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试论电子档案管理中不安全因素及相关措施 摘要：本文针对目前在单位使用电子档案管理文件中发现的一些不安全因素，并就此问题提出了一些相关的措施。希望本文可对今后实际工作给予一定的帮助及参考。 关键词：电子档案管理；不安全因素；措施 前言：随着计算机技术及信息技术应用的普及和深入，电子文件已实实在在地走进了我们的生活和工作之中。由于电子档案自身的特点，加上电子档案的管理工作与以前的纸质档案管理工作有着本质区别，使得目前电子档案管理工作存在不少不安全因素，对档案工作提出了严峻的挑战。因此，如何保证这些档案资料的有效性、原始性、真实性越来越引起人们的重视，也对档案管理部门及工作人员提出了新的挑战。 一、电子档案存在的几个不安全因素 1.电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性可以通过载体表现出来，我们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而生成的由实态变为虚态的档案，其电子形式已全部没有了此种原始状态，它生成时的传输与状态、接收中的情况全部一致，所以说它不但是复制的，还是原始的。 2.电子档案极易失真。电子档案的真实性问题至始至终伴随着它，因为把纸质档案转化为电子档案的操作过程中一旦有失误将会造成档案信息失实，故维护其真实性是一个持续不断的过程，电子档案信息内容“出错”的机会和概率相对于传统档案非常之高；电子档案篡改后可不留痕迹，甚至可被原样复制。 3.电子档案内容的完整性很难保证。电子文件结构复杂，存储方式多样，容易造成信息的缺损，电子档案的背景信息伴随文件处理过程不断累加，形式多样，存储分散，电子档案的信息极易丢失，致使电子档案来龙去脉不清。 4.电子档案数据易被“黑客”攻击，使用者户为了利益需求而任意取舍甚至篡改信息，给电子档案带来安全隐患。 二、加强电子档案管理工作的措施 1.建立健全电子档案安全管理法规体系 为保证电子档案管理系统的安全运行，必须遵照国际、国内的防范标准和规范，通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，建立安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境，使电子档案安全管理工作具有可操作性，包括：人员安全管理机制、系统安全运行机制、灾害管理机制、风险管理机制等等。 2.严把电子档案收集质量关 （1）审批要严格把关。使用者复制和制发涉密电子文件，一定要依据制度逐级报批，未经批准，不可私自复制或制发涉密电子文件。 （2）强化技术手段。务必做到不具权限和未经审批的使用者，严禁复制或下载涉密电子文件，对涉密电子档案的复制、下载进行技术控制。 （3）定期清理鉴定。对电子文件每半年至少应进行一次鉴定，不具留存价值的，马上进行删除，失去现实作用的涉密电子文件严禁保存在系统中。有保存价值的，马上移交档案部门归档保存。 3.树立信息安全意识，保证档案信息安全 （1）自觉学习了解计算机病毒危害和常识、导致信息安全事故当事人要承担的行政法律责任等等，定期删除和检查病毒，养成良好的计算机操作习惯；坚守使用者密码和口令，严禁他人非法进入、盗用本岗位的管理系统； （2）档案管理员离职或调岗后，系统管理员一定要马上修改密码和口令； （3）档案室计算机专人专用，所用的计算机由每位使用者自己负责，禁止私自下载安装计算机游戏和软件； （4）确保计算机使用的合法合理性，严禁私自修改其他设置和IP地址；严禁点击陌生链接，严禁浏览非法网站，严禁运行和下载不明真相的程序；每日做好数据备份。 4.加强对电子档案的保存，提供复制件代替原件 因电子档案是必须依赖于特定的软件和设备才能被读取的，它是一种不能直接识读的信息，故要把电子文件转换成其它载体文件保存。为防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取，应实行异质备份。当前异质备份的做法有：把录像带、照片经过翻录、翻拍方式制作成光盘存档；把原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；把网上收到的文件下载转换成纸质文件等等，通过对电子档案的原件进行复制，对其进行封存妥善保管，以复制件替代原件，可以降低原件的日常损耗，延缓其保存时间。 5.重视落实设施检查制度，确保档案设施的安全 定期检查电子防盗报警系统、火警自动喷淋系统、电源线路等，防止线路短路、老化引起的火灾。切实执行安全管理制度，杜绝违章用电。设专人检修、维护电路电线、规范布线，各种设备要按章操作，由专业人员进行修理和维护。提前发现并马上消除消防水管道、暖气渗漏浸湿原始档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的悬挂物及附属配件，以避免松动脱落，造成档案的损坏。 此外，应合理使用馆内通风采暖设备，定期为档案库消毒，确保空气质量。