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浅谈高校信息化下的内部控制盲点 　　摘 要 信息化管理在高校已经普遍开展，内部控制是信息化管理的重要环节。在高校信息化的实际工作中，仍然存在只重视技术投入，忽视流程管理的现象。本文试着从一个高校内部控制出现失效的案例出发，寻找信息化背景下高校内部控制的盲点，并探讨加强内部控制的策略。 　　关键词 高校信息化 内部控制 流程优化 　　一、高校信息化背景下的内部控制的重要作用 　　目前，不管是企业还是行政事业单位，办公日趋自动化，高校也是这样，基本实现了信息化管理。其实高校管理信息化虽然是将信息技术引入传统管理模式，但是对其内涵的理解不能仅仅局限于此，如果单纯强调技术的概念会将管理信息化的实践引入误区。高校管理信息化应该是“三分靠技术，七分靠管理”，管理信息化不仅是计算机等信息技术的采用，更是工作流程再造，人力资源潜能充分得以调动的一个过程。信息管理的反馈控制理论认为，管理周期延续时间的长短反映了管理工作效率的高低。因此，要缩短管理周期、提高管理效率，离不开内部控制。内部控制是管理活动的一个组成部分，是实现管理目标的重要手段。管理活动做得好，内部控制有效，就能够实现它的管理目标，从而保证高校各项活动的顺利开展，保证高校预算资金的安全与高效使用。可见，内部控制是管理的重要手段，也是管理信息系统中的重要环节，管理者应给予高度重视。 　　二、高校信息化内控失效的案例 　　下面介绍在信息化背景下某高校内部控制失效、给学校造成经济损失的真实案例： 　　2014年11月，某高校利用从收费管理系统中生成的多收学费信息通过银行进行了多收学费的清退工作，共计退还学生学费365859.15元，但就在退费的当天有学生向老师询问今天存入自己银行卡中的是什么款项（该校学生的各项补助亦是直接存入学生的银行卡）？系里的教师随即向财务处询问，财务处回复说是退还多收的学费，学生反映说自己没有多交学费。财务人员在进行核对后发现该学生确实没有多交费，收费管理系统产生退费清单的过程也没有错误，最后发现是系统里的部分学生的所属专业发生了更改，进而收费标准也发生了变动，收费标准降低从而出现在了退费清单之中。在随后进行的内部审计中，发现上述30多万的退费当中有221331.55元是误退的，涉及学生114人、11个班级，因发现及时，又及时向银行发出代扣指令，从而在12月底已追回大部分误退款项，只余下4271.57元尚未追回。 　　在这个案例中，退费清单是由操作人员从系统中经过条件筛选自动产生的，一般情况下得出的结果是不会有问题的。案例中的筛选条件是“已收-应收0”，操作人员得知误退时对那名学生的收费记录进行核实时发现符合假设的筛选条件，却意外地发现该名学生的班级（专业）发生了变化（学号信息与专业信息不一致，而该生并没有转专业），相应地应收学费标准发生了变化，从原来的6500元/学年变成了3500元/学年，从而产生了3000元的应退费。该生为2014级新生，从缴费记录可以看出，该生的第一次缴费是按6500元/学年进行收取的，而这与他专业的学费标准是一致的，可以推断出系统开始的设置是正确的，这名学生专业和收费标准的变动是后来发生的。操作人员和软件开发人员（因某种原因学年开始时的信息由开发人员进行设置）均表示自己没有进行过相关的操作，审计人员试图从系统的操作日志中得到答案，没有找到相应的操作日志。至此，责任已不便追究。 　　三、高校信息化背景下内部控制的盲点分析 　　（一）实现信息化所采用的管理软件本身不够完善 　　通过梳理，审计人员发现上述案例中该校选用的收费管理系统是另一所高校自主研发的，在该校已使用多年，这些年因数据量及业务内容的不断发展进行了数次升级，但还是存在以下一些缺陷，导致案例中工作差错产生之初不易被人察觉： 　　第一，缺乏完备的操作日志记录功能。案例中高校选择的收费管理系统不是完全没有操作日志记录，审计人员发现，凡是在系统维护界面手工进行的一些改动都保留有操作日志，但对于一些从外部批量导入的操作却是雁过无痕。案例中首先发现专业发生过变动的学生信息后来通过系统维护手工进行了单个更正，更正信息通过操作日志可以查看到。而这个变动并不是唯一的，该名学生所在班级的所有同学的相关信息都发生了同样的异动，这样的涉及专业变动的有2个专业3个班级、导致63人的误退费。另外，因教材费发生变动的涉及4个专业（班级），导致47人的误退费。在发现数据是成批发生变化后操作人员对其进行了成批的更正，而这样的更正在操作日志上没有留下。可以想见，原来发生的异动也是因为是成批导入而没有留下改动的痕迹。在案例中操作人员没有主观恶意，且因为学生的善良存在，最终没有造成损失，只是增加了工作量和工作成本，如果这样的漏洞碰上居心叵测之人，这个系统又可以产生发放补助清单的，将很难保证