0101档案管制度.docVIP

ISO/TS16949:2009 质量体系支持性文件 档案管理制度 KMZC（01）01 -2011 山东凯马汽车制造有限公司 2011年10月18日 发布 2011年10月18日 实施 档案管理制度 第 1 页 共 5 页 1 目的 为使公司的档案管理规范化、标准化，特制定此制度。 2 范围 本制度适用于公司各部室的全部档案。 3 职责 3.1档案室管理人员负责本公司（或部室）档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。 3.2档案室有权通知有关人员办理归档手续，发现擅自隐匿或销毁有关档案的情况及时制止并上报公司主管副总。 3.3 档案室参加档案的鉴定工作，并负责组织对无保存价值档案的销毁工作。 4 归档范围 管理性文件、技术文件、会计资料都属归档范围。 5 管理档案管理程序 归档要求 归档文件由各部门兼职档案员收集齐全，按照文件材料的自然形成和有机联系分类整理立卷。 归档文件应按同一问题、同一案件、同一会议的文件及正本与底稿，请示与批复，正本与附本，来文与复文收集完整。 5.1.3 跨年度的文件立在结束的一年，年度的计划、总结、报表、预决算等文件，立在针对的一年。 5.1.4 二年以上的总结、报告、报表文件，立在针对的最后一年。 5.1.5 厂史、大事记等回顾和记录性文件、立在写成一年。 5.1.6 法律性文件，立在公布或批准的一年。 5.1.7 案卷应按固定的格式填写卷内目录，卷内文件目录应打印。 5.2归档时间 各部室、车间的兼职档案员将收集、整理好的管理性材料于次年的第一季度向档案室移交，并办好交接手续。档案室应在次年的第二季度归档整理完毕。 5.3档案保管 5.3.1档案的整理、分类应大体一致，问题连贯、年代清楚，按年代、问题的特征，分类排列编号。 5.3.2对不同保管期限的文件要分别立卷，对需永久保存的文书档案要加强保管，按顺序排列、卷内编页号。 6 技术档案管理程序 6.1 归档范围 6.1.1 产品设计、工艺、工装的图样和技术文件、原材料检验、产品生产过程中形成的各种文件和资料。 6.1.2 设备和仪器仪表的图样和技术文件，设备仪器、仪表安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件和资料，设备仪器仪表的运行维修记录，设备改进、改装和报废的文件和资料。 6.1.3技术管理方面的质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、科技档案管理中形成的各种文件和资料。 6.2 归档时间 6.2.1 产品试制、课题研究或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件由项目负责人审定后，送至档案室存档。 6.2.2 技术管理中形成的文件，在第二年上半年内，要将应归档的文件经职能部门负责人审定后送至档 档案管理制度 第 2 页 共 5 页 案室存档。 6.2.3 新购重要设备和仪器及引进项目的文件，有关部门要将其存至档案室。 6.2.4 各类文件一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件要适当增加归档份数。 6.3 技术档案的保管 6.3.1 接收档案必须认真验收，并办理交接手续，送交人、接收人要在《文件归档登记表》上签名。 6.3.2 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入档要认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。 6.3.3 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体 变质的档案要及时进行修补和复制。 6.3.4 保存档案必须有专门库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。 6.4 图纸的修改 6.4.1 修改已归档的图纸要有经过领导批准的技术文件更改通知单。 6.4.2 修改内容较少时，可直接在图“划改”、“刮改”，并在修改处标注“修改标记”。 6.4.3 修改内容较多时，应另出新图代替，原图纸作废。新图列入原图纸目录。并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。 7 会计档案管理工作程序 7.1会计档案归档要求 财务部应将每年形成的会计档案，按照归档要求，负责整理立卷、装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管二年。在第三年的第一季度由财务部编造清册移交档案室保管。 7.1.1会计凭证 会计凭证应分类，按顺序装订成册，每册应加具封面、封底，封面及脊背载明单位名称，记帐凭证的种类，起讫号数，加盖装订人签章并封口。 7.1.2会计帐簿 会计帐簿若是固定格式和明确分类的订本帐，每卷即是一卷，若是活页帐应抽出空白页，按实张数编号，外加固定格式的封面，装订成册。 7.1.3会计报表 会计报表可按年报、季报、月报分别组卷。 7.1.4会计档案的交接手续 财务会计部门必须按期将应归财务档案全部移交档案室，不得自行封包保存。档案室必须按期点收，会计档案目录作为移交目录一式