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做好信息化建设与资源管理促进档案管理现代化的进程 　　【摘要】档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。在档案信息资源管理中档案资源的信息化建设与管理是做好档案管理的关键，本文就档案管理中信息化建设内容及加强档案信息资源管理途径进行探讨。 　　【关键词】档案管理；信息化建设；管理途径 　　【中图分类号】F23 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0362-01 　　在信息社会的建设环境下，随着档案信息化的逐步深入，档案信息化是现代档案管理的重要组成部分。档案信息化建设与管理已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。 　　1、档案信息化的定义和内涵 　　档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。 　　档案信息化内涵就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。 　　2、做好档案管理中的信息化建设 　　2.1 加强网络安全技术，保证档案信息的安全性 　　随着网络化、数字化、信息化建设的不断深入，当代网络中的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。作为档案的管理者，要保障档案信息的安全就要采取：物理安全策略；访问控制策略；（如网络的权限控制、网络服务器安全控制、入网访问控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络监测和锁定控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。 　　2.2 建立网络档案应用系统、档案信息资源数据库， 　　只有做好档案信息化建设的基础性工作，加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来，使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。加强档案信息化资源建设应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。档案信息资源建设主要内容为：将现有馆藏档案的数字化和采集、接收的各种形式的电子文档，集成到统一的档案数据库中。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设成败的关键。 　　2.3 加强档案管理中信息化建设的标准与规范 　　档案管理部门应加快研究和制订电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，完善档案信息化标准体系。随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。在统一规范的文件格式和数据库结构基础上，把电子文件处理、电子文件归档和电子档案管理作为一个整体，纳入电子政务系统建设，统一规划、开发、标准、平台，确保部门内部、部门之间、部门与上级领导之间信息的及时沟通与交流，达到文件全文信息发即时归档和在线移交进馆。档案部门应控制文件归档流程中的每一环节，文件从形成起始就进入信息管理系统，接受文件信息数据录入，处理完毕的文件应主动向信息资源中心移交，移交后的文件应及时加上标识和标注，实现电子文件从其产生、流转、办理及归档、著录、统计、编目、利用等全过程监控和一体化管理。 　　2.4 遵守效益性原则 　　档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据档案室藏基础，分析用户需求，研究档案室藏体系还要考虑档案室藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案