会务工作手册——2012妇科肿瘤与不孕不育超微创技术学术交流会工作会务手册.docVIP

会务（接待）组织工作流程图 会务接待流程 一、会务总体思路 （一）任务分解：将会务各项工作分解，明确分工、工作进度保证质量按时完成。 （二）责任到人：每项任务落实到责任人。 （三）周密计划：每项分解任务均须制订周密的工作计划。 （四）逐项落实：会务的每个环节、步骤均须严格落实。 二、会前准备 （一）成立会务组 1.总指挥：相关手续报批、政府关系、职能部门领导的邀请陪同——廖伟华 2.常务组组长：负责本次学术交流会的各项日常事务，即时处理可能发生的各种情况——陈永刚 3.宣传组组长：负责活动宣传以及学术交流会场布置院内外布置，即时处理突发情况——刘杰 4.外联组：按排通知各区县乡参会人员，学术会现场，会场秩序、纪律全程协助——市场部全体人员 5.手术保障组：手术病人预约、上报，日程安排，协调专家会诊——赵宇 6.公关接待组：协调相关工作组做好接待服务工作、院办、市场部、护理部等相关科室抽调——刘向、宋斌 7后勤小组：协助院办负责会议的吃、住、行（酒水、饮料、水果等）及会议用品购买等事宜——杨文南 明确会务概况 全体办会工作人员应明确会议概况，了解以下内容： 学术交流会主题 级别与规模 时间、地点 与会人员及人数 5.会期日程按排（会议日期、天数、议程、活动安排等） 注：日程按排形成会务日程 6.相关附项活动 7.相关参与媒体 8.个人形象礼仪注意事项 下发会议通知、登记参会人员名单 1.责任人：院办（市场部协助） 2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括： （1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期安排 （4）会议地点与联系电话 （5）会务组联系人与联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等） （8）会议回执 （9）会址交通导引 注：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。 选定会议地点 1.责任人：后勤小组 2.责任：联系宾馆，实地考察、比较。应调查的项目包括： （1）价格 （2）设施 （3）服务 （4）交通 （5）当期有无接待能力 准备会务材料、用品 1.责任人：两组分工协作 2.材料、用品：由材料小组具体负责整，会议用品由后勤保障小组负责。 1 会场条幅 2 会议证、工作证 3 签到本 4 文件袋、笔记本（笔） 5 摄影器材 6 花卉水果 （7）笔墨纸砚 提词所用 （8）其它 餐饮安排 1.责任人：两组分工协作（后勤保障小姐、公关接待小组） 2.责任：与酒店紧密协调，负责所有来宾的饮食安排及招待宴会 领导、专家吃、住、行 。 尽早落实以下工作： （1）吃饭人数 （2）包间预定 （3）酒水准备 （4）饭后车辆安排 会场布置 1.责任人：宣传组 2.责任：与会场紧密协调、现场核查，场地布置，尽早落实以下工作： （1）领导临时休息室准备 （2）室外启动仪式场地布置，学术会现场布置 （3）学术会现场各项舞台设备，摄像负责人、投影仪 （4）各类会场宣传演示等 会中服务 （一）领导接送 （二）签到 1.在会议前应做好以下工作： （1）将分装好的会议材料的文件袋放至学术会现场，并分发； （2）签到工作：在宾馆门厅（启动仪式现场）设置签到处、专人负责签到。 会后收尾 退房、送站 纪念品的发放 参会工作人员会后收尾资料物品库存 学术交流会议程之一： 专家来院行程安排 【10月20日接机及安排】 1、时间： 2、接机后，统一送往酒店 3、根据到院时间，晚上安排晚餐（酒店，13人桌），为专家接风洗尘 晚餐出席人员：廖总、邓宇、陈永刚、赵宇、贾桂清、张印 4、晚餐后：征求专家意见，由邓院长、陈永刚、贾桂清、张印陪同负责对专家进行公关，商量谁来手术的问题与明天采访的事。 目的为了加深感情，并针对“医院特聘专家”等合作事宜。 结束后，送专家回酒店休息 【10月21日安排】 7：40 安排专家用早餐（酒店） 8：00 安排专车到酒店接专家至医院 8：30 启动仪式开始 10：30 参观医院并与医院员工合影 10：50 分别安排交流、坐诊、采访 12：00 中餐（酒店） 12：40 送专家回宾馆休息 14：00 学术交流会 中国宫腔镜之母夏恩兰教授 中国输卵管镜第一人陈捷教授 资阳妇产医院专家 赵宇主任 18：30 晚宴（待定） 学术交流会议程之二： 20日机场领导专家接待 时间：10月20日下午2点（暂定） 接机人员：廖总、邓院长、企划部人员（1人）（拍照）、共6人。预计专家7人。医院救护车1辆、轿车2辆。 1、接机后：送往格林博雅饭店 2、酒店安排欢迎展板或条幅： 热烈欢迎孙隆椿副部长及各位领导、专家莅