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刍议高校院级文秘内勤员的软实力 【摘 要】 新时期做一名合格高校的院级文秘内勤员需要具备一定的学历、资历等“硬实力”，更需要的是拥有良好的品德、勤奋踏实的工作作风、积极进取精神、亲和力和良好的性格气质等“软实力”。 【关键词】 新时期；高校；文秘内勤员；软实力 20世纪90年代初，哈佛大学教授约瑟夫?奈首创“软实力”（Soft Power ）概念。“软实力”相对于“硬实力”而言，“硬实力”是指大学文凭、技能证书等可以证明的能力，而“软实力”是指暂时没法用证书考核的能力，比如思维能力、沟通能力、表达能力、快速学习能力、团队协作能力、性格品质等。高校院级文秘内勤员，既承担学院文书处理和内勤服务等，又承担协助办公室主任负责学校及学院政策的上传下达，在办公室起着承上启下、沟通协调和服务保障的作用。文秘内勤员的工作是学院办公室的“窗口”。在院级文秘内勤员“硬实力”都达到的情况下，而优秀的“软实力”是获得成功的重要基础。要想成为一名合格的院级文秘内勤员，除了具备一定的学历、资历等“硬实力”之外，更需要拥有良好的品德、勤奋踏实的工作作风、进取精神、亲和力和良好的性格气质等“软实力”。 一、立德修身，彰显人格魅力 一个人的品行很重要，若以自我为中心，处处只考虑自己，长期以往，肯定不得人心。因此，院级文秘内勤工员工作中要以大局为重，要学会换位思考，加强与教师、学生的沟通和交流，想师生之所想，急师生之所急。工作要言必行、行必果；敢作为、勇担当。人要真诚善良，办事公道。工作热情、服务周到。对前来办公室办事的教师和学生，不受职务、职称、身份和地位等因素的影响，要一视同仁，不另眼相待。工作始终以给教师、学生和领导服务的满意度作为标杆。不断加强学习理论和业务知识，内练修养外显气度，注重塑造人格魅力，以良好的品行，赢得师生的好口碑。 二、养成勤奋踏实的工作作风，树立良好形象 院级文秘内勤员向上承接校级各职能部门下达的工作任务，对内接受院领导及办公室主任的工作安排，向下要组织和落实各项工作任务和安排，工作责任重大。如果院级文秘内勤员没有勤奋踏实的工作作风，工作上敷衍了事、得过且过，那么工作就会在自己手中出现差错或延误。因此，作为文秘内勤员要养成勤奋踏实的工作作风。一要做到脑、眼、手、腿、耳和嘴勤。即工作中善于动脑筋，要实干加巧干，不能因循守旧或满足于按部就班；要有眼力见，工作要自觉、主动，做好超前服务，不能被动等待安排；要勤动手，工作要作文字记录，多动笔总结工作成功的经验和失败的教训，以提高自己工作的能力和水平，不能嫌麻烦。不怕跑腿，不论是到校级职能部门拿文件、资料，还是送材料，自己能干的事自己跑，不麻烦别人；要能听取不同的意见和建议，不断改进工作；要给领导多请示多汇报，给教职工多宣传学校及学院的政策，给教职工办不成的事能耐心解释，以理服人。二要踏实肯干。院级办公室的工作头绪多、量大，文秘内勤员的工作更是具体、琐碎，容不得文秘内勤员玩虚的，比如文秘内勤员最简单的工作收发报纸信件，一天不管可以，几天不处理，信箱里爆满，学校的收发员投不进东西，能不抱怨。还比如新入职的教师办理教师资格证，如果文秘内勤人员不把收齐整理的材料上报校人事处，影响新入职教师的按期转正，就是工作失误。这就要求文秘内勤人员在实际工作中，要努力做到求真务实，要说真话，办实事，要脚踏实地、埋头苦干和乐于奉献，不能拈轻怕重、推诿揽功。以勤奋踏实的工作作风，维护办公室的良好形象，并获得师生的认可和支持。 三、有进取精神，工作没有进取精神，不进则退 有的文秘内勤员甘当磨子，不推不动，工作过程中不想学习新知识、不想动脑子、不想点子，安于现状，跟不上新时期工作要求。院级文秘内勤工作看似简单而平凡，好像什么人都能做，其实要真正做好它，还需做“功课”，要不断进取。一要有政策意识，如人事新的政策不断涌现，作为文秘内勤员要认真学习，掌握必要的政策，才能办理具体的事务。二要不断掌握新的办公自动化的技术，譬如全学院办理医疗保险的照片上传校医保办时，需要按规定的尺寸处理好才能上传，这就需要学习计算机处理图片的技术。三要谦虚好学。作为文秘内勤员不仅要向书本学习知识，还要虚心向周围的人长处学习，向领导学、向同事学、向同行学、向教职工学和请教，不断提高自身的学识和能力。四要勇于探索，不断创新工作。要想成为一名优秀的文秘内勤员，循规蹈矩，已不适合时宜。文秘内勤员工作虽然千头万绪、繁杂琐碎，但也有自己的规律可循，这就要求文秘内勤员，在工作中做一名有心人，善于发现和总结工作规律，改进工作方法和手段，创新性开展工作，使工作内容和形式常做常新。 四、具有亲和力 文秘内勤员亲和力是指文秘内勤员在工作过程中所表现出来的与师生、各系、校职能部门和兄弟院系融洽关系以及所产生的亲近、和谐和凝聚的力量，由此形成工作的感召力。文秘内勤员的亲和力是强