在学校管理工作档案信息资源作用的发挥；还是开拓视野，方便、快捷地查询，安全储存等方面都取得了很好的成效，但是，从标准、规范的角度来看，还有许多具体问题需要加以解决。 2.1 对档案信息化思想认识的误区 档案信息化并没有一套较为完整的理论是存在这种认识的根本，单一的理解和单一的电子化操作，没有形成规模和信息化的需求共享，最突出的表现是认为信息化就是电子化、数字化，把档案文献的数字化理解为档案管理的信息化，忽视了中间一些关键的标准建设和信息共享。 学校为了追求档案管理的信息化，忽视了许多细则标准与指标体系，只在纸质档案数字化的速度、进度上追求一定量的效率，忽视其实质内容，不了解档案信息化要有一套完整的体系来运行，不能只限定在一定数量的电子设备，更重要的还在于对数字化概念的理解，对数字信息化建设的规划与论证研究等。近年来，无论是中等职业学校还是部分档案机构，相当多的在档案库把大量精力放在数字化加工的基础上，企图通过这个加工来提高数字化进程，其目的是减少人力劳作和频繁进出库房借阅档案的劳顿之苦，在一定程度上是一种圈内或者一定范围内的电子数据的收集和管理工作。这是在一个范围内或者一个部门内出现的误区，另一误区就是认为信息化是档案部门与有限的几个部门的之间的信息化，并不是需求关系的信息化，缺乏一定的系统观念，没有形成整体优势，实现信息资源共享。 2.2 档案信息化建设中管理漏洞多 管理，就是对一件事物的统筹、计划、实施、反馈整个过程的监督和管控，档案信息化管理也是如此，但是在实施过程中，各个环节都存在一定的漏洞，造成信息化建设不够畅通，甚至停滞不前，敷衍了事。 第一，档案管理的宏观调控失灵，缺少周密的计划和强有力的组织实施，没有把档案信息化纳入学校整体的发展格局中，造成单一部门的愚公移山之景象，说到底就是在政策、资金、技术等方面缺乏支持力度。 第二，重复建设问题，由于缺乏整体统一的规划和有序的推进，一个时期或者一个阶段所做的工作几乎都是重复的，目标混乱，目标错位，没有切实可行的操作方案和调查研究，盲目购置或者超前购置，造成设备与技术、技术与需求不协调，不配合等矛盾，造成了相当大的浪费，使信息化建设难以持续发展。 第三，信息价值不对等问题，由于储存的一定量的信息在流通中也存在许多问题，比如各类档案信息不平衡、信息缺乏或者信息过剩造成的信息失真，由于加工缺乏可持续性，在信息节点出现断档情况，造成信息价值受损。中职学校在照片档案的信息量的管理和存储上较突出。 2.3 档案信息化建设中的质量问题 由于以上原因，在处理信息化过程中，出现许多需求不协调、标准不一的情况，特别是在设计信息网络体系结构、选择软硬环境