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巧用Excel电子表格 　　一、在处理个人信息中，经常要填写出生年月，而实际上出生日期可以从身份证号码中获取，下面简单介绍一下如何从身份证号码中截取出生年月。 　　1．采用Excel中的MID函数处理。如图1： 图1 　　在出生年月栏内输入“ ”号后，输入MID（）函数，其中，A2表示你要截取的数值源，7表示你要从第几位始截取），8表示你要截取的长度）；之间用“，”分隔。输完后按Enter键就会出现只有年月日的数据了。之后把鼠标指针移到B1单元格，单元格右下角出现“+”时往下拖动，就出现如图2所示的效果了。 ?图2 　　二、如何把出生年月格式变为：1993-2-21格式呢？通过多次实践我采用了把单元格分列后重新组合的办法，具体方法如下： 　　1．选定数据，从Excel数据中选“分列”出现文本分列向导，选固定列宽，设置“422式”分列，如图3所示。点完成后则出现年月日分别在单独的单元格内。 ?图3 　　2、采用“＆”把单个单元格的内容进行合并，具体如下：“ A2-B2-C2”如图4所示。 ?图4 　　Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数，其作用与MID完全一样，不过MID仅适用于单字节文字，而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符），利用该功能我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合并处理即可得出个人的出生年月日信息。 　　提示：MID函数的格式为MID text,start_num,num_chars 或MIDB text,start_num,num_bytes ，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为2……以此类推）；至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。 　　假定某单位人员管理希望通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介绍： 　　1. 选中整个B列，然后执行“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”窗口。 　　2. 选择“数字”选项卡。 　　3. 在“分类”栏中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮，关闭“单元格格式”窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。 　　4.将光标移至C3单元格中，然后输入“ 19MID B3,7,2 年MID B3,9,2 月MID B3,11,2 日”内容。其中MID B3,7,2 就是从身份证号码的第7位开始取2位数，得出该员工的出生年份，MID B3,9,2 就是得出该员工的出生月份，而MID B3,11,2 则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、日等文字就会组成该员工的准确出生年月日“1970年1月1日”。 　　5. 接下来我们应将光标移至D3单元格中，然后输入“ IF MID B3,15,1 /2 TRUNC MID B3,15,1 /2 ,女,男 ”。这就表示取身份证号码的第15位数，若能被2整除，这表明该员工为女性，否则为男性。 　　6. 最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日、性别进行填充即可。 　　上面都是以15位身份证为例进行介绍的，18位身份证的操作方法与此类似，广大用户若使用的是18位身份证，只需对有关函数的取值位置进行适当调整即可（如将“ 19MID B3,7,2 年MID B3,9,2 月MID B3,11,2 日”修改为“ MID B3,7,4 年MID B3,11,2 月MID B3,13,2 日”）。 　　这样就实现了由Excel自动填充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地减轻了 用户录入数据时的工作量，有兴趣的读者不妨一试。 在EXCEL中增加自动填充序列 中文EXCEL97作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件，给我们的办公带来了极大方便。 　　在EXCEL中提供了自动填充功能，我们在使用时，可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁……，可以先在指定单元格输入甲，然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“＋”字，按住鼠标左键，向下（右）拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两种： 　　第一种：单击“菜单”栏上的“工具”，选“选项”→“自定义序列”，这时就可以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，表示一项已经输入完毕，全部输入完成以后单击“添加”→“确定”，这样我们自定义的序列就可以使用了。 　　第二种：首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，