公路工程建设项目档案管理进场培训.pptVIP

项目管理和施工过程中产生来文和发文，来文要有传阅单（档案）发文要有拟稿单（档案）拟稿单上签发人需手签名，且必须是项目法人，签发人姓名与上行文件的签发人姓名必须是同一人。来文要注意传阅单领导批示意见和办理人情况，写明办理情况利于最后文件的归档。发文要注意发文字号不能留号造成空号现象，发文要注意行文过程中，文件内容表述清晰，对定稿文件一定加盖公章，行文中要注意沟通避免文件不全、有误，反复上报文件的现象。 各单位上报请示文件的附件技术资料都为复印件，在最后立卷归档时要从本单位所做技术资料相关业务部门找回原件，原件表格替换归档。上级单位下发文件的附件可以是复印件。 项目管理过程中必须要上报批复的文件 施工单位向监理上报总体开工报告（上行文红头文件）；监理必须批复。 上报总体进度计划 上报施工组织设计 上报年度进度计划、月进度计划 上报变更文件请示 开工前原材实验记录不需要同类表格汇总，按照时间批次组卷。自拟题目用﹝ ﹞ 公路工程建设项目档案管理进场培训 公路建设项目档案 指在新建和改建公路建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像等形式与载体的文件。 项目文件的收集 收集范围 : 反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。 项目文件归档范围和保管期限应符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、JTG F80.1-2004《公路工程质量检验评定标准 第一册 土建工程》、《公路工程竣（交）工验收办法》。 收集时间:各类文件应按项目建设进程及文件形成的先后顺序收集 项目文件质量要求 1、 项目文件应是原始件。归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。 项目文件质量要求 1、 项目文件应是原始件。归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。 3 计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格应使用工程质量监督局印制的水印表格，表内文字应是手写或计算机激光打印，人员签名、日期及签署意见一律使用手写。文件纸张统一采用国际标准A4纸型。图纸做为文件附件应折叠与A4纸张大小。 4 签名应由本人亲自书写。特殊情况需要代签，代签人应持有应签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名。不允许直接代签应签字人的姓名。文件的签发拟稿单上签发人姓名与上报文件签发人姓名应保持一致。文件拟稿单签发人必须手工签名，并加盖本单位公章。 5 写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用橡皮擦改。 6 传真件、热敏纸（激光打印除外）及复写件应复印后与原件一并保存归档。复印件应清晰。 7 录音、录像文件应保证载体的有效性。 8 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 项目文件的整理与归档 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管及利用。 综合类、特殊载体类文件按问题、时间等组卷；设计类文件按原有装订形式组卷；施工、监理类文件按标段、单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后及文件的文种特征等组卷；竣工图按标段、工程类别等组卷。 在案卷的组合厚度上，应视具体情况，灵活掌握卷内文件材料数量，使案卷保持合适的厚度，一般不超过3cm，不超过300页。 案卷与卷内文件的排列 项目文件以红头文件上报（例如：路线复测请示等）按照来文和复文关系组卷。批复在前，请示在后。项目指挥部、监理及施工单位就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发性文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重程度依次进行排列。 卷内文件一般批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；定稿在前，拟（草）稿在后；原件在前，复制件在后。图文混合材料文字在前，图样在后；图纸的排列以图号为顺序。 科技档案案卷由案卷卷盒（档案盒）、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）组成。每册竣工图纸需放置索引目录。其他科技术档案案卷不再需要放置索引目录。 卷内文件页号的编写 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。一是文书类文件（项目指挥部产生）页号编写位置：单面书写的文件材料在右上角编写页号，并在