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浅谈档案管理信息化 　　0 前言 　　随着信息技术的普及，档案管理信息化成为国家社会信息化发达程度的重要标志之一。档案管理信息化为档案管理现代化提出了机遇与挑战。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。数字化管理为档案管理提供了传统管理无法比拟的效率优势。 　　档案工作的基本环节为：入档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计等工作。电子档案是人们在使用计算机的过程中产生的，或将已有的各种资料（纸张、图片、图像、声音等）进行数字化处理（扫描、数码摄入等）而产生的信息，由于形成了大量数字化的电子文件，必须实施档案信息化管理。 　　1 在线收集各类电子档案 　　解决档案管理系统与OA系统的接口问题，档案管理系统与办公室自动化系统OA数据共享的实现，通过接口程序完成。接口程序运行在档案管理系统服务器上，自动定期进行数据下载，将其存入档案系统中，档案员对其进行在线整理及在线归档。同时，针对其他情况提供通用接口实现电子档案的在线收集。 　　2 确保归档电子文件的原始性、真实性、完整性 　　电子文件的收集积累方式必须从电子文件形成阶段开始。电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，如果职责不清，制度不明，都可能影响电子文件的原始性。实行电子文件的“全程管理”，每当文件形成时就想到档案。因此，归档文件的真实性、完整性、可读性要在文件生成阶段就加以控制，实现OA环境中的文件档案一体化管理，要求将文件工作和档案工作一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切过程和处理情况，即实现前端控制。其一是在计算机网络系统上，记录系统应设计自动记录功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、人数据库时间等。在进入数据库之前，要对记有档案标识的内容进行鉴定归档。其二是用载体传递的电子文件，要按规定进行登记，签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。 　　3 电子文件具有系统依赖性 　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，移交给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据文字的真实性、准确性负责。为了确保电子档案的可读性，对归档的电子文件提出格式要求，文字型电子档案以XTL、RFT、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式：视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式以及收集电子文件时采集背景信息和元数据需一同归档。以产生文件的软件名称或文件的数据格式作为文种的著录内容，原因在于：其一，光盘档案属于电子文件，对于不同数据格式的文件，需要不同软、硬件的支持，在文种中以生产文件的软件名称或文件的数据格式作为著录内容，使档案员和用户能够通过著录条目，明了利用某一光盘档案所需软、硬件条件。其二，同一张光盘上的数据基本是同一类型的，档案员在实际工作中具有可操作性。 　　4 电子文件脱机存贮的载体为光盘 　　光盘档案成为对电子文件归档、保管、利用与交流的主要形式。同规格、同内容光盘档案一式三份，一套封存保管；一套异地保管；一套提供使用。 　　下面主要介绍一下声像档案的具体做法。 　　1）声像资料移交光盘的“名称”，写明年份、部门 根目录下应仅有三个一级目录名： 　　“Photo”表示图片文件目录； 　　“Audio”表示音频文件目录； 　　“Vidio”表示视频文件目录。 　　二级目录名由资料标题名构成。根目录下可以有一个Readme.txt文件说明说明光盘使用方法以及软件安装程序。“标题名”应简明扼要。例如：2012年学习“十八大”专题档案。 　　2）声像资料文件名为资料的档案编号。同一资料的说明文件的文件名和资料文件名相同，扩展名统一为txt格式。声像资料说明文件和声像资料存在于同一标题名内。 　　3）照片档案的图片文件以JPG格式压缩。单个图片尺寸不小于1M字节不大于8M字节为宜。每个照片档案的文字说明要反映：简明概括的题名、人物次序（姓名、职务）、拍摄时间、地点、摄影者五项要素。照片归属权不属于本单位的，应当注明照片版权、来源等。 　　4）讲话录音音频文件以mp3或wma格式压缩，位速不小于40kbps或96kbps为宜。音乐文件不应超过128kbps为宜。音频文件的文字说明要反映：题名、讲话人（姓名、职务）、时间、地点、讲话背景、录音者、录音时长七项要素。有录音文字稿件的要注明其文书档案互相参见号。 　　5）视频文件以mpeg2/4或wmv9（VC-1）任意一种格式压缩，以便于今后网络传输、共享视频文件的文字说明要反映：题名、时间、摄像者、该视频节目时长四