第3章秘书工作原则与悟性.docVIP

第三章 秘书工作原则与悟性 在研究秘书工作时，我们人为地将其划分为“办文”、“办会”、“办事”三大类，并相对各成体系地介绍了三类工作。但是在实际秘书工作中，好比音乐中的分解和弦，错落有致的和谐才能形成美妙的乐曲，“办文”、“办会”、“办事”相辅相成的协调开展才能保证秘书工作的顺利推进。因此，研究“办文”、“办会”、“办事”各自的特点和相互关系，有利于我们按照秘书工作原则更好地开展工作。 第一节 “办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系 “办文”、“办会”、“办事”是秘书界对秘书工作形式的精炼概括。研究三者之间的关系，实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理，目的是明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对整体秘书工作的全盘认识，更好地贯彻秘书工作原则，把秘书工作做好。下面是秘书学界对几种不同的秘书工作内容的描述： （1）秘书学界的老前辈李欣在《中国现代秘书工作基础》中认为，秘书工作看起来纷繁复杂，文件、电话、信息、调查、文稿起草、来访、来信、打印、递送等等。其实就它的职能说就两大项，一是办事，二是当参谋。“办事有查办、办文、办会、办信、办机要交通、办电话、值班等等。办事的综合就是辅助领导机关的工作运转。”而“参谋职能绝大多是在办事中体现出来的。”以李欣同志为代表的一批老秘书，多是基于对党政秘书工作的认识进行描述。相近的观点还可见《秘书学导论》、《办公室工作规范》。 （2）王千弓、张克智主编的《企业秘书》中认为，“企业秘书按具体工作任务还可以分为：协助领导组织学习的学习秘书，从事调查研究的调研秘书，负责起草公文、讲话、报告的文字秘书，负责会务组织的会议秘书，负责接待工作的接待秘书，管理机密文件的机要秘书，专管外事工作的外事秘书，负责文书处理的叫文书，还有档案管理员、机要通讯员、资料员、打字员等。”“在企业的实际工作中任何一种类型的秘书都不是单一型的，除专门从事打字、油印、速记、计算机操作等工作人员外，一般都是综合性的秘书，只不过工作的侧重点不同而已。”这可以看成是对企业秘书工作的描述。相近的观点还可以见王银清、瞿麦生编著的《企业秘书实务》，里面把企业秘书工作划分为13项，并列有详尽的表格来描述每一项具体的工作。 （3）侯玉珍等编著的《涉外秘书实务》中认为，中外合营企业的秘书所从事的秘书工作可以主要归纳为七类：事务工作，电信和邮政工作，会晤、会议、会谈服务工作，文件信函的写作，信息的收集与档案管理工作，财会管理工作和办公设备的使用与管理工作。这是对在三资企业中作为中方雇员的秘书所做的工作的描述。詹银才同志的《涉外秘书学》和宫冠同志的《涉外秘书修养与实务》描述的是我国涉外部门和单位的行政管理人员，尽管详尽，只能视为特殊的政务秘书工作。 对比以上三种秘书工作，无论党政秘书，企业秘书，还是涉外秘书，从抽象意义上看，他们的工作共同之处很多，都是可以归纳为“办文”、“办会”、“办事”三方面的。 一、“办文”、“办会”、“办事”三者相对独立 秘书界对秘书工作的概括，是建立在对几十年现代秘书工作深刻认识的基础上的。“办文”、“办会”、“办事”三者首先是各自相对独立的工作形式，三者各自特点突出，中心明确。。 办文 文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点。“行文”可以指“写文”，即撰拟文书、起草文件等；可以指“走文”，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义的综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见，办文的核心是文字工作，它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规则，所以，“办文”具有相对独立的工作系统。 办会 无论会议、会谈、还是会晤，“办会”就是办理有关的组织事务工作。“会”是聚，是多人参与的事，无论“议”还是“谈”，都是把大家各自的想法、主张、意见通过聚在一起的形式统一起来，形成一个共识。所以秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。在一定的时间、一定的空间内，既有各自的畅所欲言、心情舒畅，又有共识共通，一致认识，不留遗憾。秘书把“办会”称为“做会”，会的成败优劣，很大成分在秘书对会的策划筹备组织落实上，必须定时定点做好一切会务，是办会的特点。针对会议特点，秘书总结出了会议的要素，制定了会议的基本程序，还把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。这都表明“办会”的相对独立性。 办事 一切事务性工作都是“事”。广义地理解，“办文”、“办会”也是“办事”。所以，“事”的特点就是杂，无边无际，无尽无休，无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务，秘书的关键是摸索出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的核心是认识事理，认识事